淺析電子檔案管理的問題與對策

劉瑩瑩

摘 要：隨著科學技術的進步，電子文件和電子檔案普遍地用于日常辦公和管理。現階段電子文件的環境中，文件的方式特點與內容特點都產生了改變，電子文件能夠通過計算機體系實施快速、有效、多角度的處置，不再需要對它實施像紙質文件那樣的分類整理。這就帶來了很多新的課題，就此提出了加強電子文件檔案管理的幾項重要對策。

關鍵詞：電子檔案；困境；對策

引言：因為電子文件檔案的產生與發展時間短，暴露相對多的問題，電子文件檔案管理在網絡環境下正面臨非授權訪問、泄漏信息或丟失、破壞了數據完整性、運用網絡傳播病毒的威脅，所以，對電子文件檔案的科學管理已變成一個全球面臨的急需解決的關鍵課題。電子檔案管理工作要順應時代的步伐步入信息網絡管理時代，具有方便和高效的同時，也迎來了很多的問題。電子檔案的問題是現在面臨最大的挑戰。以下就筆者根據多年工作實踐，對電子檔案管理中存在的問題和解決對策實施闡述。

1、電子檔案管理存在的主要問題

1.1領導不夠重視電子檔案管理

就某企業建設管理處電子檔案管理工作來說，存在問題：首先是沒有人員配備。成立一個大型單位，沒有配備專業的電子檔案管理工作人員，只就這方面說，能夠看出領導不夠注重電子檔案管理工作。假如沒有專業人員對檔案實施管理，就非常難確保文件材料收集的完整與系統，造成整理編目時的不標準，增加運用工作的難度，找尋起來非常費時費事。其次是設置不合理的檔案室。部分單位在最頂樓設置檔案室，不能確保檔案的安全保管，隱患相對多。還有檔案室里沒有齊全的檔案設施配置，如說需要安裝空調，讓檔案室的溫度通常控制在14-24°，然而沒有配置空調，不可以確保室內的溫度。

1.2數據檔案保存內容不夠完整

現在，數據檔案關鍵是系統數據的備份與文本備份，業務體系的數據通常保存在計算機硬盤上，我們一定要從硬盤上把當日數據刻錄到光盤上。而現實工作中，常常沒有堅持每日把硬盤上的數據刻錄到光盤之上，并脫機保存，有時隔幾天才實施刻錄，讓數據檔案保存不持續、不完整。

1.3電子檔案管理風險大。

因為電子檔案管理牽涉到網絡信息，因此會受到外界的干擾多，經常會存在風險。稍微做得不夠好不夠保密，檔案資料就也許會受到外泄或損失等。

2、解決電子檔案管理過程中問題的對策

2.1領導要高度重視電子檔案管理工作

單位領導要重視電子檔案管理工作，要把這項工作納入單位管理的一個關鍵范圍。在人員配置上，必須要配備專人實施管理，并對電子檔案實施標準歸檔，確保檔案資料隨要隨時能夠查找查到，并配備配齊有利于檔案管理的有關設備設施。

2.2保證有效的技術保護方法，建設存檔光盤長時間可讀的保障機制

因為電子檔案載體非常容易受到環境中各類原因的影響，因此對于電子介質必須要建設嚴格的保護方法。第一，建設符合電子檔案存放的環境。能夠建設專門的庫房，應用專門的文件柜等；第二，擬定符合電子介質操作的標準。這種標準要規定電子檔案管理者或應用者在管理或應用過程中要遵循的操作規范流程；第三，建設日常或定期的維護檢測方法。使用科學的方法或儀器對電子檔案實施日常維護或定期檢驗，能夠確保電子檔案工作者及時發現錯誤，并加以改正。同時，為了確保光盤的長期可讀性，使光盤存檔風險降低，要對沒有進館光盤把好質量關，對已經進館光盤實施定期檢驗，并產生定期檢驗制度。

