檔案信息化建設在醫院檔案管理中的應用

蔣麗娟

摘 要：新時期，我國醫院發展與建設過程中的檔案資料管理工作得到了醫院管理人員的重視，檔案管理工作是保證醫院內部人力、物力等資源合理分配、高效利用的重要工作。目前，我國許多醫院的檔案管理信息化建設工作還處于起步階段，因此在信息化建設過程中會遇到各種問題，相關工作人員需要對現階段的問題與不足進行深入分析與研究，進而提高我國醫院檔案管理信息化建設工作的水平和質量。

關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化建設；應用

引言

近年來，隨著我國社會的不斷發展，我國醫療衛生事業也開始了各種改革工作，其中檔案管理信息化建設便是改革過程中非常關鍵的工作內容。醫院檔案管理是醫院資源管理的重要組成部分，實現信息化建設有利于提高醫院的資源利用率，進而減少資源浪費，提高工作效率。因此，加強醫院檔案管理信息化建設在醫院今后的發展與運營過程中顯得非常重要。

1檔案信息化管理在醫院檔案管理中的意義

1.1提高收集檔案的效率

由于以往的醫院檔案大部分是紙質的，因此，收集醫院檔案需要人為操作，對人工的依賴度高，收集檔案效率低下。隨著科技的發展，收集檔案的方式越來越多，多媒體、互聯網等簡便的方式在檔案收集中占據越來越大的比重，信息化、數字化的新型管理模式大大提高了收集檔案的效率。檔案信息化建設不僅僅提高了檔案的收集效率，且為繁忙的醫院減少了人力、物力的使用，減少了大量的人力勞動。信息化檔案管理相較于傳統的檔案管理，更加適合醫院的長期發展，還可提高醫院的社會效益，加強國際間的醫學學術研究。以發展的眼光看，檔案信息化管理更加有利于醫院的可持續發展。

1.2檔案管理更加便捷

在對醫院檔案進行信息化處理時，工作人員可以利用自動化軟件技術對檔案資料進行自動收集、整理和歸類，進而為后期的檔案查閱工作提供方便。在整理醫院的檔案時，管理人員僅僅只需要將新的信息輸入電腦，即可完成工作。此外，檔案管理信息化建設還能有效推動醫院的可持續發展，有利于將傳統的檔案資料整理與查閱工作變得簡單化，進而減少相關人員的工作壓力，降低其勞動量。在現代醫院管理中，檔案管理信息化建設還有效推動了其他工作的信息化建設進程，潛移默化地提高了醫院整體的信息化水平。由此可見，檔案管理的信息化有利于提高醫院的整體信息化水平，高效、準確的進行信息查詢有利于促進醫院的可持續發展。

1.3有利于醫院進行現代化建設

檔案的信息化管理加快了醫院現代化建設的進程，登錄醫院的檔案管理軟件，可查詢醫院的醫療器械、醫療藥物等信息，為醫院的長遠發展打下堅實的基礎。另外，醫院的檔案管理信息化有利于醫院各部門之間進行信息共享，加快患者的就醫效率，節約時間。

2醫院檔案管理信息化建設過程中的問題

2.1管理機制不完善

就目前來看，醫院檔案管理機制不完善是大多數醫院的通病，其具體體現為以下幾點：其一，醫院的檔案管理部門沒有對相應的檔案資料進行有效的整理與完善，缺乏積累、歸納和管理，進而導致檔案資料不齊全、管理工作不統一，使得醫院的檔案資料利用率非常低，檔案工作沒能步入正常化、制度化、規范化的管理軌道；其二，醫院相關部門對檔案管理與信息化建設工作不夠重視，在相關工作上沒有予以足夠的支持和幫助，也沒有形成分類指導和督促檢查的有效管理機制；其三，沒有形成有效的考核激勵機制，這是管理人員工作中存在積極性不高的原因所在。

2.2管理隊伍綜合素養不強

管理隊伍，是醫院檔案管理與建設中的重要組成部分，但目前而言，我國大部分醫院在檔案管理隊伍建設及人才引進方面投入有限，管理上的不重視，形成了對隊伍建設的不作為，勢必造成管理隊伍專業性不強，檔案管理崗位被“忽視”，從而使得整個管理隊伍的建設以及管理隊伍綜合素養的提升難以得到有效的保障。

