項目管理軟件在PPP項目中的應用探索

趙團結 李振

[摘 要] 政府和社會資本合作（PPP）作為近幾年來中國經濟建設的新模式，由于其投資大、范圍廣、周期長等特點，需要借助項目管理軟件進行全生命周期的管控，這就給項目管理軟件企業提供了更多的市場機會。就項目公司如何有效利用項目管理軟件成為理論界和實務界關注的熱點話題，文章基于業務實踐，探討傳統的項目管理軟件如何適應PPP模式進行完善，以適應PPP管理的需要。

[關鍵詞] 項目管理軟件；政府和社會資本合作；應用探索

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 11. 017

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）11- 0038- 03

0 前 言

我國自2014年起大力通過PPP模式建設基礎設施和提供公共產品（或服務），經過幾年的發展，取得了較大的成效。在PPP模式下，項目呈現出如下特點：投資額較大，實施周期長（不少于10年），范圍廣，涉及到的利益主體多。因此如何有效管理好PPP項目，滿足項目規范運行，達到既定目標成為大家重點關注的問題。從管理學角度而言，“管理制度化，制度流程化，流程表單化，表單信息化”。這就是說，可以借助項目管理軟件實現項目全生命周期的管理。另外，2017年9月，財政部印發了22項管理會計應用指引，其中第502號為項目管理，第802號為管理會計信息模塊，這兩項指引也要求在企業信息管理系統中，通過業務和財務的有效整合，可以借助系統的技術手段來實現管理會計應用的過程。那么在實務中，如何實施項目管理軟件呢？本文基于PPP項目實踐，總結了一些經驗和教訓，供大家參考。

1 PPP項目急需合適的項目管理軟件

目前，國內市場上雖然存在幾款PPP項目管理軟件，但是，經過了解和比較，發現主流項目管理軟件很難全面適應PPP項目管理需求，還需要結合項目實際進行一定程度的二次開發。主要原因是：

第一、適用主體不盡匹配。現有的PPP項目管理軟件一般是從傳統的項目管理軟件轉型而來，其應用主體原來主要是施工方或者建設單位。在PPP模式下，由于其利益相關方還包含了社會資本方、設計單位、監理、政府方甚至監管機構，客觀上要求PPP項目管理適用的主體多元化。因此，需要兼顧不同使用者的訴求，在項目全生命周期內提升用戶的滿意度。另外，從PPP操作流程角度而言，也需要遵循財政部關于PPP開展時要求的5個階段19個步驟，顯然，傳統的項目管理軟件并不勝任。

第二、不能有效整合各方數據。從項目管理角度而言，由于國家存在多頭管理的現狀，如：國家發展和改革委員會主管重大建設項目的審批，財政部主管地方政府的預算，其他部門可能因為管理需要還可能介入項目的審批等。在上位法尚未出臺的背景下，項目管理遵循的政策和規則是割裂的。此外，由于項目管理涉及多個環節，從政府立項、設計、施工、監理、驗收等環節來看，存在著大量的數據，不同單位可能使用不同的管理平臺，數據標準也不統一，導致項目管理“信息孤島”現象，這在很大程度上導致了項目管理的重復投入和浪費，也制約了項目管理效率的提升。

第三、不能滿足項目全生命周期的管理。一般而言，項目分為啟動、規劃、實施、移交和監控等五個環節，每個環節還包括各項具體的工作。項目管理作為系統而復雜的管理工具，融合了經濟、管理、工程、法律、財務、稅務、金融等專業學科知識，需要項目開發團隊具備綜合的業務素質。現行的項目管理軟件固然有其優點，但是從項目全生命周期來看，也存在明顯的不足之處，尤其體現在項目的前期論證和項目的后評價環節。

第四、項目績效評價體系不健全。PPP項目的績效評價是多維度的，既需要兼顧政府方、社會資本方和項目公司等主要利益相關者的滿意度，還需要從PPP項目的創新、項目的運營、風險管理、財稅管理等維度加以考慮。另外，績效評價可以使用的工具包括了成本效益法、掙值法、價值工程法等。PPP的本質在于通過政府和社會資本的合作，以改變原來政府建設基礎設施和提供公共產品（或服務）的方式，在提升項目效率的同時，從根本上滿足社會民眾的需求。因此，PPP項目的績效評價是多主體、多維度、多方法的，顯然，傳統的項目管理軟件存在諸多不完善之處，急需改進。

