試論企業檔案工作可持續發展的綜合因素和對策

王巍

【摘要】本文論述了企業檔案工作可持續發展的對策，提出積極開展檔案利用是檔案工作可持續發展的核心，創新是檔案工作可持續發展的動力，信息化建設是檔案工作可持續發展的方向，領導重視是檔案工作可持續發展的關鍵，隊伍建設是檔案工作可持續發展的保證。

【關鍵詞】企業檔案工作；可持續發展；對策

企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和，它原始地記錄了一個企業的發展過程，對維護企業經濟利益和歷史面貌、為企業發展服務等方面發揮著重要作用。企業檔案工作是企業管理的重要組成部分，我們必須充分認識做好企業檔案工作的重要意義，認真做好企業檔案工作，為企業發展服務。因此，探討企業檔案工作可持續發展的各種因素，就成為我們企業檔案工作者義不容辭的責任。

一、積極開展檔案利用是檔案工作可持續發展的核心

檔案的利用使檔案、檔案工作得以延綿不斷的存在和發展，是檔案工作的出發點和歸宿舍。利用是為更好地發揮檔案的原始價值和社會價值，在市場經濟條件下，應著重研究如何開發檔案為經濟、為企業服務，要改變“重保管，輕利用”的被動局面，及時捕捉企業信息及企業的焦點、熱點，有針對地服務于利用者。

企業檔案記述和反映了企業的經營管理、行政管理、組織管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資以及會計及產品生產、科學技術研究、基本建設、設備儀器等重要內容，在企業生產經營活動中起著不可估量的重要作用。例如企業檔案可以為企業經營管理決策提供必要的參考；在實施技術改造時，科技檔案作為一種技術資源，它的開發利用，可以節省人力物力財力，給企業帶來巨大的經濟效益；在處理產權糾紛時，它可以提供歷史憑證；在判明是非曲直時，它維護企業的經濟效益和合法權益；在進行企業資產評估時，它是必不可少的重要依據。企業檔案是企業的信息資源和知識寶庫，是企業的寶貴財富。不因外部條件的影響而變化，這就為我們開發檔案這一重要信息資源提供了客觀依據。

早在1984年，鄧小平同志就提出：“開發信息資源，服務四化建設。”信息時代的到來，知識和信息越來越成為比資產更重要的資源。企業檔案是一種重要的信息資源，企業要壯大競爭實力，振興發展，就要大力開發利用檔案信息資源，從企業檔案信息中獲取有價值的東西。例如：我公司積極開發利用檔案信息資源，主動為企業、為生產、為一線服務，取得了顯著的成績。1.開發利用檔案，給企業帶來明顯的經濟效益。我公司從1994年開始探討對4臺125MW和4臺200MW機組全面改造方案，我公司綜合檔案科提供了汽輪機、發電機、鍋爐及其輔助設備總圖等大量有參考價值的科技檔案，利用科技檔案卷次共800余卷，從1997年至2001年，先后對8臺機組進行了現代化技術改造，改造后的機組各項經濟技術指標，達到了國內同類型機組的先進水平。通過技術改造，不僅延長了機組的壽命，使老機組煥發了青春，而且大大提高了機組安全可靠性、可控性、可調性和自動化水平，增強了企業實力，對于企業參與市場競爭，迎接新世紀挑戰，無疑具有重大的現實意義和深遠的歷史意義。在改造中，以汽機通流部分改造為重點，對發電機部分、鍋爐部分以及相應輔機進行了全方位配套改造，熱控部分改DCS、調速系統改DEH純電調，使機組綜合技術裝備和安全健康水平有較大的提高，并取得明顯的綜合經濟效益。2.發揮檔案的依據憑證作用，取得經濟和社會效益。例如為了減少二氧化硫排放量，保護大氣環境，完成江蘇省政府和省環境保護廳下達的“十五”期末二氧化硫排放總量控制指標和防治計劃，我公司在#7、#8機組配套安裝煙氣脫硫設備。福建龍凈環保股份有限公司上海龍凈環保科技工程有限公司和我公司生運部、鍋爐公司等部門的工程技術人員到綜合檔案科查閱了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00等有價值的科技檔案，為改造工作的前期初步設計、工程的順利實施提供了基礎條件。#7、#8機組安裝脫硫裝置后，每年可減少二氧化硫排放12145噸，脫硫洗滌塔具有50%的除塵效率，煙塵排放濃度可進一步降低，改善當地大氣環境質量，因此項目具有顯著的環保效益。再如2000年10月，山西省某煤礦二位同志來我公司要求查閱1995年和1996年兩筆煤款，說未收到，要求徐州發電廠支付此款。我公司財務部同志來到綜合檔案科查1995年度（431—1、8、9、17）、1996年度（431—6、

