淺析大數據時代簡約檔案管理工作的重要性

劉雅偉

摘要： 隨著高速互聯網時代的到來，互聯網所包容的信息，我們稱之為大數據，將極大地改變著人們的生活方式，使我們對未來生活有滿心期待。大數據時代下，我們不能用昨日的觀念考慮今天的問題，我們需要有與時俱進的發展觀，同時，需要對大量數據進行甄別，發現有價值的信息。對于檔案管理的工作者而言，新時期下有紛繁復雜的大數據，冗雜的工作量，這就需要利用智能化的信息技術化繁就簡的處理問題。大數據時代下，簡化檔案管理工作也成為企（事）業單位、政府部門、社會團體等勢在必行的一項工作。

Abstract： With the advent of the high-speed Internet era， the information contained in the Internet is called big data. And it will greatly change people's way of life and make us have full expectation for future life. In the era of big data， we cannot consider today's problems with yesterday's concept， and we need to keep pace with the times， at the same time， we need to discriminate large amounts of data and find valuable information. The archives management of the workers， there are big data complex under the new period， the jumbled workload， which requires the use of intelligent information technology to simplify the process of simplification. In the era of big data， the simplification of archives management has also become an imperative task for enterprises （affairs）， government departments and social groups.

關鍵詞： 大數據時代；發展觀；檔案管理；價值

Key words： the era of big data；development concept；archive management；value

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2018）21-0015-02

0 引言

我們生活的時代，已不再是從看報，街坊巷里零零散散的言語中獲取信息量，而是足不出戶，便知天下事的高速互聯網時代。互聯網作為一把“雙刃劍”，帶給我們便捷生活的同時，存在較多的挑戰。互聯網時代帶來的大量數據，充斥在生活的方方面面，我們不可能避而趨之，必然擇善用之。作為檔案管理人員，處于這樣一個時代也不可能獨善其身，對于大數據技術必然學之用之。而檔案管理部門，陳舊的紙質頁冊固然可以保存久遠，但面對大量的信息數據，工作效率低下成為亟需解決的問題。現代化的檔案管理模式，要充分借鑒互聯網信息處理的優勢，電子文件的傳閱也更能節省資源，符合時代發展的需要。

1 新時期下大數據的特征

21世紀，我們正經歷著第四次工業革命，全新的技術革命將帶給我們更快捷、高效的生活方式，使我們追求的資源可再生、高效利用，綠色家園成為可能。如今，以互聯網產業化，人工智能等技術作為先驅，不斷地促進經濟結構形式的轉變，也時刻影響著我們的生活，這些無紙化辦公形式也終將成為未來的發展趨勢。新時期下，每天我們都能夠獲取大量的數據信息，每天都能夠感受到時代的進步。

我們每時每刻都在進行著數據的收集、篩選、處理、應用等工作，只是這偏于人的本能，是人們生理上的選擇，而大數據是這個時代的烙印，是基于計算機云計算、物聯網后的又一大革新。根據自己的需要，我們可以對存在的海量數據進行篩選，從而獲取有價值的資料，這是大數據時代的簡單應用。目前，大數據技術，也影響著企（事）業、政府部門工作的方方面面，就檔案管理為例，專職人員為化繁就簡工作量，更多的會依賴互聯網技術，規范化進行單位數字資料整理，及建立資源節約型的管理工作模式。

這里的大數據其基本特征可以總結為：“4個V”，即體量大（Volume）、多樣性（Variety）、價值稀疏性（Value）、速度快（Velocity）[1]。擺脫傳統的思維制約，運用新科技，物聯網、云計算、手機等等，都可以成為數據的來源或者承載方式。由此，接觸大數據的檔案管理人員，應該懂得大數據技術。

2 檔案管理工作在大數據時代下的應用

2.1 檔案管理工作規范化

目前，眾多企業及團體普遍存在著重視經濟利益，輕視檔案管理的現狀，被認為是單位里可有可無的部門，導致其管理人員工作職責下降，操作隨意，從而在一定程度上，影響了企（事）業單位、社會的現代化工作效率。因此，加快檔案管理工作的規范化就顯得尤為重要。

大數據時代下，隨著經濟結構形式的轉型，服務業逐漸成為經濟發展的中流砥柱，這促使一些企（事）業單位、社會團體及政府部門加快本身體制化的革新。在這樣的一個環境下，檔案管理是被重視的一個工作，囊括在單位各職能部門順暢工作的網絡里。在新形勢下，檔案管理已不再是被遺棄的部門，它的存在需要專職人員值守，更需要現代化的專業技能。在大數據時代的背景下，我們知道的眾多知名企業的發展離不開制度化管理，當然內部的檔案管理必定具有一定的規范化程度。

