淺談信息化時代檔案管理工作創(chuàng)新

來玉秀

【摘 要】 創(chuàng)新作為促進(jìn)社會各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的力量源泉，也是信息時代下做好檔案管理工作的根本動力。檔案工作的信息化建設(shè)是信息時代檔案管理工作創(chuàng)新的客觀需要，只有做好檔案管理工作的信息化建設(shè)，才能滿足新時期檔案管理工作的需要，才能真正實(shí)現(xiàn)信息時代下創(chuàng)新檔案管理工作的目的。本文從檔案管理信息化的相關(guān)概念談起，然后就檔案管理工作創(chuàng)新的重要性進(jìn)行說明，最后對信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新中所面臨的問題及相應(yīng)策略進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】 信息時代 檔案管理 創(chuàng)新

創(chuàng)新已成為知識經(jīng)濟(jì)時代社會發(fā)展的主題，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，人類進(jìn)入了一個嶄新的時代——信息時代。檔案管理工作要與時代同步發(fā)展必須開拓創(chuàng)新，而信息化建設(shè)是檔案工作的重要途徑和現(xiàn)實(shí)需要，也是信息時代檔案管理工作與時俱進(jìn)的必然要求。

一、檔案管理信息化概述

檔案管理信息化通常所指的檔案管理信息化即在有關(guān)檔案行政管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一組織和規(guī)劃下，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的整個過程中，以對檔案的信息資源進(jìn)行接收、采集、保存和提供檔案信息資源的利用服務(wù)。也就是說，檔案管理信息化的實(shí)質(zhì)就是實(shí)現(xiàn)了檔案管理模式從以實(shí)體保管為重點(diǎn)的傳統(tǒng)檔案管理向以現(xiàn)代化、數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)變。檔案信息化管理具有三個鮮明特點(diǎn)，一是檔案管理信息化工作所遵循的法規(guī)和政策由相關(guān)的檔案管理行政部門統(tǒng)一制定。二是檔案管理信息化作為電子檔案和重要電子文件的社會活動信息化的表現(xiàn)形式，它是政府、企業(yè)等相關(guān)單位走向信息化管理的重要標(biāo)志。三是檔案管理信息化可有效地發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息資源管理中的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)了檔案資源管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對提高檔案的管理效率發(fā)揮了重要作用。

二、檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

首先，國內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)工作已經(jīng)步入正軌，它在各個行業(yè)領(lǐng)域都強(qiáng)調(diào)管理工作的專業(yè)性、實(shí)用性、時效性和人性化，它更強(qiáng)調(diào)對信息數(shù)據(jù)資源的有效共享與快捷服務(wù)過程，最終實(shí)現(xiàn)對檔案的有效管理，提高檔案資源的利用價值。實(shí)際上，檔案信息化管理雖然改變了傳統(tǒng)檔案管理途徑，但它的目的并沒有變化，它只是希望通過將各個行業(yè)領(lǐng)域的檔案管理帶入信息化時代，走檔案管理的信息化多元素綜合發(fā)展之路，并提高檔案信息的有效利用率，將檔案本身所具備的社會服務(wù)功能最大化。

其次，在信息時代背景下，檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，不僅可以真正實(shí)現(xiàn)自動收集、上傳電子文件，也能夠進(jìn)一步突破傳統(tǒng)管理模式的局限，采用更加新穎、科學(xué)的服務(wù)手段，科學(xué)整合網(wǎng)頁、計(jì)算機(jī)程序，構(gòu)建出能夠?qū)鹘y(tǒng)電子文件自動上傳的工作程序，以及相關(guān)文件的自動歸檔，以此來確保檔案管理人員以及檔案使用人員可以快速準(zhǔn)確的獲得相關(guān)檔案信息。

再次，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，不僅能夠充分滿足在線服務(wù)等信息時代發(fā)展需求，還能夠全面適應(yīng)人們在學(xué)習(xí)、工作中對信息時效性的要求，再加上現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息系統(tǒng)的有機(jī)整合，也能夠讓人們更準(zhǔn)確、快速的獲取到自己想要的信息內(nèi)容，通過實(shí)施檔案信息的網(wǎng)上閱讀、查詢、利用，不僅為人們提供了極大的便捷，也進(jìn)一步提升了工作效率。另外，新穎的工作程序也能夠突破傳統(tǒng)檔案管理的整理、利用方式，不斷強(qiáng)化信息交流，全面適應(yīng)新時代的發(fā)展需求。

三、 信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新面臨的問題

（一）檔案管理理念相對滯后。長時間的手工檔案管理工作，導(dǎo)致部分檔案管理人員思維固化，檔案管理理念不符合時代發(fā)展要求。在信息化迅速發(fā)展的時代中，還一味堅(jiān)持固有的管理理念，對檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展造成了阻礙，也給全新的管理方法的推廣造成負(fù)面影響。有的檔案管理部門缺乏全面的服務(wù)意識，檔案管理的服務(wù)對象仍然局限于單位內(nèi)部的個別部門、少數(shù)人員，檔案資源的巨大價值沒有得到充分體現(xiàn)，技術(shù)改造資金投入相對不足，一定程度上影響了檔案管理信息化推廣和普及效率。

