大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理信息化分析

摘 要：大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，雖然和傳統(tǒng)的檔案管理形式相比，信息化管理更具有優(yōu)勢，但是在實際工作中，檔案管理工作人員專業(yè)性不強(qiáng)，檔案管理分塊化等問題，影響著檔案管理信息化的發(fā)展，本文通過對分析其中的問題，總結(jié)出幾點改進(jìn)措施，僅供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；信息化

引言：檔案作為記錄社會發(fā)展的媒介，記載人類進(jìn)程中各領(lǐng)域的活動，通常是以紙為載體。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化內(nèi)容的承載需求。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理信息化已經(jīng)成為必然趨勢，其對社會建設(shè)和市場的發(fā)展都有促進(jìn)作用。檔案管理人員要利用信息化管理，提升檔案的管理效率。

一.大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理信息化的問題

（一）工作人員專業(yè)技能不強(qiáng)

大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理的信息化和數(shù)字化是發(fā)展的主要趨勢，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理技能，重點還要提升計算機(jī)使用能力，針對檔案的收集、分析和分類等方面的技能要特別培養(yǎng)[1]。但是在實際工作中，很多的檔案管理人員對計算機(jī)操作不熟悉，對信息處理和系統(tǒng)建設(shè)方面十分薄弱，雖然計算機(jī)信息技術(shù)為檔案管理提供多樣化的方式，但是相關(guān)人員的操作能力也需要進(jìn)一步提升。

（二）檔案管理分塊化嚴(yán)重

雖然很多地區(qū)、企業(yè)均建立了檔案管理部門，但是相關(guān)的檔案管理分塊化嚴(yán)重，實際管理中缺少針對性與全面性。例如，城鄉(xiāng)住房建設(shè)局雖然建立了檔案管理部門，但其根據(jù)不同的工作內(nèi)容，分別由房地產(chǎn)管理局等相關(guān)部門負(fù)責(zé)。部分地區(qū)直接在行政主管機(jī)構(gòu)下建立檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案管理，其中包括教育局檔案，建設(shè)局檔案等。這種管理方式分散，統(tǒng)一性不強(qiáng)。此外，時至今日，針對檔案管理還沒有出臺相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，不同地區(qū)、單位對檔案管理的管理方式和管理標(biāo)準(zhǔn)大不相同，不利于部門之間的信息溝通，很難實現(xiàn)資料共享，不利于檔案管理的優(yōu)化。

（三）檔案管理信息化的安全問題

檔案管理信息化主要是指利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行儲存、收集等，但實踐中，網(wǎng)絡(luò)安全性是值得關(guān)注的問題。信息化檔案的建設(shè)過程中，一旦發(fā)生黑客攻擊，會對檔案的管理造成嚴(yán)重影響?，F(xiàn)如今，檔案管理人員對檔案管理中安全風(fēng)險認(rèn)識不足，存在較大的安全隱患。

二.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理信息化分析

（一）提升員工的專業(yè)技能

大數(shù)據(jù)背景下對檔案管理人員提出了一系列新的要求，不僅要求其不斷提升自身的檔案管理技術(shù)，還要熟練掌握計算機(jī)信息技術(shù)和增強(qiáng)操作能力。第一，提升檔案管理人員對大數(shù)據(jù)的認(rèn)識和信息化管理檔案的重視程度，使其意識到計算機(jī)信息化管理檔案的重要作用，幫助員工轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，運用新技術(shù)提升檔案管理效率，增強(qiáng)員工自主學(xué)習(xí)能力，增強(qiáng)信息化管理的技能。此外，將檔案管理人員的計算機(jī)操作能力、信息化管理能力、計算機(jī)信息收集和處理的能力等，設(shè)置到績效考核范圍中，激勵員工提升新科技學(xué)習(xí)的積極性。第二，檔案管理企業(yè)要為員工定期提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會，使員工及時學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)相關(guān)的知識和具體操作流程，充分了解計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，另外，為優(yōu)秀的員工提供外出交流學(xué)習(xí)的機(jī)會，對其他企業(yè)的檔案管理信息化管理方面進(jìn)行學(xué)習(xí)和借鑒，提升自身管理水平。

（二）提升城建檔案管理的規(guī)范

大數(shù)據(jù)時代的到來，為檔案管理提供了便捷的手段，為了提升不同地區(qū)之間的檔案信息傳遞和共享，需要對檔案管理進(jìn)行完善，提供規(guī)范化的管理。各地區(qū)檔案管理部門在進(jìn)行城建檔案管理時，要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，在本地政府的統(tǒng)一指導(dǎo)下進(jìn)行。雖然身處不同地區(qū)的檔案管理部門，但是需要采取相同的管理標(biāo)準(zhǔn)，不能隨意更改管理標(biāo)準(zhǔn)。除此之外，檔案管理部門需要建立檔案管理平臺，各地區(qū)通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行溝通，其他企業(yè)通過該平臺提交證明材料和審批文件，由相關(guān)部門進(jìn)行審批，減少工作人員工作量，增強(qiáng)檔案管理的準(zhǔn)確性，提升檔案管理的效率。

（三）完善檔案管理安全管理制度

檔案管理信息化的安全管理制度是提升檔案管理安全的基本保障。具體從以下幾方面進(jìn)行分析：第一，檔案管理人員對電子文檔和網(wǎng)絡(luò)軟件進(jìn)行使用時，要保證其具有可靠性和完整性，在檔案管理時，要安全性強(qiáng)的操作系統(tǒng)，保證電子文件的長久性、真實性和有效性。為了提升網(wǎng)絡(luò)信息的安全性，可運用計算機(jī)信息庫中自動備份、病毒檢測的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、加密保護(hù)和查閱權(quán)限等先進(jìn)的安全保護(hù)制度。第二，盡快完善檔案管理信息化的法治建設(shè)，相關(guān)部門及時推出適合的法律法規(guī)，并結(jié)合具體的情況，及時作出調(diào)整與改進(jìn)，充分提升網(wǎng)絡(luò)信息化的安全水平，為檔案管理信息化奠定堅實的法律基礎(chǔ)[2]。

結(jié)論：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢，可以有效的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。但信息化管理工作中存在不足，實踐中應(yīng)采取有效策略，通過提升員工的專業(yè)技能、提升檔案管理的規(guī)范性和完善檔案管理安全管理制度，促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展，使其實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]任南竹.大數(shù)據(jù)時代下的高校人事檔案管理信息化建設(shè)探討[J].勞動保障世界，2017（03）：51+53.

[2]馮興蘭.淺談大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理信息化[J].菏澤學(xué)院學(xué)報，2016，38（03）：138-139+142.

作者簡介

李邵峰（1969-），男籍貫：湖南洞口；職稱和學(xué)歷：助理會計師，大專學(xué)歷；研究方向或?qū)I(yè)：醫(yī)院檔案管理。

（作者單位：洞口縣山門鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院）