淺談高校檔案數字化建設面臨的問題及對策

梁冠玲

【摘要】信息技術的迅猛發展，對高校檔案管理提出了新的要求，高校檔案管理數字化應運而生，本文論述了高校檔案數字化建設中存在的問題并提出了一些應對策略。

【關鍵詞】高校；檔案管理數字化；建設；問題；對策

隨著科技的不斷進步，數字化已經走進人們的日常生活中。高校檔案數字化的管理模式不僅能夠為檔案的資源應用提供方便，還能夠對檔案管理方式進行優化，使檔案管理進入高科技技術管理層次，傳統的檔案管理方式已不能適應時代的發展，“信息數字化、傳輸網絡化、超越時空化”的數字化檔案管理已成為高校檔案管理的必然趨勢，許多高校雖然已經構建了自己的電子檔案管理體系，但是檔案管理的數字化建設仍存在著不少問題，需要不斷地改進與完善。

一、數字化檔案的定義

數字化檔案，指的是隨著計算機技術的發展和多媒體技術的應用，產生的一種信息化的檔案管理模式。具體是指應用現代化的科學技術和計算機技術等手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成的一種檔案信息資源，用數字代替檔案中的文字記錄、圖像記錄、聲音記錄、視頻記錄等檔案記錄方式，對檔案資料進行傳輸，使檔案資源能夠得到快捷的利用，實現檔案資源在一定區域內的共享。高校檔案主要記載的是高校的教學、科研及重大事項等實踐活動內容，其中也包括各種形式的記載內容，內容比較繁雜，高校檔案使用數字化管理之后，會大大提高高校檔案的管理效率，為高校檔案數字化管理發展提供技術基礎，進一步促進高校整體的發展。

二、高校檔案數字化建設中存在的問題

（一）數據庫建設滯后。由于管理軟件的落后，導致數據庫建設整體性不強、規模較小、標準化程度不高、類型單一，并且很多都是低水平的重復建設。很多數據庫使用范圍不廣，數據量利用率不高。此外，由于條件所限，我校檔案館建立的數據庫以條目數據庫為主，沒有對應的媒體數據庫和全文數據庫，很難讓用戶的不同需求得到滿足，不能實現真正意義上的檔案資源共享。

（二）高校檔案數字化建設資金投入不足。硬件技術缺乏、資金投入不足是制約高校檔案數字化建設的重要因素，高新技術的投入、數字化設備及軟件的訂購，更新過時設備以及升級相關軟件等，都必須以巨額資金支持為前提，與此同時，遷移轉錄數字檔案信息等工作也需要大量人力物力，資金不足制約檔案數字化發展進程。此外，隨著信息技術的更新，大部分高校已建設成初具雛形的信息化體系。但總體上高校檔案管理模式仍然是以手工管理模式為主，計算機技術等現代技術運用較少，甚至部分高校檔案管理部門計算機設備陳舊、過時，管理軟件不能滿足現代檔案數字化發展，檔案數據讀取存在問題。硬件技術的缺乏也制約著高校檔案數字化建設進程。另外，各個高校尤其是那些歷史悠久的高校，如我校館（室）藏檔案的數量是十分浩大的，要全部轉化為信息資源， 外包轉錄數字檔案信息，要投入的資金和人力也將是十分巨大，其中還有許多檔案不屬于開放范圍。因此， 資金短缺就成為高校檔案數字化建設的主要障礙。

（三）高校檔案工作缺乏標準化以及規范化。檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。但目前存在的問題是計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足；計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統一的硬件環境；檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一。這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

（四）高校檔案工作缺乏復合型人才。檔案數字化工作是一項專業性較強的工作，要求檔案管理人員具備較高的綜合素質，不僅要求其具備檔案專業理論，還要熟悉計算機掃描、音視頻處理等較高的計算機技能，而高校檔案部門的檔案管理人員相對較少，更談不上具備計算機技能的檔案管理人才。因此，從總體來講，高校檔案部門缺乏全面掌握數字化知識的檔案管理人才。