2.2 檔案管理工作高效化

傳統意義上的檔案管理，存儲方式為紙質頁冊、圖片、錄像等等；大數據時代下，海量的資料再用老舊的存儲形式，必定加大人力、物力、財力的消耗，同時工作效率低下。因此，借鑒當前互聯網辦公就顯得尤為重要，通過高效互聯網的信息傳輸連接，單位項目負責人能夠輕松得到所需辦公資料，從而提高工作效率。

大數據時代下，管理資料的存放形式可以為電子設備，例如硬盤、U盤等，這能夠極大地節約現代化的辦公空間，同時，現代化的檔案管理，對于分類整理也有細化，篩選也更加合理科學，這些都能夠提高檔案管理的效率。

2.3 檔案管理工作共享化

當前，我們生活在一個資源共享的時代，特征為資源、技術共享推動著社會創新。檔案管理的信息共享，通過建立網絡鏈接，用戶登錄查詢等，能夠節省企業及個人的時間。在大數據時代下，檔案管理工作資源共享，符合這一時代發展的潮流。

2.4 檔案管理工作信息化

現代化的檔案資料管理，充分利用了網絡、計算機和圖文等技術，以實現資源的共享，這體現了檔案管理工作的信息化。在大數據時代下，檔案管理工作信息化能夠讓檔案管理的標準化快速實現，具體為能夠推動資料分類、快速檢索及信息整合等工作的快速實踐運行。

3 目前檔案管理存在的問題及解決方法

3.1 檔案管理存在的問題

目前，檔案管理工作存在的問題，第一，重視程度不夠；有相當一部分單位領導只注重企業的效益，而忽視檔案管理工作的重要性。他們認為，檔案管理工作不產生經濟效益，還占用單位資源，理應不被重視。因此，在單位里檔案管理變成了可有可無的部門[2]。第二，管理水平低下；企業的正常運轉需要完善的體制，各個部門需要資源共享的同時，責任制度應該明確。往往存在的現象是“踢足球”，責任意識不到位，這體現了企業的管理水平低下。第三，檔案室設備不齊全；用俗語說“巧婦難為無米之炊”、“工欲善其事必先利其器”，如果沒有完善的設施，就不可能做到盡善的管理。現代化企業在辦公用品上，理應做到設備齊全，往往現狀是出現設備短缺，呈現老舊。第四，管理人員素質有待提高。在單位里從事檔案管理的人員，往往是一些年齡較大，接受新事物慢的人群，這就出現與科技發展、企業發展脫節的情況。對于企業信息資源的正常運轉，也往往存在有拖后腿的現象。

3.2 解決方法

我國的檔案信息化建設正在逐步走向完善，目前，檔案管理涉及到的資源存儲，資源共享及使用技術，總是追趕著社會需要的腳步。就大數據時代下海量數據的分析，用已有的云計算、互聯網、云存儲等IT服務技術，所需管理人員的時間和精力較多，且不具有經濟性可言，由此，這就需要轉變檔案管理的發展模式。

大數據時代下，眾多企業能夠掌握“數據驅動決策”的方法，從而使決策更科學化、合理化，這體現了大數據的“商務智能”的特性。就大數據時代下檔案管理的革新，我們需要做到：

①提高檔案管理工作的重視程度。采取單位領導帶領全員參與的負責制度，以完善部門服務增進企業活力。同時，提高企（事）業、團體、政府內關于檔案管理工作的宣傳力度，方便電子文件快速傳遞，以提高辦公效率。

②建立健全檔案管理制度。首先，根據國家相關的規定，建立完善的檔案管理制度，并落實在檔案資料收集、篩選、整理、保存等各個工作的環節上。同時，應建立各個環節的追責制度，明確各檔案管理人員的職責范圍。

③加強軟硬件設備的建設。大數據時代下，管理人員的計算機操作水平應不斷加強，熟練地掌握辦公軟件Office，及其它工作日志軟件。企業應該不定期的組織計算機網絡技術的學習交流會，對表現突出的工作者加以鼓勵。同時，企業應購買必要的檔案管理設備，并敢于對更新換代快的設備進行投資。

④重視管理人員的素質建設[3]。傳統的檔案管理人員如果不思進取，是很難適應大數據時代下檔案管理工作的，如今，海量數據的收集、篩選及整理，更是需要高素質人員的專業化技術來完成。因此，新時期下，企（事）業單位、社會團體及政府部門應該多培養些剛畢業的相關專業的大學生，以促進管理工作的順利實施。

4 結論

綜上所述，在大數據時代背景下，簡約檔案管理工作有著重要的意義。總結如下：①順應時代變革發展的要求，檔案管理的革新是時代發展的產物；②檔案管理的工作效率將提高，促進企業經濟結構形式轉型；③檔案管理人員掌握的大數據應用技術，將更專業化地服務社會。

參考文獻：

[1]張欣.解讀大數據時代下檔案管理的價值提升[J].理論觀察，2014，1：108-109.

[2]劉曉杰.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].黑龍江史志，2015，13（11）：211-222.

[3]吳錚.淺談大數據背景下的檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2016，5：56.