清代蘇州文書檔案管理制度對現(xiàn)代檔案管理的借鑒意義

胡玲　溫瑜

摘 要： 清朝重視文書檔案管理工作，建立了專門的機構(gòu)，并延續(xù)至今。通過對清代與現(xiàn)代蘇州文書檔案管理人員的調(diào)查，得出與蘇州現(xiàn)代的文書檔案管理人員相比，清代蘇州文書檔案管理人員有如下特點：一是身兼數(shù)職，二是綜合能力強，三是地位低下，手握權(quán)力；它對現(xiàn)代蘇州文書檔案管理人員的借鑒意義是：一是分工明確、提高效率，二是提高綜合能力，三是加強保密措施，限制職權(quán)。

關(guān)鍵詞： 清代蘇州 文書檔案 管理人員 借鑒意義

清朝有專門的文書檔案管理機構(gòu)，清朝的文書檔案管理是比較系統(tǒng)、全面的，從事文書檔案管理的人員有著獨特的地位，由他們掌管文書檔案，決定文書檔案的編寫與管理。蘇州位于江南發(fā)達(dá)地區(qū)，是經(jīng)濟(jì)文化政治中心，研究清朝時期蘇州的文書檔案管理有著重要價值和意義。本文主要以蘇州地區(qū)的文書檔案管理人員為研究對象，通過分析蘇州清代與現(xiàn)代的文書檔案管理人員的分類與特點，力圖通過深入剖析蘇州清代與現(xiàn)代的文書檔案管理人員工作的利弊，得出清代文書檔案管理人員對現(xiàn)代工作人員的借鑒意義，并提出一些具有可行性的建議，讓工作人員更好地完善文書檔案工作。

一、清代蘇州文書檔案管理人員的分類和特點

（一）清代蘇州文書檔案管理人員的分類。

清朝蘇州地方政府文書檔案管理人員主要有書吏、幕友和其他雜職三種，以下詳細(xì)介紹書吏與幕友。

1.書吏。

書吏，又稱書辦或書役，是清代地方衙門中具體從事文書檔案工作的人員，主要負(fù)責(zé)文書的繕寫、收發(fā)和保管等事項。其中，吳江縣在設(shè)置役目時就包含了書吏這一職務(wù)。清朝初期，吳江縣繼承明朝制度，設(shè)置役目共二十九，乾隆時可詳者僅一十有七，包括：吏書、書辦、門子、皂隸、快手、快步、馬快、民壯、禁子、庫書等。

2.幕友。

幕友，幕友亦稱幕僚、師爺、幕賓等，是指地方軍政大員幕府中的參謀、書記之類的僚屬，不屬于國家正式工作人員。清朝幕友成分復(fù)雜，涉及社會各個階層。在晚清時期，蘇州地區(qū)出現(xiàn)通達(dá)洋務(wù)知識的幕友，其中較為出名的是江蘇吳縣的馮桂芬，他出身翰林，1860年太平軍攻克蘇州后逃到上海，被李鴻章賞識聘請至門下。

（二）清代蘇州文書檔案管理人員的特點。

清代蘇州文書檔案管理人員有四個特點。

第一，輔助上級長官的工作，輔助、脅從上級長官的工作是文書檔案管理人員的主要任務(wù)。如馮桂芬受到李鴻章的賞識被聘門下，他的主要工作是輔助李鴻章的工作，為他處理工作中的事務(wù)。

第二，文化素養(yǎng)高，文書檔案人員主要的工作任務(wù)是編寫、管理文檔，需要有一定的文化水平才能勝任這份工作，這是書吏與衙役的區(qū)別。如按照吳江地區(qū)的役制，書吏是文化素養(yǎng)較高的，或許還有可能遷轉(zhuǎn)為官，但衙役的文化程度低，或許連充吏的可能都沒有，這就從側(cè)面說明成為文書檔案人員要有一定的文化水平。

第三，職位低下，地方文書檔案管理人員只是地方政府雇傭的人員，不是正式的官職，不在官員隊伍之列。如文書檔案管理人員中的幕友，是地方軍政大員幕府中的參謀、書記之類的僚屬，但不能算是國家正式工作人員，不在公務(wù)員的行列之中。

第四，容易團(tuán)伙勾結(jié)、營私舞弊。因為這個職務(wù)的排外性，導(dǎo)致從事文書管理檔案的人員容易形成團(tuán)伙為自己謀利，他們掌握編寫、整理文書檔案的權(quán)利，一旦從業(yè)人員道德素質(zhì)敗壞，就可能通過篡改、銷毀文書檔案等方式謀私利。

