基層機關檔案管理數字化建設研究

叢衛燕 袁季紅

【摘要】隨著經濟社會的發展和信息科技的進步，傳統的機關檔案管理方法已經不能適應新時期的要求，必須要進行數字化、科技化、信息化轉變。本文主要探討了基層機關檔案管理數字化建設問題，旨在為提升基層檔案管理信息化水平建言。

【關鍵詞】基層機關；檔案管理；數字化建設

隨著電子信息技術的不斷發展，機關檔案管理信息化、科技化、電子化，已成為機關檔案管理的重要發展趨勢。如何加強基層機關檔案管理工作的信息化建設，對于創新機關檔案管理方式、提升機關檔案管理水平，具有非常重要的意義。

一、基層機關檔案管理數字化建設的意義

（一）提升效率，有利于減少資源浪費。對眾多機關事業單位而言，每年都會產生許多檔案，有些機關事業單位每年需歸檔保存的檔案達數千甚至數萬件，這些檔案大多數需要長期保存，不能出現任何問題。眾多紙質檔案的整理與保存，需要耗費很多人力、物力、財力。而數字化檔案管理，既能大幅提升檔案管理效率，也能實現檔案管理的規范化、高效化以及綠色化。

（二）易于存放，無需占用較大空間。目前，部分機關單位，尤其是基層機關單位，因工作場所限制，還沒有配備專用的檔案存放場所。即便配備了專用檔案室的單位，因每年需入檔的新檔案較多，導致檔案存放空間越來越少。實現檔案管理數字化后，能夠節省存放空間，有效解決檔案存放場所不足的矛盾。

（三）便于查詢，提高檔案利用效率。由于陳舊檔案較多，因此查詢起來非常不便。加上在檔案存放過程中對檔案的立卷、歸類、存放等工作做得不細致，檔案查詢更是困難，間接加重了檔案管理工作人員的工作任務。而通過數字化技術實現紙質檔案電子化保存后，將大大提高檔案的查詢利用效率。

（四）穩定可靠，提升管理安全性。傳統的檔案保存方法容易導致紙質檔案遭受破壞，降低檔案的保存壽命。數字化檔案儲存在移動硬盤、光盤、計算機進行保存，受外界影響較小，并且穩定性、安全性較強，可以大大提高檔案保存壽命，能夠滿足機關單位長期、大量存儲各類檔案的需要。

二、基層機關檔案管理數字化建設思路

近年來，在各級檔案管理部門的精心指導和幫助下，如東高新區不斷加強檔案規范化管理，推進檔案信息化建設，積極開展檔案數字化管理工作，實現了對各類檔案資源集中統一管理和在線利用，為各項工作的順利開展提供了更方便、更快捷的服務。

（一）注重數字檔案基礎建設。為做好省3A級數字檔案室的創建工作，如東高新區成立了四級檔案管理網絡，做到全區聯動、整體推進。多層面加強檔案人員的業務能力建設，對專兼職檔案員開展“請進來”或“走出去”等各種形式的業務培訓，建立復合型多層次的專兼職隊伍。同時請縣檔案局領導對我區創建工作進行指導，主管領導、分管領導親自推進布置，明確整改責任人，落實整改措施。將檔案信息化建設納入黨政社會事業的實施項目，歸口集中管理，統籌考慮、統一安排。加強基礎設施建設，優化檔案硬件環境，安裝了密集架，滿足了檔案庫存余量10年的需要，閱檔室更換了空調、各庫房配備了空調、滅火器等設備。檔案室配備計算機2臺、打印機2臺、掃描儀1臺、刻錄機1臺、數碼照相機1臺，滿足了檔案管理現代化需要，提高了檔案管理現代化水平。為確保數字檔案室高效運作，制定了一系列工作制度。在業務層面，制定了《如東高新區檔案信息化管理制度》《檔案信息化工作“三納入”“四參加”制度》《高新區檔案分類方案、基本歸檔范圍及保管期限》《目錄數據庫校對制度》等；在行政管理層面，制定了《檔案工作領導小組職責》《檔案工作的分管領導職責》《檔案工作人員的崗位職責》《兼職檔案員工作職責》等工作制度，每年年初均將檔案工作納入年度工作計劃，與其他業務工作同布置、同檢查、同評比。

