做好基層檔案工作改革創新的對策

楊靜

[摘 要] 社會現代化發展的新浪潮，使得現階段檔案管理的工作重心逐步轉移到基層服務的層面上來。建立起面向基層的檔案管理體系，一方面能夠加強政府與群眾的溝通，為利民、惠民政策的順利實行提供基礎；另一方面，建立起多元化的檔案信息管理平臺，可以為群眾查詢、了解實時信息提供更加便利的途徑。

[關鍵詞] 面向基層；惠民檔案；服務群眾

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 11. 069

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）11- 0158- 02

0 前 言

為切實提升基層檔案管理工作的效率，發揮信息資源的優勢，管理階層應針對管理階層對檔案認識性不足、工作隊伍專業性不強、硬件設施不完善等問題，轉變檔案管理模式，順應信息化社會的發展，建立起更加高效、靈活的檔案服務平臺，深入基層，為我國檔案管理模式的創新發展夯實基礎。

1 當前階段在基層單位開展檔案管理工作面臨的實際問題

1.1 對檔案管理的重視不足

在實際的管理過程中，工作人員經常會遇到各式各樣的難題，需要采取行之有效的手段予以遏制或解決，為此，管理層應該對檔案工作保持一定的關注度，從源頭解決管理問題。然而，現階段部分基層單位對檔案管理的重視性不足，不僅忽視了檔案的日常管理，甚至在面對檢查時也敷衍了事。這種認識上的不足，在降低了檔案管理實效性與有序性的同時，也為人事管理、崗位調動等相關工作的開展提升了難度。與此相對應的，管理人員對檔案工作的認識不全面，管理不規范，使得相應的管理責任落實不到實處，一旦發生問題無法及時找到責任人，降低了解決管理問題的實際效率。檔案管理人員的消極態度對基層檔案管理工作有著十分不利的影響，是當前階段面臨的檔案管理難題之一。

1.2 工作人員的專業水平與職業素養不高

社會的發展離不開人才的培養，而基層單位檔案工作的管理效率在很大程度上取決于領導階層與工作人員的專業水平與職業素養。檔案工作不僅要求職員具備相關的專業管理知識，還在一定程度上對其實際工作能力提出了一定的要求，如常見的計算機操作、電子辦公等方面的專業能力。與此同時，目前檔案工作的管理模式已經逐步由紙質辦公過渡到電子辦公，將文字轉化為電子數據。一旦數據錄入與處理出現失誤，將會造成較大影響，為此，需要工作人員針對相關問題進行及時處理。然而，部分基層管理人員對計算機技術的操作水平不高，綜合能力不強，處理問題的方式落后，無法適應新型檔案管理模式。一些基層管理部門的職員通常身兼數職，對煩瑣的檔案管理問題沒有足夠的精力進行處理。除此之外，管理部門人員流動性大、沒有經過專業培訓、業務處理能力差等職業素質問題也是影響基層檔案管理效率的重要因素。

1.3 基層檔案管理的資金問題

對檔案管理工作的認識度不足、工作效率低等問題使得基層單位通常會忽視檔案管理環節的資金投入。由于缺乏相應的資源，管理階層的薪資與福利、檔案文件管理的硬件設備等都受到了較大的影響。管理人員的福利待遇低，降低了職工工作的積極性，使得崗位流動率大幅度提升。而硬件設施的不完善，不僅提升了檔案管理發生錯漏的可能性，還會阻礙基層部門對檔案信息的使用與共享，降低各部門信息溝通的效率，不利于部門構建信息化的網絡。

1.4 檔案管理的程序不規范

新形勢下，檔案管理已經逐步將現代化的信息處理技術應用在實際的工作環節中，這種電子科技的廣泛應用，不僅加快了對檔案信息大數據的處理效率，通過建立數據信息共享平臺還能加強各部門的聯動工作，為基層部門的建設工作提供一定的數據基礎。如聲像檔案技術，結合了信息處理技術的圖像、聲音轉化技術，將信息由簡單的文字記錄轉化為動態的影音資料，不僅提升了檔案處理、存儲的效率，還能夠為后期檔案的利用、分享提供更加直觀數據。然而，新興技術的應用也為檔案管理工作帶來了一些難題。現有的管理制度存在漏洞，沒有現代化信息技術的管理經驗，缺乏系統的運行管理程序，使得現階段檔案信息工作出現了責任重疊、管理空白等問題，實際的管理工作無章可循。

2 基層檔案管理的有效創新舉措

2.1 圍繞現代化發展的主題，創新檔案管理的工作模式

社會現代化發展的主題是圍繞群眾，服務基層，只有做好基層檔案管理工作，打好信息化技術應用的基礎，才能從根本上保證檔案工作的整體管理效率。為此，相關單位應將檔案管理的工作重心轉移到基層建設中，規范社區、家庭、個體的檔案信息管理，增強群眾對檔案重要性的認識，從而進一步提升檔案管理的真實性與可靠性。與此同時，檔案的建設、調整、管理等工作應圍繞著民生發展，切實做到服務于群眾這一宗旨，將檔案建設的各環節工作落實到社會各領域，篩選有價值的數據信息，發揮信息資源的優勢。針對現代化社會、經濟發展的新浪潮，檔案管理部門應放寬視野，注重影響民生的惠民檔案建設，如物流、電商等新興產業。

