淺談勞動監察檔案信息的電子化

楊敬文

摘 要：現代科學技術水平的不斷更新和進步，信息化技術的廣泛應用，對于當前檔案信息的管理和應用工作提出了新的要求，同時也提出了良好的技術環境。本文主要是從勞動監察檔案電子化的重要影響入手，針對勞動監察檔案信息電子化過程中存在著的問題進行充分分析，并提出了一些有效推進勞動監察檔案信息電子化良好發展的方式和策略。

關鍵詞：勞動監察 檔案信息 電子化進程 現代化 信息技術

中圖分類號：F249.2；G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）06-000-01

處在信息化的今天，檔案部門已經不是傳統意義上簡單的檔案收藏機構，其更多的已經變成了一個集交流信息、咨詢信息以及匯集信息的服務中心，對于勞動監察的檔案部門來說更是如此。順應時代發展潮流，勞動監察檔案信息需要朝著電子化的方向發展。

一、勞動監察檔案電子化的重要影響

檔案電子化，已經逐漸成為了當前檔案信息的重要發展趨勢，對于勞動監察檔案信息來說，其主要是指勞動監察檔案館室所藏的各類紙質或者機讀形式的檔案資料，在計算機的檢索作用下開展再加工操作，從而使得這些檔案資料轉變為電子形式，并將其以二次檔案資料信息的形式提供給使用者的過程中[1]。勞動監察檔案信息電子化過程具有較為重要的影響和作用，主要是表現在了以下幾個方面：

第一，檔案電子化有效促進信息共享。信息共享，是現階段檔案信息工作中的重要目標，在傳統勞動監察檔案管理工作中，主要采用的方式都是紙質或者機讀形式，因而利用過程比較簡單，只需要簡單的錄入就能夠實現管理目標，但是無法針對信息進行有效利用和共享。在檔案電子化工作體系的應用過程中，能夠針對各項資源和信息進行全面充分的整合，提升管理工作的集中度。

第二，檔案電子化有效保障數據安全。在勞動監察檔案信息電子化的過程中，通過建立電子文件存儲中心，能夠針對電子檔案進行全面充分管理和維護，減少其受到攻擊的情況，有效保障計算機檔案管理系統維持正常的運行狀態[2]。

第三，檔案電子化有效降低管理成本。勞動監察檔案信息采用電子化的管理模式，能夠減少工作人員的配備，有效減少了檔案整理過程中的重復性勞動，這樣就實現了一次性投入，降低了管理工作成本。

二、勞動監察檔案信息電子化過程中存在著的問題

朝著電子化的發展進程開展各項工作，為勞動監察檔案信息的管理工作提供了較大便利，但是其中也還存在著一定的問題，主要是體現在了以下幾個方面：首先，安全問題困擾著檔案信息管理工作。電子化意味著更多應用到計算機系統，但是病毒和黑客的存在，給電子化檔案信息的管理和應用工作埋下了一定的安全隱患。其次，勞動監察檔案信息在傳遞和拷貝的過程中，容易出現資料泄露的情況。再者，勞動監察檔案電子化管理人員的自身專業技能不足以適應當前需求。當前勞動監察部門的檔案管理人員電子化技能掌握程度還不夠高。

三、有效推進勞動監察檔案信息電子化良好發展的方式和策略

勞動監察檔案信息電子化還處在發展階段中，對于其中存在著的一些問題，需要積極采用一些科學合理且行之有效的方式和策略加以應對和解決。

1.建立健全勞動監察檔案信息電子化管理制度

想要促進勞動監察檔案信息電子化取得良好的發展成果，需要積極監理健全相應的管理制度，為各項管理工作的順利開展提供堅實保障和基礎。首先，需要從勞動監察檔案信息電子化工作的具體情況出發，全面分析工作過程中涉及到的各方面問題，設定出總體的規章制度和具體的行為細則。其次，需要針對電子化進程中檔案信息管理工作的具體流程進行全面規范，保證每項工作都能夠做到有跡可循。

2.有重點的加強數據庫的建設工作

數據庫系統是勞動監察檔案信息電子化過程中的核心和基礎，是開展各項管理工作的重要內容。數據庫主要是指通過先進的信息技術針對各項檔案信息資料進行科學管理和方便的使用。因而積極建立起科學的數據庫系統，將能夠為勞動監察檔案信息電子化提供良好的前提保障。在具體建設的過程中，需要有相關政策的總體支持，有勞動監察單位的領導重視，有各個檔案信息管理人員的共同努力和先進科學技術的重點扶持。在建立數據庫的過程中，還需要針對檔案數字化建設工作進行全面系統的完善，針對檔案數據化方面的技術系統進行不斷規范，積極建立起互通兼容系統，促進電子檔案能夠在通用的標準下得到順暢的轉換[3]。

3.逐漸提升檔案信息的標準化和規范化水平

勞動監察檔案信息電子化涉及到較多方面的內容，涵蓋了檔案信息管理過程中的各個環節。檔案業務規范性，是保證勞動監察檔案信息電子化順利實施的重要前提之一，建立健全完善的規范性標準，將能為檔案業務的具體有效開展提供指導。促進勞動監察檔案信息標準化和規范化水平不斷提升，將能夠充分發揮檔案信息的整體作用，促進電子化的良好實現[4]。

4.重視培養高素質的檔案管理人才

人才是21世紀的最大競爭資源，積極培養高素質的檔案管理人才，才能夠有效推進勞動監察檔案信息電子化的良好實現。首先，需要引進一大批的兼具專業計算機知識和檔案信息管理知識的優秀人才，在日常的工作進行當中，還需要有意識地培養檔案信息管理方面的知識和內容，促進這些人才的不斷提升。其次，需要加強定期的培訓工作，包含檔案管理過程中遇到的各項專業性和業務方面的問題，最大限度的增強檔案管理人才的綜合素養[5]。

結語

積極采用一些有效推進勞動監察檔案信息電子化良好發展的方式和策略，比如說建立健全勞動監察檔案信息電子化管理制度，有重點的加強數據庫的建設工作，逐漸提升檔案信息的標準化和規范化水平，以及重視培養高素質的檔案管理人才，將能夠起到良好的效果，促進勞動監察檔案信息電子化的有效實現，增強檔案管理工作的整體水平。

參考文獻

[1]侯安文.基層勞動保障監察案卷檔案管理存在的問題及對策[J].公室業務， 2016（24）：134-134.

[2]陳曉蓉.天水市開通勞動保障監察“兩網化”檔案信息共享平臺[J].案， 2012（4）：64-64.

[3]姜巍.人力資源和社會保障監察檔案管理信息化建設[J].電子技術與軟件工程， 2014（14）：234-234.