基于體制改革的國家檔案館館藏資源優化配置研究

文·馬湘杰

檔案資源是制約檔案事業發展的“瓶頸”性因素，國家檔案資源建設是實現檔案事業可持續發展的基礎。國家綜合檔案館是國家檔案資源的集中地，也是國家檔案資源建設的主體。對于檔案館﹑圖書館與博物館等收藏機構來說，藏品就是資源，藏品的質量﹑種類以及規模決定著收藏機構之間的社會競爭力，藏品的質量高﹑種類多﹑規模大，對公眾的吸引力和社會影響力就會越大。[1]信息資源從性質和范圍上劃分還可以分為公共信息資源和私人信息資源， 檔案館保存的主要是政府機構產生的公共信息資源。“公共信息資源是以公共利益為價值取向的資源類型”。[2]

檔案館館藏資源建設正逐漸以社會需求為導向，以豐富的館藏資源為基礎，同時特里·庫克在文獻[3]中指出“檔案工作者由實體保管員向知識提供者的過渡，正是檔案界為應答電子時代的挑戰，由保管時代向后保管時代過渡的要求。”檔案館館藏資源利用的價值得以體現，這也是符合體制改革下檔案事業發展方向的。

一、我國檔案管理體制改革發展現狀

檔案管理體制是檔案工作中的領導隸屬關系﹑組織機構設置以及管理權限劃分等方面的體系和制度。我國自1954年設立國家檔案局之后，多年來，經過多次領導體制調整和機構改革，逐步形成了具有中國特色的集中式檔案管理體制。改革開放以來，我國逐步由計劃經濟向社會主義市場經濟轉變，這一轉型對我國的政治﹑經濟﹑文化等各領域都產生了深遠而積極的影響，也導致了我國各行各業的調整與變革。作為國家行政管理體制的重要組成部分，檔案管理體制也發生了深刻的變化。新中國成立以后，黨和國家對檔案工作十分重視，先后多次對我國檔案管理體制進行調整，而每一次的調整，都對我國檔案事業的發展產生深遠而積極的影響。[4]

我國檔案管理體制及其改革中存在的問題，檔案管理體制自身的不足，從我國的檔案管理體制建立之初，就存在缺乏公共服務理念﹑條塊分割問題﹑缺乏統一管理等弱點。孟曉華[5]從體制改革的角度出發，進一步分析我國檔案管理體制形成發展的歷程﹑根源以及體制改革中存在的問題，進而提出我國檔案管理體制改革的設想。她認為我國檔案管理體制改革應向市場化﹑法制化方向發展，并提出加強對私人檔案管理的建議。羅軍﹑毛納[6]認為我國檔案管理體制改革應當在國家行政體制改革和文化體制改革的框架內基于檔案資源體系和檔案利用體系進行局部的改良或總體框架的重構。綜上所述，目前國內關于我國檔案管理體制的研究，主要集中在研究我國現行檔案管理體制的演進﹑改革歷程，對檔案管理體制中的領導體制﹑機構設置等問題進行探討，分析現行體制自身的不足與缺陷。

圖1 關鍵詞共現網絡

表1 部分關鍵詞統計

二、檔案館館藏資源配置研究與實踐現狀

（一）描述性統計分析

詞頻是指所分析的文檔中詞語出現的次數。詞頻分析方法就是在文獻信息中提取能夠表達文獻核心內容的關鍵詞或主題詞頻次的高低分布，來研究該領域發展動向和研究熱點的方法。[7]共詞分析的基本原理是對一組詞兩兩統計他們在同一文獻中出現的次數，通過這種次數來測度他們之間的親疏關系。而關鍵詞的共現分析就是對數據集中作者提供的關鍵詞的分析。

CiteSpace軟件是由美國Drexel大學華人學者陳超美博士基于JAVA程序語言開發的一款適用多元化﹑分時﹑動態復雜網絡分析的可視化分析工具。筆者在中國知網以“檔案館館藏資源”為檢索式，共檢索到243篇相關文獻，利用CiteSpace選擇分析時間為1991-2017年，時間切片為1年，Top N閾值為50，得到的關鍵詞共現網絡如圖1所示，根據此圖譜整理出的關鍵詞詞頻如表1所示。

結合CiteSpace分析結果，我們可以看出目前與檔案館館藏資源的相關研究主要還集中在公共檔案館﹑文化機構﹑信息資源建設等領域。結合體制改革的館藏資源相關研究還沒有出現，但有不少學者對于中國檔案體制改革的研究和檔案館藏資源的研究分別展開取得了不錯的理論成果。

針對檔案館藏資源的相關研究熱點，本文結合CiteSpace提供的“timezone”視圖，“timezone”視圖從時間維度上來表示知識演進的視圖，它可以清晰的表現出文獻的更新與相互影響，因此本文利用此視圖來展示主題的時序分布，以揭示主題的發展規律。