2.3擬定電子檔案管理制度。

為了確保電子檔案管理信息的安全，單位要依據管理方案擬定嚴格的管理章程，做到嚴格制度而起到預防出現事故、外泄信息機密、混亂的檔案程序等。在擬定制度的時候，能夠授權給具備檔案管理技能的人員依據現實狀況擬定。像規定不需要查找資料，檔案室是閑雜人員不可以隨便進入的。除檔案直管人員外，不能動檔案管理體系的電腦等配備。需要查閱有關資料，要由檔案管理人員直接操作。

2.4保障電子文件檔案的安全

電子文件是社會進步的產物，保證電子文件檔案的安全是二十一世紀檔案工作遇到的新課題。要增強這方面的工作，不僅可以可以及時發現計算機操作體系的不足，改進電子技術方法，使電子文件的安全性增加，讓檔案資源獲得安全、可靠的保護，更可以增強檔案信息交流，正確、迅速地向社會供應有利的信息資源，推動經濟建設的穩步發展。

2.5提升電子文件歸檔管理水平

第一，各級主管部門一定要高度關注、大力支持，只有領導關注，檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量才會獲得提高。第二，檔案人員本身的綜合素質也需要持續提升。由于電子檔案的管理，牽涉到電子計算機軟硬件和網絡技術、信息技術與檔案管理的基礎知識，因此絕不是只懂得電子計算機技術或只懂得紙質等載體檔案管理知識的人所可以勝任的。所以檔案人員一定要從制度入手，嚴把電子文件歸檔與電子檔案管理的每一個環節，保證重要電子文件從形成之初到作為檔案保存的整個過程真實、完整和安全。第三，檔案人員還要大膽創新，拓展范圍，完成信息服務的多樣化、社會化。

2.6增強電子檔案所依賴的計算機軟、硬件設施管理

計算機更新換代快，對于淘汰計算機軟、硬件存儲的電子文件，及時把轉換儲存工作做好，確保電子文檔的延續可用性。主動開辟電子檔案存儲的新方法，為檔案管理部門配備重要的刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料使用通用格式的載體存儲。對管理軟件的安全漏洞進行及時修補，對防火墻等軟件完成自動升級，做好檔案上傳、下載的安全等級與訪問權限。同時完善電子文件與計算機設備的保管設施與環境，加強防磁設施的完善與維護，及時升級服務器主機與數據庫的硬件設施，保證檔案信息數據在保存與傳輸階段中安全、穩定。

2.7運用網絡，開發電子檔案管理體系

隨著計算機技術與網絡技術的發展，各單位都有自己的網絡，它是本單位建設信息化的關鍵基礎設施，這為完成電子檔案管理網絡化、一體化在硬件上供應了可靠的保證，可是光有優良的硬件基礎還遠遠不夠，還一定要開發出與之配套的運用軟件體系。所以，要盡可能地組織技術力量開發或購買適用于本單位的電子檔案管理體系。

2.8提高電子檔案管理者的素質

第一，提升檔案管理者的素質一定要加強他們的服務意識。檔案管理工作是一項服務性非常強的工作，目的是服務，前提是服務，沒有優良的服務，檔案管理的價值與作用就失去了。要主動發揮檔案管理者的主觀能動性，主動展開職業道德教育，完善服務方法，提升服務質量，積極、熱情地為檔案應用者服務。

第二，要適應檔案工作現代化的需要，就一定要培養出可以把計算機科學與檔案學有機結合起來的復合型人才，使電子檔案管理人才隊伍進一步的得到完善，提升電子檔案管理人才隊伍的現代化管理技能。同時，因為檔案類型與載體的多樣化，對檔案管理人員在業務知識和管理操作能力等方面都提出了更高的要求，所以，檔案管理人員提升自身的業務素質是特別重要的。

結語

電子檔案是信息時代的產物，是現代檔案管理工作中無法回避的。電子檔案管理就是推動檔案信息化建設，它不但可以進一步為單位發展做出貢獻，更是滿足人們日益增長需求的重要途徑。能夠肯定的是現在檔案信息化正在如火如荼的展開，政府與學界都在努力，需要修改法律，完善制度，發展技術，轉變觀念，建設人才隊伍等等原因的共同作用，未來才有可能進行完全的信息化檔案管理。

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