（二）注重數字檔案平臺建設。融合檔案管理規范和如東高新區工作實際，引入東方飛揚檔案管理系統，將各類檔案和資料全面納入系統管理，具體包括文書、基建、設備、聲像、電子、實物和圖書資料9大類，系統內設有歸檔、檔案管理、檔案利用、調閱管理、檔案統計、鑒定銷毀、打印輸出、系統管理等9大功能。今年，又將東方飛揚檔案管理系統升級為7.5版，滿足了檔案管理和利用的實際需求。應用政務云辦公系統，所有公文均實現了電子傳閱、電子辦理、電子查詢。將黨政OA辦公系統應用文件全部下載進政務云辦公系統，實現了電子化辦公。隨著東方飛揚檔案系統7.5版的應用，又將原有的檔案數據全部導入升級版的檔案系統。同時我區精心組織政務云辦公系統的普及工作。目前，全區每位工作人員都能在權限范圍內通過辦公自動化系統查詢到今年自己這一塊的文件材料。

（三）注重數字檔案利用服務。建設檔案目錄數據庫，提高檔案目錄數據的質量；安排適當投入，有序開展紙質檔案全文數字化工作，建立符合質量標準的檔案全文數據庫；穩步推進檔案多媒體數據庫建設，對實物、錄像、照片檔案進行數字化，建立了電子檔案數據庫，為全區提供全方位、多層次、高效率的檔案信息服務。同時，還健全檢索平臺，保障實時服務。一方面，利用如東高新區政務云辦公系統、東方飛揚檔案管理系統，中國如東高新區門戶網站實現對相關檔案進行電子化查詢。另一方面，在綜合檔案室內，建有9大類的人工案卷檢索目錄，確保在停電、網絡故障、服務器運行不正常等情況下也能調到檔案信息。全區檔案利用網上查詢率達到100%。另外，還加強資料編研，促進成果轉化。每年完成歸檔工作任務后，均根據檔案內容進行大事記、全宗指南、人事任免、機構沿革、表彰獎勵等基礎資料匯編。同時，還對檔案資料進行研究挖掘、二次匯編，形成了《大事記匯編》《組織機構沿革》《檔案工作總結匯編》《發文匯編》等多種深度匯編成果，為全區經濟和社會發展提供了針對性的資料參考。檔案數據開放獲取是信息時代檔案服務的工作核心和創新前提，我區通過積極參與制定數據開放政策、優先開放部分結構化數據、有效維護數據的真實完整，使現有檔案服務表現出開放化、自動化和個性化的新時代特征。數據價值的聚合為檔案管理開拓出前所未有的服務空間，這就要求檔案管理必須要綜合應用云計算、大數據、物聯網和移動互聯網等新興技術，構建檔案創新服務技術生態圈，以實現開放共享、信息增值和知識化輸出等創新服務，更好地滿足檔案利用需求。實現檔案服務的交互定制，搭建檔案信息服務交互定制平臺，加快服務上線的速度、拓展服務上線的廣度、挖掘服務上線的深度，從而為檔案管理服務于更廣闊的用戶市場提供可能。同時，還要進行互動反饋，公開檔案信息服務產品開發流程，及時對各個線上服務環節和數據產品進行優化和迭代，最終實現以極低的成本同時為海量的用戶市場服務。

（四）注重數字檔案安全管理。如東高新區在加強檔案信息化建設的同時，把檔案信息安全放在突出位置，加強檔案信息安全保障體系建設，確保管理系統和數據的安全可靠，防止檔案信息失密、泄密和丟失。在全系統開展信息安全和信息法制教育，提高全員檔案信息安全意識。檔案室嚴格遵守國家《檔案法》《計算機信息系統保密管理暫行規定》等相關法規，逐步完善檔案信息安全管理體制，落實信息安全責任制度，加強對系統管理員、檔案管理員的培訓、管理，采取脫機備份等有效措施，加強數據庫管理，確保檔案信息系統的安全。

三、結語

綜上所述，檔案管理數字化、信息化建設是大勢所趨，基層機關單位管理層要高度重視檔案管理數字化建設，及時轉變檔案管理理念，圍繞檔案信息資源建設核心，加快檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化建設，以更好地發揮檔案管理服務基層建設與決策的作用。

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