加強水利工程項目檔案管理的思考

田甜

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）06-00-01

前言

隨著我國社會主義市場經濟的持續發展，水利工程檔案在社會中起著重要的作用。水利工程檔案管理工作是一項長期的基礎工作，它既是工程建設的依據，又是工程建設成果的真實記錄，檔案管理工作的好壞，將影響到整個工程的進度和質量。因此，我們應運用現代化手段提高水利工程檔案管理水平，使水利工程檔案更加科學、合理、標準。本文主要介紹在整理水利工程項目檔案中取得的基本經驗和存在的主要問題。

水利工程建設是國家基礎設施建設的重要部分，不僅關系到國家和人民的生命財產安全，而且關系到國民經濟的可持續發展及社會的和諧穩定。隨著我國社會主義市場經濟的快速發展，水利工程檔案在社會中起著重要的作用。水利工程在建設過程中、會形成各種各樣的文檔材料、有建設前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維修保養記錄等，這些文檔材料全面反映了水利工程建設的詳細情況，對工程質量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。因此，水利工程檔案是在各項水利工程的規劃、設計、施工和使用維修活動中所形成的科技檔案，是水利建設成果的歷史記錄，是水利工程建設與管理工作內容的重要組成部分，是未來水利建設重要的信息資源，是水利管理工作決策的重要依據。

一、水利工程檔案的特點

1.檔案管理的核心是對工程建設過程中的相關事宜進行記錄

水利工程建設主要包括以下幾部分：一是工程前期。在該階段主要包括水文水利分析報告、可行性研究報告、當地社會經濟及效益調查報告、工程設計圖、環評報告、設計委托書以及審批記錄等相關資料。二是工程審批。這就包括了相關部門的審批文件、計劃請示文件、經批準的移民方案以及建設用地批件等。三是工程施工。主要包括開工報告、施工圖、施工合同書、建筑材料化驗單、設計變更文件及圖紙、機電設備合格證、試驗報告、質量檢查、施工記錄、評定和事故處理記錄、施工單位法人、施工單位資質、監理報告、施工單位技術人員、各施工階段結論報告以及監理文件等。四是竣工驗收。該階段主要是指各單元工程、單項工程、單位工程驗收和竣工驗收所產生的驗收報告和會議原始資料等。

2.水利工程檔案涉及領域的廣泛性

水利工程建設要經過項目建議、可行性研究、勘測、設計、施工、竣工驗收、投產使用等多個階段，不僅涉及建設、設計、監理、施工、環保等多個部門和企業，還涉及基礎工程、金屬結構、機電設備等多個專業、多種技術領域，是多種技術、工藝的綜合運用。

3.管理利用的時效性

水利工程檔案是水利工程建設全過程的真實反映和記錄，是工程驗收、結算、運行、管理、維護、改造、擴建的依據。即使在工程壽命結束之后，也是其他工程設計建設的借鑒或參考，特別是技術檔案，對日后的工程設計、施工起著很重要的指導作用，需要永久性保存。

二、水利工程檔案管理現狀

水利檔案管理的優劣，直接影響了水利工程檔案的實際應用情況。現階段水利工程檔案主要存在以下問題。

1.對水利檔案管理的重要性缺乏認識

檔案管理工作中存在的問題很大程度上是缺乏監督與領導。為此，單位領導必須認識到檔案工作的重要性，將其放在重要位置，并要求所有工作人員配合檔案工作。

2.缺少專職從事檔案管理的人員及相關檔案管理規范

檔案管理工作范圍廣，任務重，工作難度大，對檔案管理人員有較高的要求。現階段水利檔案人員主要存在這樣的現狀：檔案管理人員缺少水利專業知識，水利專業人員缺少檔案管理知識，檔案管理人員和水利專業人員同時缺少電子信息化知識；水利工程檔案沒有歸檔規范可操作，如工程檔案是按檔案形成單位歸檔，還是按工程進行的時間順序進行歸檔，沒有可參照的規范，這一現狀導致了水利檔案不能更好的為水利工作服務。

3. 檔案管理中缺乏創新意識

水利檔案管理仍然延續傳統的檔案整理模式，在整理檔案和查閱檔案的同時耗費了大量的人力、物力、財力。隨著電子信息化技術的不斷成熟，利用檔案管理軟件進行檔案整理勢在必行。

4.領導對檔案工作的不夠重視，沒有完善健全的檔案管理制度

一些單位重視業務工作，忽視檔案管理，對工程檔案管理法規宣傳、貫徹不夠；檔案資料流向制度不健全，使得工程建設中技術、施工人員調動、變更，出現人走檔案走、人走檔案沒人管的現象，在制度建設、人員配備及裝備投入上都有待于提高。

三、改進措施

1.完善檔案制度，強化業務管理

一是嚴格執行責任制，要樹立全員檔案意識，工程的管理、設計、技術人員和施工人員對工程項目的情況最了解，要集體參與，認真抓好檔案的收集、保管、利用三個關鍵環節；二是實行檔案人員走進現場，及時監督指導工程檔案的收集整理歸檔工作，這樣既改變了檔案管理工作的附屬地位，又提高了檔案工作的效率。檔案工作人員也可借此明確歸檔簽名、印章，避免出現問題后責任不清的現象；三是健全組織，將檔案管理工作納入單位目標管理，由單位副職以上領導主管檔案工作，實現領導全面負責，配備專兼職檔案人員，使檔案工作有領導、有組織，為良性運行環境提供一個堅實的后盾。

2.注重運用現代技術進行檔案管理

運用現代技術進行檔案管理已成為當前檔案管理的發展方向，通過計算機技術，加強對水利工程檔案工作信息化、網絡化建設，大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。

3.注重檔案工作人員的培養

檔案人員必須提高素質，以業務素質的提高為抓手，學習檔案專業知識，對現有的兼職和非專業檔案人員，可以通過進修、培訓，不斷拓寬知識面，掌握管理項目檔案所需要的相關知識和計算機管理檔案的技能以及一定外語水平，同時要大力引進檔案專業中高級人才，為水利工程項目建設服務。

4.對工程檔案形成單位實行檔案管理目標合同制

建設單位對各項工程招標，要吸收檔案專業人員參加，并在編制標書時對竣工資料做具體規定。開標后，這些規定以合同方式在甲乙雙方之間加以明確。工程開工前，建設單位應向參建各單位及時下發符合該工程實際的檔案管理辦法，明確檔案資料的歸檔范圍和移交辦法。在工程建設中，乙方必須以檔案管理目標合同為中心開展工作，并服從由甲方委托的檔案管理部門的管理、協調和監督。其次，檔案分類編目體系合同制。即按工程項目建設合同進行分類組卷，建立各個合同的檔案業務管理網絡，分門別類管理。在新的建設體制下，采用合同制模式，對于促進水利工程檔案的規范化管理具有十分重要的意義。