創新檔案管理的工作模式可以從以下幾方面入手：首先，夯實與群眾相關的檔案信息資源基礎，建設便于群眾利用的資源管理體系，通過檔案管理加強群眾與政府之間的溝通，確保檔案工作在保證群眾利益的基礎上，發揮檔案信息的優勢，從而構建起面向群眾的基層檔案管理事業體系；第二，建立更加社會化的檔案管理服務體系，面向社會，走向基層，實現惠民便民的管理目的。為此，相關部門應搭建起基層檔案查詢、管理信息平臺，將檔案信息轉變為面向基層的公共資源；第三，凸顯檔案資源的文化底蘊，定位文化品位，深度挖掘管理工作的亮點，在做好編研的同時，強化對信息資源的開發。

2.2 順應發展的新形勢，謀求新的發展道路

黨與國家針對民生情況，進行了一系列的政策調整，而民生檔案作為了解基層群眾生活的重要信息資料，對惠民政策的制定有著直接的影響。基層單位實質上是直接面向群眾的單元，在檔案建立、管理的過程中，起著關鍵的作用。為此，強化各領域的檔案建設工作，構建全面覆蓋群眾的檔案體系，基層工作既是重點，也是難點。完善檔案管理體系，首先應加強基層檔案管理部門的職能，保證各崗位的分工明確，加強檔案管理歸口工作；其次，在新的社會發展時期，做好基層檔案體系的建設工作，記錄各領域的信息資料，建立起細化到個人的檔案管理機制，既是社會經濟發展、民生建設的需要，也是完善檔案體系，實現信息資源多元化發展的基礎；第三，將基層檔案的信息安全管理放在建設的首要位置，強化信息安全防范體系的監管效率，構建出人力防范、物力防范與技術防范三位一體的安防機制，降低檔案管理工作的安全風險；第四，塑造基層檔案體系的良好形象，這不僅需要管理階層、工作人員具備過硬的專業素質與個人素養，能夠熱情地服務基層群眾，及時解決檔案管理突發問題，還需要在進行基層檔案建設社會化的過程中，規范各服務機構的工作，加強服務窗口的信息交流，建立巡查小組，定期對檔案管理工作進行檢驗，真正構建出各方參與的檔案事業建設體系。在此基礎之上，基層檔案機制的創新模式已經成為歸納檔案信息類別，解決煩瑣信息處理問題，提升基層民生建設工作效率的有效途徑。

2.3 創新檔案管理制度，強化檔案規范化建設

首先，基層單位應該在單位檔案管理的基礎上建立與之相適應的科學合理的管理制度，并確定好檔案管理制度的創新方向及內容，重點對單位檔案管理的機構設置及崗位設置進行制度規定，對制度中的內容進行創新，不斷與時俱進。其次，要堅持制度約束的地位平等性，在檔案管理制度的創新中，其制度既要對檔案管理人員約束，也要對單位領導進行約束，以此保證檔案管理的獨立性與規范性。最后，要在檔案管理制度中確保獎懲分明，對于檔案管理工作中高度負責的職工進行獎勵，對于為了自身利益而惡意篡改檔案信息的非法人員進行懲罰，以促進基層單位檔案管理工作的健康發展。

2.4 創新檔案管理手段，增強檔案管理水平

在現代信息技術迅猛發展的形勢下，不斷發展的基層單位要想充分發揮出檔案信息的作用，就應該采用科學的現代信息手段對檔案信息進行高效管理。為此，基層單位應該積極引進適合自身發展與需要的現代檔案管理軟硬件設施，并在確保單位內檔案信息傳遞準確且及時的條件下，利用計算機、掃描儀等現代信息技術實現對文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質化與數據格式并存，以此確保檔案信息的安全、完整。與此同時，基層單位還應該創新檔案管理技術，通過網絡向社會提供有用的檔案信息，實現資源共享，以此提高檔案管理的質量。

2.5 創新檔案培訓機制，強化檔案管理人員業務能力

數字化檔案管理改變了傳統檔案工作模式，提升了工作效率，實現全方面的數字化方案管理對基層檔案工作來說意義重大。但是數字化檔案操作需要專業的設備及較高的業務水平，這就要求基層檔案管理部分加強工作人員的業務培訓，提升整體工作人員的技術水平。可以創新檔案管理的培訓機制，在實際工作中找到效率最高的培訓方法，并且建立網絡與實體結合的培訓方式，更高效地利用時間，幫助檔案工作人員加強基礎知識的學習及操作技能的鍛煉，從而更好地實現基層檔案工作優化升級。

3 結 語

在當前社會發展的新形勢下，基層單位應結合工作特點，進一步改革檔案服務模式，建立起面向全社會的檔案信息資源事業體系，為群眾利用信息資源提供便利。與此同時，構建出公共需求的檔案文化機制，樹立起良好的檔案文化形象，也是讓檔案建設深入群眾，提升信息資源利用效率的有效途徑。

主要參考文獻

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