人防檔案的保密與公開工作探討

康來燕

摘要：人防檔案文件當中包含有很多涉密性內(nèi)容，層次比較高，因此人防檔案管理工作的基礎工作依舊是做好檔案的保密工作。本文主要分析了人防檔案保密工作和公開工作開展的有效措施。

關鍵詞：人防檔案;保密工作;公開工作

人防檔案的保密工作開展措施

建立保密制度

根據(jù)我國《中華人民共和國保守國家秘密法》的相關規(guī)定，人防檔案管理的工作人員必須取得保密員上崗資格證，涉密檔案管理工作人員必須與單位簽署保密協(xié)議，確保做好檔案的保密工作。根據(jù)協(xié)議的內(nèi)容要求，涉密工作人員要承擔起自己應盡的保密義務，并承擔起失密和泄密的責任追究。在保密協(xié)議簽署完成之后，就已經(jīng)具備了法律效應，能夠?qū)ι婷芄ぷ魅藛T的行為產(chǎn)生一定的約束力，為保密工作的開展提供有力的法律保障，提升檔案管理工作的安全性。

了解檔案保密工作的必要性

檔案保密工作是一項政治性、全局性的工作，人防檔案管理工作人員應在新形勢下依照2010年新修定的《保密法》管理檔案工作中的保密工作。在人防檔案管理工作開展過程中，檔案的秘密級別是根據(jù)時間的推移以及文件貫徹情況的變化而隨之變化的。解密密級基本的變化有升密、降密以及解密三個階段。檔案工作人員必須嚴格遵照文件的密級及解密條件適時降密、解密。升密屬于非常少見的情況，并且大部分都是暫時性的。降密和解密變化趨勢則是大部分密級變化的過程。

對照原則性

在人防涉密檔案保密工作開展過程中，需要劃分出人防涉密檔案的期限，根據(jù)我國相關法律規(guī)定要求，以及《國家秘密保密期限的規(guī)定》要求，除了特殊規(guī)定之外，絕密級事項的保密時間不超過三十年，機密級事項保密時間不超過二十年，而秘密級事項不超過十年。

科學合理的進行檔案分類

在人防檔案管理工作中，需要建立完善的密級文件材料歸檔制度，根據(jù)相關檔案管理規(guī)定，需要形成統(tǒng)一的檔案管理歸檔工作模式，制定歸檔分類及保管期限標準，進行系統(tǒng)整理，科學分類、合理組卷、編目清晰、建立健全檔案號。人防單位的領導層需要以身作則起到表率作用，要求涉密工作人員能夠遵守人防檔案的保密管理工作規(guī)定，確保檔案能夠完整和齊全的進行歸檔，檔案的移交一定要保持完整，手續(xù)齊全，嚴格按照工作要求做好保密工作。任何人不能把檔案據(jù)為己有。

人防檔案的公開工作開展措施

妥善做好保密和利用之間的管理處理

想要把人防檔案切實可行的做到資源共享，并且在檔案的利用過程中不發(fā)生失密、泄密等問題，就需要把人防檔案公開工作做到可控范圍之內(nèi)，正確的處理好人防檔案的利用以及人防檔案的保密工作關系，尋找利用和保密工作開展的最佳結(jié)合點。只有和諧有效的處理好檔案保密和利用之間的關系，才能夠維護檔案管理工作的安全性和保密性，同時也能夠把人防檔案的價值充分發(fā)揮出來。人防檔案管理工作人員需要在工作中能夠樹立正確的工作觀念，具備熱心服務的工作思想。在人防檔案的公開工作開展過程中，不能過于片面的強調(diào)保密性，這樣就會讓保密工作失去了原來的意義，同時也影響了人防檔案管理工作的開展。在檔案公開工作開展過程中，一定要重視涉密檔案的秘密性特點，具備嚴格的檔案保密觀念，有控制的擴展和開放檔案的利用范圍，確保國家利益和安全不會受到任何影響。檔案的利用建立在檔案保密工作開展的基礎上，能夠在可控范圍內(nèi)利用檔案資料信息，隨時掌握人防檔案的利用，根據(jù)不同檔案的不同時效性來發(fā)揮檔案利用價值，避免錯過最佳的檔案開發(fā)和利用時間。

形成嚴格有效的檔案開放和利用審核機制

在人防檔案公開工作開展過程中，要做好人防檔案的審批和審核工作，通過形成完善的人防檔案的審批和審核工作制度，根據(jù)嚴格的工作規(guī)章制度要求，組織工作人員能夠逐頁的審核人防檔案的資料內(nèi)容，并向有關工作部門提出檔案開放的相關審批意見。針對那些未經(jīng)開放審批和審核的人防檔案堅決不對外開放，在檔案公開工作中一定要堅持維護國家利益和公民權(quán)益，防止在檔案被公開的過程中出現(xiàn)任何損壞國家安全和人民安全的行為出現(xiàn)。在網(wǎng)絡中可以建立起公開檔案信息的審批和審核工作制度，嚴格審核好上網(wǎng)檔案以及文件信息，確保在網(wǎng)絡中存在的非涉密文件中不包含有需要保密的檔案和文件，提升檔案管理工作科學性，確保人防檔案的信息安全性。

強化人防檔案公開工作的監(jiān)督管理

在人防檔案管理區(qū)域中需要安裝相應的監(jiān)視設備，嚴格針對人防檔案實現(xiàn)動態(tài)管理工作。不管是任何個人或者是單位來查閱人防檔案，都需要具備相應的查閱理由和有效的行政介紹信。涉密檔案不得外借，需要在檔案室內(nèi)部完成查閱，這樣才能夠有效確保人防檔案的保密性協(xié)定。在人防檔案利用過程中，不允許出現(xiàn)檔案的復制行為，在涉及到涉密檔案復制還需要填寫申請單，相關領導批準申請之后才能夠進行復制，并控制好復制份數(shù)，復制件在使用完成之后需要收回，然后跟原件一起保存完整。檔案管理工作人員在使用檔案區(qū)域工作完成之后，需要認真的檢查當日工作接觸到的相關工作材料，確保沒有任何撤換、修改和損毀的情況，確認檔案無誤之后才能夠離開。

結(jié)語

人防檔案中包含有很多國家機密，是不能公開的，因此在人防檔案管理工作中，需要以國家政治利益為主，做好檔案的保密和公開工作，提升檔案的利用率，把檔案資源最大化的開發(fā)利用起來，提升檔案管理工作質(zhì)量。

（作者單位：清遠市人防（民防）指揮信息保障中心）

【參考文獻】

[1]崔海梅.新時期人防工程檔案管理現(xiàn)代化的途徑[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2017.