2 某PPP的項目管理應用案例

項目管理軟件的實施是一項非常復雜的過程，需要在了解各方需求的基礎上，選擇合適的軟件產品， 組建項目實施團隊，進行二次開發，上線并持續完善等。

2.1 案例背景

公司作為央企子公司，主要作為社會資本方參與智慧城市PPP項目的開發，公司參與的部分PPP項目已經成為財政部PPP示范項目。為實現項目的科學、規范管理，有效提升項目公司效益，改善項目所在地智慧城市管理水平，提升項目參與方各方的滿意度，將項目打造為國家級精品工程，公司決定在其中標的S項目實施項目管理系統。S項目合同額超過人民幣10億元，合作期限長達20年，合同內容涵蓋了平安城市、智慧政務、智慧旅游、智慧電商、智能交通、大數據中心等業務。

2018年初，S項目公司（以下簡稱S公司）經過認真調查和分析，決定采用和軟件公司合作的方式，共同開發PPP項目管理軟件。一方面，可以提升項目團隊的水平，實現項目管理知識的轉移。另一方面，可以開發出適合PPP項目管理的軟件，以此增強項目管理的能力。

2.2 指導思想、整體架構及主要功能

為實現上述管理目標，S公司在項目管理系統實施中有三個指導思想：第一、滿足PPP項目全生命周期管理。該項目管理系統不但能滿足具體的子項目的實施過程管理，還需要將項目識別、項目執行階段的過程文檔予以導入，結合后期工程項目的設計、采購、施工、進度、質量、安全等一體化管理，實現整個PPP項目管理的集成。第二、實現項目業主和各分包商的協同管理。針對項目參與方眾多的情況，通過建立科學的報告統計系統或者通過二次開發接口，能夠統籌管理各項目參與方，減少項目重復投入，提升項目管理效率。第三、貫徹業財融合的理念。在實施項目管理軟件的同時，有效整合公司財務、人力資源等系統，實現項目公司人力資源管理、資金投資、會計核算、稅務籌劃、績效考核等有機結合，打破傳統的業務壁壘，真正實現業財一體化。

基于此，項目管理軟件包括了人力資源管理系統、合同管理、成本控制、進度管理、分包管理、質量管理、安全管理、文檔管理、綜合事務管理等。同時，該項目管理軟件與會計軟件可以實現數據共享。最后，為了培養PPP項目人才，開發知識學習模塊，將項目所涉及的規章制度、行業最佳實踐、相關理論等收集整理，供大家日常參考。對于常規的管理模塊不再贅述，部分主要功能簡要介紹如下：

合同管理體系。合同是各方業務開展的起點，也是風險管理的基礎。基于此，結合財政部、發改委等相關部門對PPP管理的要求，融合了世界銀行、亞洲基礎設施投資銀行、FIDIC條款（指國際咨詢工程師聯合會制定的工程施工相關合同）等國際項目管理經驗，從而合同既符合國家現行規定，又體現了國際視野。

項目進度管理。支持多級別的主體計劃，通過WBS（Work Breakdown Structure，工作分解結構），將項目目標逐級進行分解，可以制定項目實施節點，通過動態的檢查進度計劃及時收集實際進度數據。同時，針對出現的項目進度偏差，能夠利用魚骨圖等工具分析差異產生的原因并采取相應的糾偏措施，從而實現對項目實施過程的進度控制。

項目分包管理。針對具體的子項目，通過CWS（Cost Breakdown Structure，成本分解結構），編制不同子項目的預算并定期結合內外環境的變化及時修訂，用于指導項目的分包。在項目分包時，在保證質量和安全及工期的前提下，通過公開的招投標、邀請招標、競爭性談判、競爭性磋商、單一來源采購等采購方式選擇合適的分包商。實際執行中，該模塊可以實現動態的過程控制，包括分包工程的形象進度、成本進度、質量和安全狀況等。

項目檔案管理。PPP項目一般會有大量的非結構化的檔案，項目管理軟件需要具備良好的檔案管理功能。檔案管理模塊既支持標準的文檔管理，如造價軟件生成的文檔和根據竣工驗收標準設計的監理文檔，也可以支持非標準的設計圖紙、施工方案、監理方案、項目績效報告等。當然，文檔還包括通過BI（Business Intelligence，商業智能）系統生成的各種項目管理報告，如周報、月報、成本分析報告、項目進度報告、項目風險預警報告等，通過檔案管理可以實現在線實時查詢和下載等功能。

