辦公室人員如何做好文書檔案管理工作

姜玉輝

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，人們的生活方式以及工作方式發生了很大的變化，相應的思想意識也有了一些改變，尤其對于一些企業經營者而言，近幾年愈加的重視管理有關的工作，因為只有做好管理有關的工作才能更好的規范工作秩序，避免影響到企業經營活動環節的決策，從而更好的促進企業的穩定發展。而辦公室中的文書檔案的管理也是屬于管理工作中的基本內容，往往有專門的辦公室人員進行管理，但是在實際的管理過程中還是會經常出現一些問題，這就嚴重影響了文書檔案管理的效率，這就要求有關企業能夠提高對于文書檔案管理工作的認識以及重視程度，采取一些措施以提高管理水平，更好的促進企業的健康發展。

關鍵詞：辦公室人員；文書檔案；管理

辦公室文書檔案管理工作是值得人們進行詳細探究的，因為這關系著企業的檔案管理水平，同時對于企業的今后的發展也具有一定的影響。只有加強對于文書檔案管理工作的探究，認真做好相關的工作，才能進一步的提高文書檔案管理水平，以滿足企業發展的需要，有助于為今后工作的展開提供一些科學性的指導意見。所以，如何做好文書檔案管理工作就顯得極為關鍵，這就要求有關的辦公室人員能夠嚴格的要求自己，認真對待自己的工作，可以采用一些有效的措施加強管理，以提升檔案服務質量與水平，實現利用率的提高。

1 文書檔案管理概述

1.1 文書檔案管理內容

文書檔案實際上就是反映行政或者黨務等活動的檔案，主要包括布告、命令、信函、指示、決定、通知、簡報、會議記錄、批復、計劃和總結等。而文書檔案管理則是將已經發生過的事件及其具體過程記錄下來，并以電子文件或者紙質形式載體加以儲存，具體主要包括對這些文書檔案信息進行收集、整理、檢索、堅定、統計、利用以及保護等工作。同時，這些工作環節之間大都有緊密的聯系性，特別是利用環節更是文書檔案管理的核心。

1.2 文書檔案管理的特點

文書檔案管理工作的特點包括“一體化”和“綜合性”兩個主要特點。其中的“一體化”特點是指文書檔案整理是在文件搜集、運轉、催辦和承辦基礎上所進行的一個文書檔案管理環節，二者相輔相成，共同決定著文書檔案管理工作的質量。而“綜合性”特點是指文書檔案管理工作除了負責管理文書檔案工作外，也涵蓋了會計、人事以及科技等方面檔案的管理，內容比較豐富、復雜，所以綜合性很強。

2 文書檔案管理工作中存在的問題

2.1 管理制度有待完善

管理制度的不健全就是文書檔案管理工作中做存在的主要問題之一，任何事物的發展都有一定的制度、規則，這是為了對事物發展的行為能夠加以控制，進而促進它們向著更好的方向發展。在企業經營過程中，同樣也少不了制度的約束，只有確立相應的制度，并加以完善，才能更好的約束企業員工的行為，規范工作的秩序，讓管理人員能夠有一定的參考依據可尋。因此，管理制度的完善極為關鍵。但是在文書檔案管理工作過程中，往往由于管理制度欠缺等原因而導致管理效率的下降，辦公室人員的思想行為也比較散漫，甚至還會造成文書資料的丟失等，這就不利于文書檔案管理工作的順利進行。

2.2 人員素養有待提升

辦公室人員的素養問題也是一大問題，文書檔案管理工作本身就是比較復雜的工作，需要辦公室人員能夠提高自身的認識，不斷的豐富有關管理的知識。但是就現實情況而言，大多的辦公室人員還不能充分的意識到文書檔案管理工作的重要性，大多企業的辦公室人員文化程度、素質水平等參差不齊，這就不使得文書檔案管理工作難以有效的展開。尤其一些辦公室人員除了職業素質水平不夠外，基本的道德素質也有所欠缺，這就不利于企業的長遠發展，需要人們能夠加以重視。

2.3 部門協作有待加強

部門協作是大多企業的經營發展中的基本要求，針對文書檔案管理工作而言，也是需要部門之間能夠進行通力協作的，但是實際實際上，大多的辦公室人員對于各個部門之間的業務情況等還不熟悉，各個部門也沒有予以重要的反饋，這就使得文書檔案管理工作的質量難以得到提高。這同樣也需要人們能夠重視，并采取有效的辦法來加強協作。

3 做好文書檔案管理工作的有效途徑

3.1 完善檔案管理制度

文書檔案管理制度是辦公室人員開展文書檔案管理工作的行為準則和標準，可以規范辦公室人員的管理工作，提高管理的水平，所以在平時的文書檔案管理工作中，相關單位領導要結合單位發展的實際情況來不斷完善檔案管理制度，從而促進檔案管理工作向現代化管理方面發展，同時還要為辦公室人員提供良好的工作環境和條件，以使他們可以安心地進行檔案管理工作。

3.2 提升檔案人員素養

提升辦公室檔案人員的綜合素養是基本的要求，以為員工是企業發展的基本要素，任何工作都需要工作人員的努力，同樣在辦公室文書檔案管理工作開展的過程中，檔案管理人員也扮演著至關重要的角色，這就對于辦公室管理人員提出了更高的要求。有關管理人員應該提高對于自身工作的重視程度，與此同時，還要嚴格要求自己，不斷的提高自身的管理能力，具備一定的責任意識，認真做好資料的收集、整理、保管等工作，同時還要注意服務質量，以真正提高文書檔案資料的利用率，實現文書檔案管理水平的真正提升，以促進企業經濟的良好發展。

3.3 加強部門協作管理

辦公室文書檔案管理工作實際上與其他各項業務直接大都有緊密的聯系，其質量直接關乎辦公室的整體業務質量和效率，同時也會影響文書檔案管理工作開展的效率。但是辦公室文書檔案的種類比較多，所以為了確保企事業單位所用檔案信息的質量，辦公室人員必須要加強部門協作管理，切實做到“三勤”，即嘴勤、腳勤和腦勤。其中的嘴勤實際上就是要求辦公室人員要積極主動去了解各業務部門所擁有的各項新工作、新進展；腳勤是要求辦公室人員要積極主動地到各個業務部門去了解有關的信息；而腦勤則是要求辦公室人員以自身單位的工作實際情況來思考圍繞單位中心的工作，切實加強部門間的協作與溝通，以確保檔案信息收集渠道的暢通性。

4 結束語

隨著時代的不斷向前發展，各個行業都獲得了較大的發展，但是在企業發展的同時也面臨著一些問題。針對企業辦公室中的文書檔案管理工作而言，就是機遇與挑戰并存的，這就要求有關人員能夠充分的認識到文書檔案管理工作的重要性，針對其中的問題加以深入的分析，綜合考慮各種影響因素，進而采取一些積極的措施來改變目前文書檔案管理工作的現狀，以真正提高管理水平，加強各個部門的檔案管理，為有關部門能夠提供優質的服務，以促進企業經營活動的順利開展，進一步保證企業的穩定運行。

參考文獻

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