（二）檔案管理制度需要創(chuàng)新和完善?？陀^講，當(dāng)前很多單位存在檔案管理制度不完善的問題，圍繞檔案管理建設(shè)不但要建立合理明細(xì)的檔案管理規(guī)章制度，還要對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行及時統(tǒng)計(jì)、管理規(guī)則優(yōu)化變更、編研以及有效利用，確定規(guī)章制度的同時也要建立相對健全的考評制度，有時出現(xiàn)檔案歸檔內(nèi)容與檔案材料相互不符、檔案信息利用及管理權(quán)限不夠明確問題、工作人員相互推諉責(zé)任，影響了檔案信息化管理的可利用范圍和權(quán)責(zé)。同時，檔案信息資源利用和普及制度相對滯后，檔案信息資源存儲模式與檢索方式上不夠健全，阻礙了檔案的有效利用程度。

（三）檔案信息化管理安全性面臨考驗(yàn)。在信息時代的大背景之下，傳統(tǒng)的檔案管理工作正逐步由人工管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊男畔n案管理方式。電子檔案具備較為明顯的可更改性，其對于整體檔案的完整性及安全性則會產(chǎn)生較大的隱患問題。一些不法人員則會借助于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對于原始檔案信息進(jìn)行修改、竊取甚至損壞等，這將直接導(dǎo)致檔案信息面臨著重大的泄露及損壞風(fēng)險。并且，電子檔案文件其構(gòu)成形式極為復(fù)雜，信息的存儲形式也極為多樣化，通常在遭遇了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)癱瘓、網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒干擾等情況之時，便會使得電子檔案遭受損毀、遺失，發(fā)生不可逆轉(zhuǎn)的損失。

（四）信息化檔案管理人才相對匱乏。檔案管理人員是開展檔案管理信息化的核心力量。目前，大部分檔案管理人員都具備相應(yīng)的檔案管理知識，但對于信息時代下所需要具備的信息技術(shù)能力卻較為欠缺，部分檔案管理人員不能完全適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境。檔案管理部門專業(yè)信息技術(shù)人員較少，特別是既懂技術(shù)又懂管理的人才尤為稀缺，目前檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低，這也是造成檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展受到影響的主要因素。

四、信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新策略

（一）更新信息化檔案管理理念。創(chuàng)新信息化檔案管理工作理念，為信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展奠定重要的理念基礎(chǔ)，并對其日常管理工作作出正確的思想指導(dǎo)，引導(dǎo)檔案管理工作朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化和質(zhì)量化的方向發(fā)展。在日常檔案管理工作過程中，檔案管理人員應(yīng)以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)思想，對檔案信息化管理工作給予高度重視，充分認(rèn)識到信息化對提高檔案管理工作質(zhì)量的重要作用。同時，上級部門也應(yīng)鼓勵檔案管理人員發(fā)揮自身創(chuàng)新精神，將檔案管理工作的積極作用與功能充分發(fā)揮出來，避免盲目的采用傳統(tǒng)那種墨守陳規(guī)的理念與模式進(jìn)行管理，不斷開拓檔案管理的新局面，進(jìn)而推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

（二）優(yōu)化信息化檔案管理模式。優(yōu)化信息化檔案管理模式，為信息時代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展奠定重要基礎(chǔ)。一方面，相關(guān)管理人員需要不斷創(chuàng)新檔案管理模式，提高服務(wù)水平和質(zhì)量，傳統(tǒng)化的檔案管理模式相對較為分散，系統(tǒng)建設(shè)難以滿足各層級單位、部門的需求，對此，需要將檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一管理和高效整合，并對系統(tǒng)進(jìn)行有效的備份，根據(jù)不同單位、部門的需要制定相應(yīng)的檔案模塊，進(jìn)一步簡化管理程序。另一方面，加強(qiáng)對管理系統(tǒng)的規(guī)范化處理，明確檔案管理工作的各項(xiàng)細(xì)則，對硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要進(jìn)行技術(shù)指標(biāo)、軟件升級等方面的規(guī)范化處理，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理模式的優(yōu)化升級。

（三）完善信息化檔案管理安全保障機(jī)制。通過采取設(shè)置安全防火墻、強(qiáng)化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的保密性、軟件應(yīng)用加密、以電子證書核實(shí)外部人員接入網(wǎng)絡(luò)、完善軟件安全性等措施提高防黑客攻擊能力。檔案管理工作人員需要定期對計(jì)算機(jī)的硬件系統(tǒng)進(jìn)行檢查維護(hù)，保證計(jì)算機(jī)設(shè)備可以正常地運(yùn)行。及時做好備份儲存工作，建立紙質(zhì)、電子雙檔案，應(yīng)用云儲存技術(shù)，以免斷電或系統(tǒng)故障導(dǎo)致資料丟失、回檔。設(shè)置文檔找回功能，使誤刪資料后可以找回、恢復(fù)資料。應(yīng)用UPS電源/APC不間斷電源，以便在停電狀態(tài)下可以及時保存數(shù)據(jù)資料。加強(qiáng)檔案室安全管理，離開隨手關(guān)閉電腦以及設(shè)置USB加密程序，以免外人進(jìn)入獲取資料。

（四）培養(yǎng)信息化檔案管理人才隊(duì)伍。伴隨著信息化發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)迫切需要提高，相關(guān)單位、部門需要大力培養(yǎng)高素質(zhì)的信息化檔案管理人才。首先，對檔案管理人員開展定期培訓(xùn)，尤其要加大對現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案管理知識的培訓(xùn)工作，培養(yǎng)其開發(fā)檔案信息資源的能力，以最終實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，進(jìn)而確保檔案利用率的不斷提升。其次，需要引導(dǎo)檔案管理人員樹立終身學(xué)習(xí)的意識，提高對檔案管理工作的認(rèn)知水平和重視程度，培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使其具備較高的職業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心，保證信息化檔案管理工作的順利開展。

【參考文獻(xiàn)】

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