數(shù)字化檔案在教師培訓管理中的應用

楊尚萍

摘 要：時代的發(fā)展讓教師的培訓越來越多，讓教師培訓檔案數(shù)字化、規(guī)范化是各級教育行政管理部門的一項重大任務。借助現(xiàn)代化的信息手段，讓紙質(zhì)的檔案變成電子檔案，既方便查閱，又提高了工作效率。

關鍵詞：數(shù)字化檔案 教師培訓檔案

時代的發(fā)展，知識的不斷更新，對教師的要求越來越高，教師必須不斷參加各種層次的培訓來提高自己，《教育部關于大力加強中小學教師培訓工作的意見》和《教育部關于深化中小學教師培訓模式改革全面提升培訓質(zhì)量的指導意見》相繼出臺后，教師培訓機構(gòu)的工作也越來越多。數(shù)據(jù)表明培訓工作力度之大，節(jié)奏之快，數(shù)量之多，面對這樣的情況，教師培訓檔案只有規(guī)范數(shù)字化管理才能適應新時期的發(fā)展。

一、檔案信息技術助力教師培訓

檔案是人們在社會活動中形成并保存起來以備查考的文件，需要通過查閱檔案記錄，了解歷史、制定計劃、處理公務，使決策更科學，辦事更高效。沒有檔案記錄，任何組織都難以保證其決策、管理上的連續(xù)性、科學性。檔案為工作開展提供可靠憑據(jù)，起著重要的參謀助手作用。

信息技術的迅速發(fā)展為廣泛應用促使檔案數(shù)字化建設提供了方便，檔案數(shù)字化，一般是通過一定的技術手段，將存儲在傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形態(tài)存在的、計算機可識別和處理的信息，并加以存儲、組織、檢索和維護的過程。“檔案信息數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫。

所以，教師培訓檔案采用檔案數(shù)字化管理，既可以有效地避免紙質(zhì)檔案資料因數(shù)量過多、存放時間較長、翻閱次數(shù)過多而產(chǎn)生的資料丟失或破損問題，又使檔案查找方便，提高了檔案的利用價值。

二、數(shù)字化檔案管理實踐

（一）原始紙質(zhì)檔案是基礎

教師培訓檔案作為教師繼續(xù)教育行為軌跡的完整原始記錄，其內(nèi)容涉及多樣，而數(shù)字化管理的基礎在于收集整理原始紙質(zhì)材料。

培訓檔案材料涉及培訓方案、課程安排、理論與實踐培訓分組活動、學員參加培訓記錄、培訓考試內(nèi)容及成績記錄、學員論文、學員學習證書號及驗印表、培訓總結(jié)、學員對培訓的評價反饋等眾多內(nèi)容，需要按培訓類別一一組卷裝訂成集。在收集整理階段本著檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性的要求，務求在組卷時，既要留存具有價值的部分，又要剔除一些重復性的材料，這樣既提高了檔案的質(zhì)量，又便于數(shù)字化后的查考利用。

（二）掃描轉(zhuǎn)換數(shù)字是主體

全部文件（包括 WORD、EXCEL、照片等）的掃描轉(zhuǎn)換為 PDF 文件，經(jīng)過數(shù)字化處理，分門別類制作成電子檔案，同時編制查找目錄，也成為教師培訓檔案的原始依據(jù)。

一份完整的教師培訓檔案收集時的形式可能是紙質(zhì)的一份份材料，也可能是 WORD 格式的通知、EXCEL 格式的學員名冊、PPT 格式的培訓內(nèi)容、JPEG 格式的學員畢業(yè)合影、網(wǎng)頁形式的大型培訓班活動報道的電子材料等，再加上從省師訓平臺上下載的參訓教師評教反饋的統(tǒng)計表截圖等。這些還僅僅是未經(jīng)處理的電子材料，不能稱之為檔案，還不能組成一個電子檔案。那么首先，就要將這些不同形式的材料刪選，選取有存檔價值的電子檔案，將其轉(zhuǎn)化成不可更改的 PDF 形式，合成一個電子檔案，保證了原始性。其次，要將電子檔案中涉及的培訓學科、培訓人員以卷內(nèi)目錄的形式呈現(xiàn)，這樣便于后期的查找。再次，將其中涉及的照片單獨列出，形成電子照片檔案，為今后制作教育培訓展提供服務。這樣形成的教師培訓檔案數(shù)字化的表達方式，即電子檔案，納入數(shù)據(jù)庫，與紙質(zhì)檔案形成“雙套”存在，為今后提高查閱和利用價值創(chuàng)造有利條件。

（三）拷貝備份維護是保障

為了避免電子檔案保存發(fā)生意外，我們將電子檔案刻錄光盤備份在檔案室數(shù)據(jù)庫，并隨時檢查維護，定期對載體及其軟硬件環(huán)境進行檢測，根據(jù)需要，做好相應的數(shù)據(jù)遷移、轉(zhuǎn)換工作，這樣保證了檔案的長期保存，確保自身檔案的完整性，也為提供目錄和相關全文查閱服務，實現(xiàn)數(shù)字檔案的全文檢索打好了基礎。

（四）檔案利用便捷是責任

要提高檔案利用價值，當然就要提供便捷的服務，這就是責任所在。根據(jù)上級行政部門要求，培訓學分作為教師資格定期注冊、教師考核和職務（職稱）聘任的重要依據(jù)，而檔案的數(shù)字化管理，查閱和利用教師培訓檔案，這就顯得更為便捷。因為教師培訓檔案數(shù)字化管理能讓檔案管理員快速地通過系統(tǒng)，輸入教師名字或者培訓學科名稱，直接查找到該教師或培訓學科的具體情況，并且通過導出 PDF 或輸出打印，蓋上公章，一次完成查閱，這個快速查閱的基礎，就是憑借了完整完善的數(shù)字化管理，使檔案利用更為便捷、更有價值。

檔案室不斷完善檔案數(shù)字規(guī)范化管理，使教師培訓檔案所反映的每項培訓的具體情況，不僅為教育行政部門決策提供了參考價值，為培訓機構(gòu)工作的開展與改進提供依據(jù)，還為教師的成長等提供了幫助，增加了利用廣度。教師培訓檔案數(shù)字化管理還剛起步，不少工作還需要我們不斷改進，只要我們不斷學習、不斷思考，定能在新時代讓檔案發(fā)揮更大的作用。