三、加強檔案數字化建設的對策

（一）數據庫建設。鑒于目前各高校的實際，可以先行做好幾個重要數據庫建設。1.建立高校基層報表和高校狀態數據庫。高校基層報表和高校狀態數據庫是高校每年必須填報的一項工作，在高校檔案數字化管理系統中，建立起高校狀態數據庫和基層報表，將校內各單位、各部門要報送的數據、反饋的信息通過網絡系統直接填入所建立的數據庫中，再按要求進行調整。并根據上級的要求，及時、迅速、準確地做好高校狀態數據庫和基層報表的填報工作。2.建立檔案管理主頁。建立檔案管理主頁，IN TERN ET擁有豐富的知識資源并提供了嶄新的教育方式，它的主要服務有：電子郵件（EMAIL）、網絡新聞（ NEWSN ET ）、信息查詢（ 60PHER）、網上漫步（WWW）、遠程登錄（ FTP）等。如何利用Internet，探索檔案宣傳、利用的新途徑，將成為檔案界今后面臨的主要課題。內容可包括《檔案管理簡介》《開放全宗名單》《檔案編研成果介紹》《檔案利用方法》《征集檔案公告》等。另外，我國高校從2001年在全國普及網上錄取新生，這樣學籍管理就可直接錄入檔案主頁。隨著計算機互聯網用戶的不斷增多，高校應盡快建立檔案管理服務器和主頁。接收遠距離、快速度、高質量的聲像、圖文、信息，利用不斷發達的網絡系統為讀者查閱、瀏覽各種有用的信息檔案提供優質服務。在檔案主頁的設計上，應充分體現學校的辦學特色、校史、學科建設、專業設置等。3.建立學生學籍檔案數據庫。隨著技術的發展，新生錄取工作已經開始采用網上錄取的形式，高校數字化管理就是要從新生網上錄取的那刻開始，將每屆學生的姓名、性別、出生年月等基本情況收進學籍庫。在學生求職期間，將相關情況發送到校園網上，便于各用人單位進行網上錄入，同時建立起反饋表對學生的情況進行跟蹤調查，為學校教學評價、專業評價提供依據，真正做到用人單位和學校的配合，對甄別學生畢業證、學位證的真偽提供確切的證據，有力地做到對文憑的“打假”。4.建立學生成績檔案數據庫，為學生提供歷年的學習成績。為了方便學生查檔，提供相應的成績，建立學生成績數據庫必不可少。通過高校的網絡系統，在成績產生的同時直接收入學生成績數據，按學科、專業的類目和學生所學的科目采用中英文對照錄入計算機管理系統，待學生畢業時，建立學生成績庫。在查詢時，做到既能直接利用學生姓名查索，也可以通過學號進行查找。另一方面，減少了紙質檔案的利用，避免了頻繁使用造成的檔案損害，達到了保護檔案的目的。5.建立高校人才數據庫。高等學校是高層次人才培養和高技術人才競爭激烈的地方。人才資源是高校賴以生存與發展的決定因素。建立人才信息庫，有利于高校領導選拔、利用人才，也有利于向外單位推薦人才。通過人才信息庫，學校決策者能夠很容易摸清自家教職工的情況，通過對有能、有才者的獎勵，將他們的情況發送到因特網上對外公布，既能起到對人才的激勵作用，又能增加學校的知名度，提高學校的影響力，為學校爭取更多的生源創造有利的條件。

（二）加快檔案信息資源管理專門人才隊伍建設。知識經濟時代，高校數字化檔案建設是必然的趨勢。與此同時，在檔案管理過程中，人始終是最重要的。檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。所以，要搞好數字化檔案管理工作，必須加強檔案隊伍的思想建設和業務建設。首先，要挑選作風正派、責任心強，有無私奉獻精神的干部從事檔案管理工作。要通過在職學習、短期培訓、函授學習等多種渠道有目的地對檔案人員進行業務培訓，以此加強檔案管理基礎教育，拓寬檔案管理人員的知識領域，提高自身的整體素質和工作能力，為學校檔案管理打下扎實的基礎。其次，要及時解決學校檔案工作人員的后顧之憂，穩定檔案人員的隊伍，落實上級領導部門對于檔案人員職稱評聘問題的指示精神，確保他們的工作熱情。此外，我們還要大膽引入競爭機制，改變檔案管理人員干與不干一個樣、干多干少一個樣、干好干壞一個樣的狀況，最大限度地提高專、兼職檔案人員的積極性。只有這樣，才能使學校檔案工作逐步走上規范化、制度化、科學化和現代化的軌道。

（三）加強檔案的標準化、規范化。建設館藏檔案數字化工作是基于檔案信息化建設大背景、大系統下的一項基礎工作，必須遵循統一的標準規范，如此才能確保數字檔案信息資源的互聯互通和共享共用。只有形成了一套檔案數字化工作的制度體系，才能使檔案數字化工作有章可循。高校檔案部門應遵循國家制定的技術標準和規范，并制定自己學校的檔案數字化技術標準和規范，使之步入健康發展的良性軌道。

（四）實現高校檔案管理現代化，人才是關鍵，隊伍建設刻不容緩。筆者認為，檔案工作者的素質是數字化檔案建設較為關鍵的環節。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。因此應加強對檔案人員的培訓力度，加強繼續教育，提高檔案管理人員隊伍的素質。建立一支有責任感、使命感，在學識和能力上能適應形勢發展需要，能適應檔案現代化管理，整體素質優化的檔案隊伍。因此，檔案管理人員必須樹立終生學習的觀點，經常接受繼續教育。檔案人員的繼續教育要從實際出發，采取多種教育方式進行。繼續教育應堅持崗位教育培養和全面系統培養相結合，堅持自學提高與脫產培訓相結合，基本知識與專業技能的學習和掌握相結合，將繼續教育與職稱評聘、晉升加薪相結合，從制度上保證高校檔案管理專業人員繼續教育工作的有效開展。總之，高校檔案事業的發展離不開一支高素質的檔案管理人才隊伍。檔案管理人員也要主動適應現代社會發展的要求，與時俱進，樹立終身學習的思想，努力學習計算機知識和電子檔案管理技術，有效地推動高校檔案數字化的現代化進程。

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