以管理要素為基礎的科研院所綜合管理體系建設方法初探

摘 要：科研院所本質上是以出科技創新成果為最終訴求的，因此，科研單位的綜合管理，包括質量、財務、條保、人力資源、基建、宣傳、檔案、保密、內控等，盡管各自的工作流程會有不同，但追根溯源，都會落腳到科研項目中。本文試著將綜合事務管理中所關注的主要節點納入科研項目全周期的管理過程中，按照項目類型總結出一套較完整的管理要素表，為提高科研院所的管理效益、為科技體制改革，提供一點借鑒。

關鍵詞：科研院所 管理要素 管理體系建設

中圖分類號：G3111 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）06-0-02

“科研院所”一般是指為解決某些方面科學及實踐問題而開展研究的科學院、研究院、研究所等科研單位。有不同的分類，如：國家級和地方科研單位；自然科學和社會科學科研單位；基礎研究、應用基礎研究和應用開發類科研單位等。很多開發類或偏應用的研究所已經或即將改制為企業。國內的研究院所如中國科學院、中國社會科學院等（百度百科）。本文主要以中國科學院為例。

一、科研院所管理中存在的問題

1.管理體系各自為政、互有交集又各有流程

科研院所的綜合管理一般包括：科研項目管理、質量體系管理、保密體系管理、財務體系管理、人力資源管理等五個管理體系，并在這五個體系外圍還有科研條件、基礎建設、院地合作、國際合作、對外宣傳、文書檔案、紀檢監察等。針對這些管理職能，一般會設立對應的職能管理部門，如科技處、綜合辦公室、質量處、財務處、人力資源處、條保處等部門。如果缺乏統一的頂層設計和標準，僅僅遵循各自管理中的制度和規范，就會出現各自為政的局面。每個體系都一套自己的工作流程和標準，辦事有自己一套審批表格。例如：

科研項目管理：立項申請表、轉階段申請表、項目結題申請表、論文發表審批表、報獎申請表……

人力資源管理：新進人員審批表、客座/臨聘人員審批表、人員離職審批表、人員進入涉密崗位審批表……

保密管理：定密審批表、涉密會議審批表、涉密活動審批表、涉密載體復制/發放/借閱/銷毀審批表、保密要害部門部位審批表……

采購和外協管理：采購申請表、外協任務申請表……

具不完全統計，一家管理比較規范的科研院所要用到的管理制度一般在70-80余項，而審批表格一般在一百個左右。

而這些表格的最終審批人，都落在各部門負責人或幾位所領導。也就是說，大量的表格之間審批的內容都是有交集的，其源頭可能是同一件事情。比如，一個項目首先要立項申請，申請時會質量、保密、人事、檔案、財務要簽字；隨后該項目要采購某類設備，科技、保密、財務、檔案要簽字；該項目需要聘請臨時勞務人員或客座教授，科技、人事、財務要簽字；該項目要開涉密會議，綜合、保密、財務要簽字……從上可見，大多數的管理環節都是圍繞著項目實施而產生的，科學合理的建設科研項目管理體系、以及圍繞該體系改善其他管理環節是建立科研院所高效管理的核心。

2.對關鍵環節和要素把控不準確，不能充分識別和控制風險

由于管理體系之間不能互相融入，對于審批事項的事實不能有效確認，各職能部門之間、一線工作人員和審批人之間信息不對稱，造成表格中“形式”審批大量存在。十八大以來，國家在加大科技投入和科技創新體系改革力度的同時，也加大了監察審計力度，財政部不斷出臺文件，要求事業單位建立內部經濟活動的控制要求，要求查找、把控經濟活動的風險點，用內控制度建設來制衡各管理環節的行為，確保經濟業務的真實性、合法性。對于一名財務或者內部審計人員來說，由于項目管理和科研經費管理的脫節，不能確認經費預算和實際支出的合理性，而無法在管理環節中充分把控風險點，或即便知道風險點，也沒有足夠有效的措施實施監管。