2.3管理意識薄弱

由于一些工作人員對檔案管理工作不重視，對檔案管理工作的不重視以及認識上的不到位，使得醫院檔案管理工作不到位，工作人員管理意識薄弱，進而導致醫院檔案資料丟失、遺漏等問題出現，這給醫院的檔案管理信息化建設帶來了極大的影響。

2.4軟硬件更新慢

醫院檔案管理在軟硬件的更新上，工作進展有限。據不完全統計，我國許多地方醫院的檔案管理工作仍完全依托于人工管理，建立了電子檔案管理系統的醫院，軟件的更新、硬件的購置等工作中也存在著經費投入有限，信息化醫院檔案管理工作所需要使用的計算機、網絡、存儲設備、多媒體影像采集以及錄入系統建設不完善，電子檔案更新、完善速度緩慢等情況。

3提高醫院檔案管理信息化建設效果的措施

3.1嚴格按照建設原則開展信息化建設工作

在醫院檔案管理工作中加強檔案管理信息化建設，檔案管理人員應該嚴格遵循以下原則：實施規范化操作，按照特定的程序加強操作管理；保證建設安全性，保證檔案信息安全；堅持成本效益原則，力求借助信息化建設獲得一定的經濟社會效益；保證建設戰略性，立足長遠發展；堅持規定雙軌制，提升管理科學性；注意協調工作的及時、高效，增強檔案信息化服務質量；明確檔案信息化建設的使用價值，以實用性作為基本標準；在信息化建設中重視檔案儲備，保證檔案資源的完整性和豐富性。

3.2制定病案管理制度

第一，日常管理：病案室負責集中管理全院的住院病案資料；凡出院患者，應于患者出院后7日內全部回收到病案室；按時收回出院病案，進行整理、裝訂、核對。

第二，病案保管制度：嚴格執行病案院內交接制度；住院病案不外借；使用病案時，由病案管理人員負責提供和歸檔；保持病案整潔有序，做好防火、防潮、防丟失工作；嚴守病案資料保密制度；住院病案原則上應當作為醫療技術文獻，保存三十年。

第三，病案借閱制度：患者看門診需要參閱住院病案時，由門診醫師到病案室查閱；提供科研分析用的病案，應在病案室內查閱病案，必須借出時經領導批準；非醫技人員，不得查閱病案，進行醫師查閱病案，須經科主任批準；下列情況可提供病案，但必須于當日歸還：尸體解剖；核對標本；醫療糾紛（經分管院長批準后，可提供復印材料）。

3.3積極制定完善的信息化管理制度

醫院檔案信息化建設要想實現全面貫徹落實，最關鍵的一點就是應該加強領導的重視，在領導的帶領下促使各級員工認識到檔案信息化建設的重要性，促使各級員工能夠積極配合檔案信息化建設工作，為檔案信息化建設提供一定的支持。同時，在領導人員充分認識到檔案信息化建設重要性的基礎上，應注意結合檔案信息化建設需求制定完善的工作制度，保證各項工作能夠在制度的規范下進行，有效提升工作的科學性和規范性，增強檔案信息化建設效果。

3.4醫院各部門之間加強合作

在醫院檔案管理工作中積極推進檔案信息化建設，是醫院檔案管理工作順應時代發展的必然選擇，也是醫院全面推進現代化建設的重要組成部分，對醫院的持續穩定運行產生著重要的影響，因此在加強信息化建設的過程中應該重視各部門之間的協同合作，借助協同構建助推檔案信息化建設工作的開展，為檔案信息化建設提供全面的支持和輔助。

結語

信息化技術應用在醫院檔案管理工作中，能夠有效提高醫院的檔案管理水平和管理質量，進而為今后各項管理工作提供支持與幫助。同時，醫院檔案管理工作的信息化建設也是醫院今后發展的主要方向，只有持續高效地做好檔案管理的信息化建設，才能為檔案資料的保存、使用提供最大的保障。

參考文獻：

[1]黃曉麗.淺談檔案管理在新時期醫院中的問題和對策[J].中小企業管理與科技，2017（22）：98-99.