二、現(xiàn)代蘇州文書檔案管理人員的分類和特點

（一）現(xiàn)代蘇州文書檔案管理人員的分類。

在對現(xiàn)代蘇州文書檔案管理人員進(jìn)行走訪調(diào)查后，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代蘇州文書檔案管理人員較之清代有很大不同，現(xiàn)代的文書檔案管理人員分工更細(xì)致，文書檔案管理工作更細(xì)化。本文重點調(diào)查了蘇州檔案局，通過調(diào)查分析，將現(xiàn)代蘇州文書檔案管理人員共分為九類：辦公室人員、監(jiān)督指導(dǎo)處人員、法規(guī)宣教處人員、保管利用處人員、征集編研處人員、信息技術(shù)處人員、年鑒編輯室人員、現(xiàn)行文件查閱中心人員、機關(guān)文檔管理處人員。

其中，辦公室人員主要負(fù)責(zé)日常行政事務(wù)、負(fù)責(zé)本機關(guān)的政務(wù)公開、辦理黨務(wù)工作等；監(jiān)督指導(dǎo)處人員主要負(fù)責(zé)對全市機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位各類檔案館（室）的檔案工作實施指導(dǎo)、監(jiān)督檢查、年度評價等；法規(guī)宣教處人員負(fù)責(zé)研究、起草蘇州地方性檔案法規(guī)文件，對查處違反《檔案法》的行為等；保管利用處人員負(fù)責(zé)館藏檔案資料的保管、整理、編目、鑒定、統(tǒng)計、咨詢服務(wù)和接待利用，以及開展檔案資料搶救工作等；征集編研處人員接收有關(guān)組織或公民個人捐贈及市重大活動等檔案資料，征集散存于社會的有價值的各種檔案資料，依法開展館藏檔案史料的編纂、公布、出版、發(fā)行工作等；信息技術(shù)處人員負(fù)責(zé)館藏檔案計算機管理工作、檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和信息安全工作、負(fù)責(zé)檔案局（館）主頁的制作、更新、維護(hù)工作等；年鑒編輯室人員負(fù)責(zé)《蘇州年鑒》的組稿、編輯、出版、發(fā)行等工作；現(xiàn)行文件查閱中心人員負(fù)責(zé)收集保管全市黨政機關(guān)、社會團(tuán)體和事業(yè)單位的公開性、政策性、法規(guī)性的現(xiàn)行文件和文件匯編資料，面向社會、群眾提供各類查閱利用服務(wù)等；機關(guān)文檔管理處人員負(fù)責(zé)研究和擬定市級機關(guān)單位文件、檔案的集中統(tǒng)一管理制度，監(jiān)督指導(dǎo)市級機關(guān)文件、檔案的集中管理和利用工作，負(fù)責(zé)機關(guān)文檔庫房的安全管理工作等。

（二）現(xiàn)代蘇州文書檔案管理人員的特點。

1.分工細(xì)致，專人專職。

現(xiàn)代蘇州文書檔案管理人員的分工是比較細(xì)致的，專門的職務(wù)對應(yīng)專門的工作人員。如辦公室人員主要負(fù)責(zé)日常行政職務(wù)，法規(guī)宣教處人員主要負(fù)責(zé)研究、起草蘇州地方性檔案法規(guī)文件，信息技術(shù)處人員主要負(fù)責(zé)館藏檔案計算機管理工作，每個人員負(fù)責(zé)對應(yīng)的工作，分工細(xì)致。

2.職業(yè)素養(yǎng)高。

文書檔案管理工作主要是由專人負(fù)責(zé)的，這就要求工作者有比較高的專業(yè)素養(yǎng)。文書檔案管理綜合性強，因為文書檔案的內(nèi)容豐富多樣，除了傳統(tǒng)意義上的文書檔案外，還包括人事、科技、會計等檔案。對于這些專業(yè)性比較強的檔案，如若工作者沒有相關(guān)知識是很難分門別類、合理有序地整理檔案的。文書檔案管理工作者的素質(zhì)直接決定了文書檔案管理工作質(zhì)量，所以文書檔案管理工作要求工作者不斷提高自身素質(zhì)，如提高自動化辦公能力、起草擬寫文件的能力、會務(wù)接待的能力等。

3.服務(wù)對象多樣。

現(xiàn)代的文書檔案管理人員是面向不同單位的，不再僅僅為政府服務(wù)。文書檔案管理人員服務(wù)對象可以是黨政機關(guān)，也可以是企事業(yè)單位。

4.與科學(xué)技術(shù)發(fā)展密切相關(guān)。

科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，運用到文書檔案管理中的信息內(nèi)容越來越多。隨著電子技術(shù)的發(fā)展，收集、整理、存儲文書檔案的方式多樣，很多文書檔案工作中都運用計算機辦公，文書檔案管理工作者需要熟練運用各種辦公軟件，提高辦公效率。在蘇州檔案局就有設(shè)置專門的信息技術(shù)處，在調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，蘇州檔案局的工作與計算機息息相關(guān)，需要運用數(shù)據(jù)庫，同時存儲介質(zhì)更多樣，有關(guān)盤、移動硬盤等。