7）燃料明細賬及1995年度（433—199、200）、1996年度（433—3、4、5、6、37、99、149）會計憑證檔案，我公司分別于1995、1996年度向對方已付過款，使對方承認了此款已匯出這一事實。為我公司挽回了經濟損失。又如2011年9月30日，我公司與當地農民為公司大門口處一塊10畝土地歸屬問題發生爭執，為證實此地為電廠所征用，我公司經營管理部查閱了0300-8030-004案卷（銅山縣政府、茅村鄉、徐州電廠等單位關于徐州電廠第二批征地問題的批復、通知、協議等文字材料），手續齊全，完全證實此地已為我公司征過，避免了糾紛，贏得了效益。再又如2011年10月17日，我公司與某施工單位由于深井泵房看護及灰場灰壩運行維護承包問題發生爭執，我公司紀檢監察部查閱了0300-905-188、0300-905-033、

0300-905-112案卷（深井泵房看護及灰場灰壩運行維護承包協議、合同審核意見單等），證實我公司確實履行了合同協議，避免了糾紛。3.提供檔案為企業經營決策、查處經濟案件、慣標認定、編史修志等工作發揮了積極作用。如2002年12月我廠朱廠長借閱徐州發電廠征地實況及紅線圖以及#1、#2灰場等處征地問題的批準通知書及協議書等（0300-8030-1、8、9），為我公司機組擴建提供了參考。再如1997年我公司編寫《徐州發電廠志》，廠編委先后調閱了綜合檔案科大量檔案資料（89-073-45、92-601-01、02等）編寫廠志共查閱各種檔案案卷202卷次，復印資料近5000張，為廠志的順利完成立下汗馬功勞。4.圍繞企業生產經營工作做好資料匯編。我們堅持調查研究，確立實用、可行的編研課題，做好經常性的資料匯編工作，滿足企業生產經營各項管理需要。幾年來，我公司檔案管理人員自己編研或與有關部門合作完成了《生產經濟統計指標分析》《歷年安全生產典型事故匯編》《科研成果匯編》《安全經濟指標分析》等22種165萬字的編研材料，其中，通用性編研資料17種，深層次編研資料5種，同時還編制了檢索工具28種161冊，對生產經營等管理工作起到了較好的指導作用。如《電氣設備銘牌手冊》《征地文件匯編》等，都成為了管理人員日常辦公離不開的工具，深受工程技術人員的歡迎。近年來，我廠累計利用檔案材料7000多卷次，創直接經濟效益2億多元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。

二、創新是檔案工作可持續發展的動力

創新是時代的“精髓”，是企業及各項工作持續發展的動力源泉。檔案工作要改變過去那種墨守成規的局面。要改變觀念，積極投入到市場經濟的大潮中，要參與競爭。要創新，工作要上檔次，才能生存和發展。要創新企業檔案工作運行機制，創新檔案利用與服務，創新檔案隊伍建設，創新檔案工作環境。

例如國華徐州發電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節能減排”的政策，促進企業可持續發展，根據國華電力發展規劃，決定關停拆除徐州電廠1-6號老機組，并利用1-4號機組場地建設2臺1000MW超超臨界機組。目前，關停1-6號機組的申請已通過上級主管部門審批，機組拆除出售工作也已于2008年3月開始。在1-6號機組拆除與出售過程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項目籌建處拆遷部門在機組拆除前和參與機組拆除出售工作的山東電力建設第三工程公司、山東金佰生物技術有限公司等單位的工程技術人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開東、張鑫、李光忠等同志一同到公司檔案室查閱了1-6號機組基建期的竣工檔案和主機的設備檔案，并以檔案為重要依據，編制機組拆除方案，使機組拆除工作順利進行。在1-6號機組設備拆除后的出售工作中，作為購買方的山東金佰生物技術有限公司，把檔案視作機組出售的一個基礎條件。當他們在徐電公司檔案室看到保存完整、齊全、系統的檔案，表示滿意。正是由于1-6號機組設備檔案保存完整齊全，并可以與1-6號機組整體發電設備出售同時移交，能為購買企業今后設備的安裝、運行和使用提供可靠的依據，使山東金佰生物技術有限公司愿意出2億元買下1-6號機組設備。由此可見，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1-6號機組拆除與出售工作中起到了關鍵的作用。否則，1-6號機組設備只能作為廢鐵或報廢設備處理。檔案價值的發揮，使機組設備變廢為寶，為企業贏得了可觀的經濟效益。

