優化機關事務檔案管理模式研究

韓呈鎮

【摘要】機關事務檔案管理是整個機關事務管理的重要組成部分，如何緊緊圍繞機關事務檔案管理的中心工作和工作重點，不斷優化機關事務檔案管理模式，提高管理水平，是一個重要的課題。

【關鍵詞】機關事務；檔案管理

優化管理方式是機關事務檔案管理工作的重要內容，也是機關事務單位檔案工作的根本任務。機關事務檔案管理工作作為整個機關事務工作的重要組成部分，機關事務單位在檔案管理工作中要切實按照有新思路、新突破、新舉措的要求，優化檔案管理模式，把檔案管理各項工作做深、做細、做扎實。

一、傳統機關事務檔案管理模式的局限

傳統的機關事務檔案管理屬于一種內向型、封閉式的模式，大多將機關事務檔案保存在機關事務單位的辦公室，主要供領導查用，一般不對外開放。這種封閉的模式盡管有利于機關事務的保護，但隨著經濟社會的發展，我國的機關事務進行了較大改革，機關事務檔案管理的傳統模式逐漸暴露出諸多局限：一是過于封閉甚至是保密，阻礙了機關事務檔案的利用。首先是“門檻”高。機關事務檔案的利用一般需要領導審批或專門的介紹信，有時甚至要征求多個或多級領導的同意，因而普通百姓很難接觸到人事檔案。其次是方式單一。機關事務檔案管理大多沿用以往的“看攤”的做法，坐等利用者上門才提供服務，服務的方式也多是簡單的“你查我調”。二是機關事務檔案管理人員素質及業務水平低下。機關事務檔案管理是一項政策性、專業性和技術性都很強的工作。當前機關事務單位大多強調內部機構和人員的精簡高效，機關事務單位的檔案管理人員多設為兼職，而且變動相對頻繁，導致管理隊伍的業務素質不高、穩定性較差。這樣一支隊伍很難給予機關事務檔案優質和高效的管理。三是機關事務單位大多自行設立檔案室，由于保密觀念的束縛，很難對機關事務檔案進行信息開發，更談不上信息的開放。四是機關事務檔案管理手段落后。管理手段原始粗放，手工記錄，重復無效勞動，機關事務檔案管理軟件落后且軟件不統一，現代化管理手段缺乏等。

二、優化機關事務檔案管理模式

（一）優化檔案管理制度。一是將檔案工作列入機關事務單位重要議事日程，明確責任，將檔案工作納入目標管理，加大對檔案工作的領導力度。二是建立健全檔案領導機構，成立機關事務單位檔案管理工作領導小組及鑒定小組，建立專門檔案室，配備有一定檔案知識和管理才能的檔案專職人員，建立由機關事務單位各科、室、辦參與的全方位檔案管理網絡。三是建立和完善檔案管理制度，如機關事務檔案管理三合一制度，檔案保管、利用、保密、借閱等制度，并將這些制度納入單位的管理系統，使之滲透到各科、室、辦中去，使其了解檔案工作的重要性，提高遵守制度的自覺性，確保機關事務檔案工作標準化、制度化。四是提高監督力度，定期或不定期檢查和抽查檔案工作，促進機關事務檔案工作不斷上新臺階。

（二）優化檔案管理質量關。機關事務檔案，特別是事務性檔案涉及的部門多，量大，面廣，隨著地方政府行政事務的日益發展，事務性檔案數量不斷增多，一是涉及的事務比較多，收集工作比較繁瑣。二是工作要求高，這是由機關事務工作性質決定的，要求檔案人員要有高度的責任心，認真、細致的工作。機關事務檔案專業性強，僅僅靠機關事務檔案室人員是難以勝任包括收集、整理等項工作的。因此，必須在機關事務單位的有關科、室、辦設置專職檔案員，負責自身工作中形成的檔案的收集、整理、歸檔等工作。機關事務檔案人員要認真負責，把好本單位檔案的質量關。

（三）優化檔案人才培養。傳統意義上機關事務單位的檔案管理部門是一個所謂的相對落后部門，人員知識層次低，知識更新速度慢，人才匱乏，自身缺乏吸引優秀人才的條件。同時，機關事務檔案工作人員知識層面單一，對機關事務性檔案管理缺乏了解，對現代科學知識缺乏了解，這些都造成了管理上的滯后。要改變這種局面，一方面要大力優化在職人員的培訓，通過進行機關事務檔案管理知識和相關現代化科學知識培訓，從而適應工作的要求。另一方面，吸引相關行業如計算機、檔案學、情報信息等方面的優秀人才加人到機關事務單位檔案管理隊伍中來，也是迅速優化機關事務檔案管理模式的一條捷徑，他們的加入，會使機關事務單位的檔案部門真正成為所在單位的信息提供中心，而不是單純的資料保管中心。

（四）優化檔案信息化建設。所謂機關事務檔案管理信息化，就是將現代計算機技術、信息技術、通信技術充分運用于機關事務檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。其主要內容包括機關事務檔案信息的數字化、檔案信息利用的網絡化、檢索的自動化和檔案信息接收、存儲和提供利用的一體化。要實現機關事務檔案管理信息化，機關事務單位可以通過建立檔案中心，建立相關的網頁和數據庫，利用網絡開展檔案服務并加強網絡安全性的建設等途徑來實現。對機關事務事業發展服務是機關事務檔案工作的出發點和立足點，當前機關事務改革的深化，客觀上對機關事務信息的需求量越來越大，對機關事務檔案信息化建設也提出了更新、更高的要求，機關事務單位利用計算機、掃描儀等現代化管理手段，運用數形結合的思想，提供分析報告，既可以為領導在機關事務管理、工作決策等方面提供及時、可靠的依據，也可以全面推進機關事務檔案信息化、社會化建設的進程。

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