（三）清代蘇州文書檔案管理人員的特點。

1.身兼數(shù)職。

清代蘇州文書檔案管理人員往往身兼數(shù)職，他們不僅要負(fù)責(zé)文書的撰寫、輔助領(lǐng)導(dǎo)的日常工作，而且要負(fù)責(zé)文檔的保管與利用，這與現(xiàn)代蘇州文書檔案管理人員很大的不同。

2.綜合能力強。

清代蘇州文書檔案管理人員有身兼數(shù)職這一特點，這就要求從事文書檔案管理的工作人員有很強的綜合能力，不能只局限在某一方面，如書吏要負(fù)責(zé)文書的繕寫、收發(fā)和保管等事項，幕友負(fù)責(zé)參謀、書記等工作，這些工作都帶有綜合性、整體性，現(xiàn)在蘇州文書檔案管理人員更多的是注重某一方面能力，如信息技術(shù)處的人員必須有專業(yè)的計算機方面的知識。

3.地位低下，手握權(quán)力。

清代蘇州文書檔案管理人員地位是比較低下的，如幕友甚者都不是正式的官職，只是政府雇傭的人員，雖然他們地位較低，但可以利用職務(wù)之權(quán)，為自己謀取利益。因為他們負(fù)責(zé)文書的繕寫、收發(fā)和保存，道德敗壞的人會通過篡改文書、燒毀文書等方式獲利。

三、清代文書檔案管理人員對現(xiàn)代檔案管理的借鑒意義

通過與蘇州現(xiàn)代文書檔案管理人員的比較，得出了三方面清代蘇州文書檔案管理人員的特點，分別是身兼數(shù)職、綜合能力強和地位低下卻握有權(quán)力。從這三方面特點出發(fā)，可以總結(jié)出清代文書檔案管理人員對現(xiàn)代的借鑒意義：

（一）分工明確，提高效率。

清代蘇州文書檔案管理人員往往是身兼數(shù)職的，但是一個人負(fù)責(zé)多項職務(wù)，會給工作人員帶來很大的負(fù)擔(dān)，容易出現(xiàn)疲于應(yīng)付、效率低下、專注度低的負(fù)面結(jié)果，這是不利于工作的開展的。現(xiàn)代蘇州文書檔案管理人員分工趨于細(xì)致，專人專職，這一點是比較好的，方便確定各項工作的責(zé)任人，也能更好地提高工作效率。因此，現(xiàn)代蘇州文書檔案管理人員的分工應(yīng)該更加細(xì)分，專人專職，責(zé)任到人。

（二）提高綜合能力。

清代蘇州文書檔案管理人員綜合能力較強，是因為他們身兼數(shù)職，需要掌握多方面的知識與技能。雖然現(xiàn)代蘇州文書檔案管理人員分工明確、專人專職，但他們需要不斷提高綜合能力。綜合能力與分工明確并不矛盾，分工明確是為了提高工作效率，提高工作人員綜合能力同樣有助于提高工作效率。如蘇州檔案局的信心技術(shù)處的工作人員主要負(fù)責(zé)與計算機相關(guān)的工作，但是需要掌握文書檔案有關(guān)的知識，如果不知道文書檔案分類的知識，對于設(shè)計目錄分類數(shù)據(jù)庫這種工作就會比較困難，工作效率無法提高。

（三）加強保密措施，限制職權(quán)。

清代蘇州文書檔案管理人員往往會利用職務(wù)之便謀取利益，因為他們不僅撰寫文書，而且擔(dān)任保管文書的職責(zé)，他們通過篡改、燒毀一些文書，可以掩蓋事實或者威脅官員，這是現(xiàn)代蘇州文書檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視的地方。不可給予文書檔案管理人員過大的權(quán)利，要加強保密措施，建立起比較完善的保密制度，防止機密文件被泄露，造成負(fù)面影響。

四、結(jié)語

文書檔案管理在現(xiàn)今仍然十分重要，清代蘇州地區(qū)的文書檔案管理人員所具備的知識、素質(zhì)和能力，對于今天蘇州地區(qū)的工作人員仍有許多借鑒和學(xué)習(xí)的地方。隨著社會的進(jìn)步與科技的發(fā)展，現(xiàn)在的文書檔案管理人員工作效率得到提高，減輕了工作負(fù)擔(dān)。同時，現(xiàn)在的蘇州文書檔案管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)清代人員的經(jīng)驗，提高綜合能力，嚴(yán)守職責(zé)，更好地為社會服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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基金項目：2017年大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計劃項目《清代文書檔案管理制度下蘇州地區(qū)的檔案管理人員的研究，項目編號201710333049X。