又如國華徐州發電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節能減排”的政策，促進企業可持續發展，決定建設2臺1000MW超超臨界機組。2×1000MW機組（上大壓小）建設工程2臺機組已于2012年12月4日高水平通過達標投產和工程質量評價工作。為爭創國家級優質工程金獎，我公司邀請中電建協專家組對我公司百萬機組進行兩次創優咨詢檢查，專家們分別對鍋爐、土建、電熱、汽機、綜合指標、檔案六個專業組進行檢查。按中國電力優質工程獎評選辦法（2013版）最新標準，對現場實際和檔案資料進行抽查和現場檢查，相關參建單位給予密切配合。2013年7月27-28日，中國施工協會專家組來我公司進行國家優質工程金獎現場復查。國優現場復查按“兩會三查”方式對工程實體、重要部位、關鍵工序、主要試驗、檢驗項目文件及工程檔案進行核查。通過檢查，專家們高度肯定了我公司2×1000MW機組（上大壓小）建設工程創優工作取得的優異成績。一致認為我公司2×1000MW機組（上大壓小）建設工程符合國家優質工程審定辦法2013年版及現場復查重點部位的要求，通過國家優質工程金獎現場復查。在兩次創優咨詢檢查及國家優質工程金獎現場復查中，我公司籌建處、生技部等各部門及江蘇省電力建設三公司、天津電力建設公司等參建單位在檔案室借閱了大量基建期的竣工檔案和主機的設備檔案，檔案在為我公司順利通過國家優質工程金獎現場復查工作中起到關鍵作用。

三、信息化建設是檔案工作可持續發展的方向

受網絡信息技術的影響，企業利用檔案信息的要求提高，企業渴求快捷有效利用檔案信息資源與傳統檔案服務受時空、地域和服務方式等因素制約的矛盾突出起來，企業檔案信息服務受傳統檔案服務框架的束縛，影響了用戶利用檔案信息的主動性與積極性，用戶與檔案部門以及用戶與檔案信息之間的距離拉大。一個檔案室只作為閱讀和儲存檔案的場所、維持開展傳統檔案服務一成不變，則不利于企業在最大范圍內發揮檔案信息資源利用的社會效益和經濟效益，不利于實現企業檔案信息資源的共享。我們邁進了一個信息化、網絡化的時代，現代信息技術在對人們傳統的工作方式起著決定性影響，迫使人們進行變革。

檔案管理現代化是企業發展的需要，也是檔案自身建設的需要。1992年開始，我公司就著手實施采用以光盤技術和網絡技術為基礎的多媒體檔案管理信息系統，結合我公司已經實行的辦公自動化（OA）系統的單軌運行，制定了建設多媒體技術數據庫信息管理、全文級圖像管理和視頻音像管理融為一體的檔案管理網絡的規劃，并逐步加以實施。我公司已經建成了包括打字、文書、檔案為一體的辦公網絡，開發應用了包括文書檔案、科技圖書、生產實時信息檔案等全方位的綜合檔案信息查詢功能，使授權用戶可以上網查詢所需信息，全公司各類文件的管理形成了完整的微機管理體系，基本實現了無紙化辦公。1983年以來的文書檔案已全部著錄進微機網絡，自建廠以來的科技檔案也已著錄進計算機，檔案立卷、統計、檢索、打印均實行了微機管理，科技圖書資料實現了微機管理和目錄檢索。現在，我公司綜合檔案室每位檔案人員配備IBM液晶顯示屏幕微機一臺，激光打印機6臺，光盤存儲器1臺，文件掃描儀1臺。檔案微機管理已與公司MIS系統聯網，廠領導以及有關職能部室均可按照管理權限，在各自的工作站或檔案信息站查詢所需的檔案信息資料。

檔案信息管理自動化，是多媒體計算機、光電掃描儀、光盤機通信網絡等高新技術，將載體有紙張、膠片和磁性記錄介質的檔案轉換成電子信息，建立起一個能對檔案文獻和檔案目錄中圖、文、聲各種形態的一、二次信息存貯、處理、檢輸出復制，融檔案保護與信息處理于一體并能實現信息近、遠程傳遞。在一定意義上講，檔案管理技術與設備自動化是檔案工作現代化的基礎標志，計算機技術是實現檔案自動化管理的主要基礎。利用計算機及光盤技術對檔案進行存貯、處理、檢索、輸出，目前已由探索變成了現實。

