檔案信息化過程中的主要問題及對(duì)策

杜曉宇

摘要：隨著全國信息化的迅速發(fā)展以及企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求。由于檔案信息化具有全面、快速、專業(yè)、便捷的特點(diǎn)。因此被各大企業(yè)廣泛應(yīng)用。但是在檔案信息化的過程中由于種種原因出現(xiàn)一些問題，如何快速有效的解決這些問題是現(xiàn)階段檔案信息化發(fā)展的首要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；問題；對(duì)策

1檔案信息化中主要存在的問題

1.1數(shù)據(jù)之間存在差異以及軟件、數(shù)據(jù)格式等方面存在差異。一般檔案館中收集的檔案不是一個(gè)單位或者企業(yè)的單獨(dú)的檔案，而是有很多個(gè)不同的單位、企業(yè)的檔案資料構(gòu)成的。因此檔案與檔案之間存在這很大的差異，每個(gè)單位和企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存方式也是不一樣的。每個(gè)檔案中的數(shù)據(jù)的來源以及分類、處理方式等各方面都不相同。所以在檔案信息化處理的過程中就會(huì)增加難度。其次在對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化處理的過程中是需要用到一些檔案數(shù)字化的軟件的，如果每個(gè)單位、企業(yè)按照自己的需求來使用軟件，那么軟件的格式、標(biāo)準(zhǔn)等各方面也不相同。這就導(dǎo)致了軟件中的數(shù)據(jù)格式也是不一樣的，因此在對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)移或者下載傳輸?shù)臅r(shí)候就會(huì)因?yàn)楦袷降牟煌笾聰?shù)據(jù)無法打開、無法使用，這在一定程度上會(huì)為公司造成很大的危害。

1.2檔案信息分散、整理質(zhì)量不高。在大多數(shù)的情況下，每個(gè)企業(yè)公司或多或少的具有相同類別的資料，例如在民營企業(yè)中有稅收?qǐng)?bào)表。而在國企中也有稅收?qǐng)?bào)表，那么在這些單位遞交數(shù)據(jù)的時(shí)候，就會(huì)出現(xiàn)很多重復(fù)的數(shù)據(jù)信息，而且同樣主題下的信息沒有進(jìn)行區(qū)分，這就使得檔案在信息化的過程中擁有大量的數(shù)據(jù)資源。而且還要對(duì)這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篩選、分類，這就加大了檔案信息化的工作量。而且在對(duì)檔案進(jìn)行整理的時(shí)候。由于有些檔案在移交之前本身就具有很多的問題還沒有進(jìn)行解決，例如檔案中出現(xiàn)亂碼、跳號(hào)以及書寫有誤。文件倒裝等問題。而這些問題如果沒有進(jìn)行解決。那么在整理的過程中很容易會(huì)把錯(cuò)誤的信息進(jìn)行電子存檔，導(dǎo)致檔案信息化質(zhì)量不高。存在錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。

1.3管理方式落后、數(shù)據(jù)信息容易泄露。在對(duì)檔案進(jìn)行檔案信息化處理的時(shí)候，要加強(qiáng)對(duì)信息化的管理。通過對(duì)企業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理而使得企業(yè)的檔案的業(yè)務(wù)更加簡(jiǎn)單、優(yōu)化。所以說之前的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展對(duì)檔案管理工作的要求，應(yīng)該對(duì)管理方式進(jìn)行更新。其次在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，如果在信息化之前沒有對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定整理。那么很容易就會(huì)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)泄密的現(xiàn)象。而且有的信息化管理人員職業(yè)素質(zhì)不高。也會(huì)造成數(shù)據(jù)泄密的現(xiàn)象。在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案信息化的過程中需要用到大量的網(wǎng)絡(luò)工具例如計(jì)算機(jī)等。而這些工具在使用的過程中因?yàn)榘姹旧?jí)、病毒等原因也會(huì)導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)缺失和泄露的現(xiàn)象。

2檔案信息化過程中的問題解決方案

2.1加強(qiáng)電子文檔歸檔管理。對(duì)檔案管理的軟件、格式進(jìn)行統(tǒng)一。首先要對(duì)公司企業(yè)中的電子文檔進(jìn)行歸類和整理。而且在平時(shí)的工作中對(duì)于企業(yè)單位中的一些內(nèi)容類似，信息相關(guān)的檔案進(jìn)行整合、鑒定、分類和儲(chǔ)存，這樣就會(huì)很大程度保證檔案的完整性。從而減少工作量。而且在使用信息化軟件的時(shí)候也要著重注意。盡量選擇由國家研發(fā)的統(tǒng)一的軟件、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式。在電子檔案的接收、保管和利用等方面的技術(shù)進(jìn)行進(jìn)一步完善。方便以后的使用。

2.2提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和管理方式。在檔案信息化的管理過程中出現(xiàn)問題。除了一部分是軟件方面的問題外。其余很大一部分的原因是由于檔案管理人員的管理方式落后以及業(yè)務(wù)水平不高。雖然檔案信息化處理是用軟件進(jìn)行處理的。但是真正的操作者還是工作人員都需要不斷的提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，同時(shí)改變他們的管理方式。使其適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求。我國檔案信息化處理中缺乏專業(yè)的工作人員。所以檔案管理人員應(yīng)該積極學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，可以通過培訓(xùn)和自我學(xué)習(xí)兩個(gè)方法來進(jìn)行。同時(shí)企業(yè)也可以通過建立競(jìng)爭(zhēng)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制來提高員工的工作積極性。提高他們的能動(dòng)性，讓他們?cè)诠ぷ髦卸苏ぷ鲬B(tài)度。積極認(rèn)真的工作。其次工作人員在進(jìn)行檔案信息化處理的時(shí)候，有必要對(duì)檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定整理。如果發(fā)現(xiàn)問題就及時(shí)進(jìn)行改正，避免出現(xiàn)不實(shí)數(shù)據(jù)。

2.3對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露現(xiàn)象。在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的時(shí)候經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露的現(xiàn)象。因此需要對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格化管理。加強(qiáng)工作人員的責(zé)任心。避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露的現(xiàn)象。首先在檔案信息化的過程中不要過多的進(jìn)行人員調(diào)換。保證工作人員的統(tǒng)一性。其次與數(shù)據(jù)化后的軟件硬件外包公司簽訂保密協(xié)議，如果公司檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)泄露，公司有權(quán)申請(qǐng)對(duì)外包公司進(jìn)行調(diào)查。最后在技術(shù)層面應(yīng)該提高網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)。例如下載殺毒軟件和防火墻等等，對(duì)軟件進(jìn)行日常維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決。不能拖延。

3結(jié)語

為了適應(yīng)新時(shí)代檔案信息化管理的要求。因此我們需要不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)素質(zhì)，打破傳統(tǒng)的管理方式，不斷進(jìn)行管理方式的更新，另外還要對(duì)檔案數(shù)據(jù)加強(qiáng)管理，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性。