2.3 主要特色

在項目設計時，項目團隊充分運用了企業內部控制和風險管理的理念，具有鮮明的PPP項目特色：

第一，建立項目風險管理矩陣和主要業務流程。根據財政部相關文件，建立了5個階段19個步驟的風險矩陣，包括了每個步驟的目標、主要風險點、主要控制點、執行主體、制度依據、產出文件等。從總體上明確了PPP項目管理的重點。同時，結合主要的項目業務，擬定了業務流程圖，用以指導日常業務的開展。

第二，建立項目風險預警機制。PPP模式下，最大的風險主要來自于風險的分配及其日常管理。除了根據“誰能控，誰承擔；不可控，共同擔”的原則在政府方、社會資本方和項目公司之間分配風險外，還建立了風險計分卡管理體系，通過風險的量化實時監控和管理。

第三，建立項目管理績效體系。為完善項目績效管理，運用平衡計分卡的理念，在項目合同簽訂階段就制定了項目公司整體的績效管理體系。在項目實施的不同階段，在整體績效體系下，再擬定具體的績效考核目標，通過掙值法、滿意度調查或者第三方獨立評估等相關工具進行量化評價，保證了項目目標的一致性。

3 應用展望

在實施項目軟件過程中，在遵循“總體規劃、分步實施”和“成本效益”的原則下，除了取得項目決策者的大力支持外，還需要注意以下幾點。

3.1 業財融合是基礎

在信息化的時代，業務和財務數據的邊界變得更加模糊，業財融合的趨勢反而更加明顯，PPP項目的業財融合特點更加明顯。因此，在設計和實施項目管理軟件時，需要充分考慮前段各項業務數據和后端財務數據的協同性，打通PPP項目的可行性研究、項目立項、項目計劃、項目實施、項目驗收和項目后評價等環節。當然，項目各環節的功能并非一定在一套PPP項目管理軟件中來實現，可以通過開發項目軟件接口的方式，實現各管理平臺數據的訪問和交流。

3.2 績效考核是導向

從管理學角度而言，“你想得到什么就需要考核什么”，這對于PPP項目也是適用的。為了達到既定的項目管理目標，也需要做好績效考核工作。這需要從不同的角度入手。首先，從考核的主體講，PPP項目核心的主體有政府方、社會資本方和項目公司，各方關注點不同。因此，需要從政府方和社會資本方在簽訂PPP項目合同時就需要明確項目公司運行中的考核體系。其次，從項目生命周期講，每個階段所關注的考核要點是不同的。需要結合項目每個階段的特點予以分解并保持前后的一致性，做到綱舉目張，不重不漏。最后，項目的后評價必不可少，這不單是算總賬，而且通過單個項目的回顧，對于今后其他類似項目更具有可參考性。

3.3 風險管理是重點

PPP項目的風險管理成功與否直接關系到項目的成敗，這主要是因為在長達10年以上的項目實施過程中，存在著諸多不確定性。對于項目風險，在風險識別階段一般會制作風險矩陣圖，描述每個項目階段的目標、主要風險點及其發生的概率、相應的風險防范措施、風險管理的主體以及管理的政策（或制度）依據等。在后續項目運行中，還需要通過風險預警的方式實時提供風險狀態，以密切關注風險的變化。同時，對于一些突發的風險因素，也需要擬定應急的措施，以將風險發生的影響降至項目公司可以容忍的程度。

3.4 數據安全是關鍵

在大數據時代，數據的安全是不容忽視的一個問題。PPP項目的數據量大而且可能發布到不同的運用主體中，因此建立數據分享的分級授權體系是保證數據安全的源頭。在建立PPP項目數據庫時，從技術手段把關保證數據的安全是最基本的要求，除了做好數據的異地備份之外，在項目日常運行時還需要做好數據交換的規則及其檢驗工作，從源頭保證數據的真實性、有效性和完整性。項目檔案的管理是PPP項目數據安全的重要一環，需要根據檔案法的要求及時歸檔、上傳、備份、移交等。總之，數據的安全可能關系到一個公司甚至國家的信息安全，需要高度重視，這也是促使PPP項目實施項目管理信息化的重要原因之一。

3.5 持續完善是原則

項目管理重在過程管理，也是一個持續完善的過程。因此，在項目管理軟件運行過程中，除了需要關注其日常運行的安全性和穩定性之外，還需要根據項目的管理需求不斷優化并完善其功能。其實，迫使項目管理軟件不斷進步的因素還包括技術的進步和相關政策的要求。舉例從技術角度而言，數據云的運用在減少企業對服務器投入的同時，也加大了對其安全性的考核。在項目運行時，需要充分關注這些外部因素的變化，不斷提升項目管理軟件的功能，以最優化實現既定的項目管理目標。

主要參考文獻

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