我公司新近投資購置了清華紫光圖檔管理系統，清華電子檔案管理系統是一個功能齊全的綜合檔案管理系統，是一套處于領先地位的優秀的檔案管理軟件，它采用客戶機/服務器方式，實現計算機對信息管理的網絡化。更主要的是它能與電力系統現行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統無縫連接，避免了檔案人員對現在管理系統中已有數據的再次輸入。該系統以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉換成電子圖像，經過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用我公司現在使用的“OA”辦公自動化LOTUS NOTES檔案管理子系統數據庫中已輸入的數據，與此電子圖像自動對應，網絡用戶在WINDOWS環境下，應用瀏覽器方便靈活地實現檔案的全息查詢和檢索。我公司在公司內部網頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便地利用電子檔案檢索系統進行檔案的全息查詢和檢索。

2014年1月24日，我公司圖形信息系統已在公司內部網頁上線運行，包括設備圖紙、技術手冊、參數報表、設備維保等信息，并集成了其他生產和設備管理系統數據，方便了設備資料查閱和管理，提高生產技術基礎管理水平。綜合檔案室2臺1000MW發電機組檔案（基建檔案、設備檔案）已全部掃描成電子文件并掛接到圖形信息系統里，公司員工可方便地登錄圖形信息系統查閱綜合檔案室2臺1000MW發電機組檔案的電子文件。

四、領導重視是檔案工作可持續發展的關鍵

一個單位的任何一項工作，都必須有領導的重視，才能使這項工作得以順利開展。企業的檔案工作也不例外。如果領導不重視，許多具體工作都會困難重重。比方說，有的企業的檔案室十分簡陋，又潮又濕，不利于檔案的保存。檔案人員為此多次報告領導，請求對房屋進行維修，可領導就是不聞不問。相反，有的企業資金并不寬裕，連領導的辦公室都很擁擠，很簡陋，唯有檔案室不同，比一般辦公室要好得多。可見，領導不重視與領導重視，對檔案工作的關系極大。

矛盾是對立統一的，矛盾著的雙方是互相依存、互相聯系、互相作用的。作為一個企業的領導，理應重視檔案工作，支持檔案人員做好檔案工作。如果不能做到這一點，企業的檔案工作肯定不會有什么大的起色。而作為檔案人員來說，則應該充分發揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響、去爭取領導的重視。如果只是一味地指責、埋怨領導不重視，檔案工作也是很難做好的。因此，要使企業檔案工作能有起色，領導和檔案人員都必須重視檔案工作。

五、隊伍建設是檔案工作可持續發展的保證

要提高檔案工作的水平，必須加強檔案人員的素質建設。我國檔案人員素質與發達國家相比文化素質偏低，且現有人員的知識結構單一化。要做好檔案工作，必須“以人為本”，從提高檔案人員的綜合素質入手。

提高檔案人員的政治、文化和身體素質。1.首先加強隊伍的政治學習，用全心全意為人民服務、奉獻精神和人生價值的辯證關系引導人，增強愛崗敬業的精神，潛下心來踏踏實實做工作。2.要不斷提高文化素質，面對新技術的挑戰，關鍵是提高檔案人員的整體文化素質，使其具備合理的知識結構。需要既熟悉檔案專業知識、又熟悉生產專業知識及計算機知識綜合素質好的復合型人才。要學習和掌握相關的知識，如管理科學、生產專業知識、計算機科學、外語等，要博學多才，當工作中出現多樣、復雜的問題時，不至于束手無策。3.現代化的硬件設備需要高水平的軟件支持，要不斷地注入新知識，使之不斷發展。4.社會的競爭是人才的競爭，但在某些程度上也是體力的競爭，沒有一個強魄的身體作為依托，也很難發揮聰明的才智。

人的各方面素質的提高是個循序漸進的過程，不可能一蹴而就，21世紀的企業檔案工作發展面臨的新技術、新問題的挑戰刻不容緩，必須想盡辦法強化檔案人員的素質，調動全體檔案人員的積極性，激勵員工積極向上，更好地為企業發展服務。

總之，影響企業檔案工作可持續發展的因素很多，我們只有提綱契領，抓住主要的矛盾，其他的問題才能迎刃而解。只有積極開展檔案利用、創新企業檔案工作、解決好隊伍建設、爭取領導重視，才能為企業檔案工作可持續發展提供足夠的后勁，這是我們企業檔案工作者義不容辭的責任。