同經費管理類似，質量體系、保密體系等如果不能與科研項目管理充分融合，就會在實際工作中形成“兩層皮”現象。即在工作中不按規范操作，到體系認證或審查前補充甚至“制造”證據，既讓科研活動失去應有的控制、又為了“拿證”（體系證書）增加了管理成本。這種看上去“雙輸”的管理方式，在很多科研院所卻并不鮮見。

綜合管理能力不足，會直接影響科研項目順利開展、影響科技成果產生、影響科研院所的核心競爭力。通過對以上問題的分析，本文嘗試根據項目的不同類型，建立起將多個管理要素統一到項目全生命管理過程中的綜合管理體系。

二、項目類型、階段及其管理要素

建立一套有效的綜合管理體系是一個復雜的工作，首先必須確認綜合管理中主要的管理要素，并將這些要素分布在項目管理的全過程中。基本思路是，在項目立項甚至更早期開始論證時起，就將質量、保密、財務、人力資源體系中相關的管理要素進行一并策劃，并體現在具體的辦事流程和審批表格中。該表格類似項目的生命檔案，隨著項目的實施流轉至相關職能部門辦理各種相關業務，在項目發生變化時，由科技處及時進行調整。

由于項目類型的不同，管理要素也會有不同。例如，質量體系認證范圍內的項目和一般橫向項目要素，經費體量較大的總體性項目和基金類項目要素，都存在較大差別。因此，要實施有效的要素管理，就必須根據科研院所在研項目的不同類型，制作出符合實際的“管理要素表”，再根據要素表繪制管理流程和所需表格。

按照不同的維度，科研項目可以進行不同的分類，從項目管理角度講，中科院的項目主要分為縱向項目（國家、部委、中科院以任務書形式下達部署的）、橫向項目（政府、企業以合同方式委托的）、預研及關鍵技術攻關類（基金類、科研院所自主部署的），以及近些年由于任務體量和難度不斷提升而出現的、需要跨學科、跨領域、跨研究所集中攻關完成的總體類/工程類項目，如載人航天、探月、北斗導航、深海探測等。

另一方面，項目全生命周期管理通常劃分為幾個階段：預立項、立項、研發、階段驗收、轉階段、驗收結題、知識產權及成果應用等。不同階段的管理要素也不盡相同。

三、再造管理流程和表格實例

全面系統的項目要素管理實施后，審批者可以對照項目基本情況進行審核，不僅減少了大量重復工作，也充分保證了信息的公開透明，可以很好解決前文所提到的管理中的核心難題。

管理要素確定以后，就可以分類別分階段制定工作流程和具體審批表格，例如：預立項階段的工作流程圖可繪制如下：

根據流程圖和相關制度要求，進一步制定工作所需的審批表格，并在表格中體現具體要求和審核要點，一目了然、權責清晰。

比如，“科研項目過程管理審批單”，可制作如下。

（注：為簡化表格，在□內劃“√”，表示是、可行等含義；“X”表示否、不可行等含義。）

例：項目過程管理審批單（預立項階段）

其他階段的表格可以以此類推。

每類項目都可以用關鍵“要素”管理為主導，建立起新的管理流程和體系，不僅延伸和細化了項目本身的管理，還貫穿起一家科研院所幾大管理體系的主要環節，避免了管理中常被詬病的流程繁瑣、責權不清、管理職能重疊或空白、信息不對稱等問題。

（中國科學院光電研究院各職能管理部門對此文亦有貢獻。）

參考文獻

[1]王振.科研項目全程質量管理與控制源技術與管理.2017（3）：191-192

[2]伯紹錦.淺談項目管理在科研型號研制管理中的應用研究路視野2017（4）：91-93

作者簡介：邵雪天，女，（1977-），碩士研究生，現任中國科學院光電研究院合與信息化辦公室主任、黨辦主任。職稱：五級職員。研究方向：制度經濟學。