圖2 timezone視圖

（二）檔案館藏資源發展

檔案信息資源是我國國家信息資源的重要組成部分，我們必須對其進行合理配置，以保證檔案的齊全﹑完整和安全，改善檔案信息資源結構，使各類檔案信息得以綜合起來發揮最大效用，從而有利于提高檔案工作的效率，增強檔案部門開發利用檔案信息資源的能力，減少檔案信息資源流通中的障礙，有助于檔案價值的實現和轉化。[8]

建國初期，陸續出臺的若干檔案工作法規將“檔案”定位為“國家檔案”“黨政檔案”，將檔案館定位于黨和政府的附屬機構，而不是公共性事業機構。基于這一定位，檔案工作者普遍認為檔案是黨和國家行政管理活動的伴生物，主要為黨的事務和國家行政事務服務。這種傳統的“國家檔案觀”成為檔案館面向社會﹑親近公眾﹑貼近生活的一大思想障礙，使得黨政機關之外的其他組織和個人的檔案不被認可﹑不受重視，普通民眾更是難以步入檔案館的大門。[9]

長期以來，由于受“國家檔案觀”的影響，我國檔案館館藏結構單一，幾乎是清一色的“紅頭文件”。館藏結構不合理使得綜合檔案館名不副實，實際上成為了黨政機關的內部檔案庫。現行“集中統一﹑條塊結合”的管理體制，一方面體現了我國檔案行政管理部門﹑各級檔案館﹑機關團體和企事業單位的主體地位，另一方面將“條”的從屬關系和“塊”的管理模式相結合，強調各級機關隸屬關系及行政區劃界限。

近年來，我國經濟的快速發展給檔案事業帶來了歷史性的機遇與挑戰，檔案界也開始重新思考國家綜合檔案館的社會定位與未來發展方向，建成更加開放﹑服務功能更加完善的公共檔案館成為了各級國家綜合檔案館的發展目標。[10]

三、檔案館館藏資源優化及利用

檔案館館藏資源整合的最終目的是為公眾提供利用服務，進而實現檔案資源的價值。[11]在館藏資源優化配置中應該遵循以下幾個原則：

（一）科學性原則

每個檔案館的館藏資源建設，都要以適合于本館用戶需求為出發點，因此必須以科學的態度，對本館的館藏及用戶進行調查，并以此為根據，決定本館的資源配置原則，包括多種載體并存情況下信息資源的采集標準﹑資金分配方案，及與其他信息機構之間的資源共享與分工合作等。

（二）特色性原則

充分調動群眾參與度，打造檔案館特色文化產品。檔案館收集社會檔案資源較為困難，檔案資源具有分散性，另一個方面有限的工作人員和社會中與日俱增的珍貴檔案及公眾的多樣性需求之間的不平衡。面對這種情況，檔案館可以鼓勵市民的“檔案行為”，即讓市民融入檔案館文化產品建設中，建設具有本地資源特色的檔案資源，同時拉近檔案館與公眾之間的距離。

（三）合適性原則

目前數字檔案的保管模式主要有雙軌制保管﹑異地異質并行保管﹑分工合作保管三種保管模式。數字檔案保管要在綜合考慮人力﹑物力﹑財力等因素基礎上，針對數字檔案的不同特征和用途，合理的選擇數字檔案的保管模式，有利于充分發揮數字檔案的利用價值，獲取最大的社會效益。

在館藏資源利用層面，作為服務主體的檔案工作者由實體保管員向知識提供者的過渡，正是檔案界為應答電子時代的挑戰，由保管時代向后保管時代過渡的要求。傳統的檔案館館藏資源利用，主要由檔案工作者被動地接收利用者的利用需求，并向用戶提供檔案實體。向知識提供者過渡則要求我們關注的對象不僅包括檔案實體對象，更應該關注檔案本身蘊藏的信息以及更深層次的隱性知識。[12]吳寶康教授在《當代我國檔案工作的重要文獻》中曾指出：“檔案必須利用，通過利用來發揮其作用為社會服務并同社會的政治﹑經濟﹑科學﹑教育等方面緊密聯系起來，實現檔案自身的社會價值。”[13]為了搞好館藏資源利用，檔案館工作者亟需變被動為主動，將靜態的檔案信息上升為動態的檔案知識，為社會用戶提供更深層次的檔案資源。

四、檔案館館藏資源優化配置建議

對于我國的體制改革下檔案館館藏資源優化配置有以下幾點建議：

（一）理清黨政職能

我國檔案館保管的檔案資源主要來源于黨政機關。我國檔案事業管理體制改革的主要思路之一就是要明確恰當的領導關系，要逐漸改變目前各地檔案部門有的歸黨委﹑有的歸政府﹑有的是雙重領導的模糊不清的局面，要做到分清黨的政治領導職能和政府的行政管理職能。

我國檔案事業管理體制的改革也應當將這種國家——社會的關系模式建立在國家權力對民眾生活滲透的前提下，通過政府的宏觀監督管理和社會組織的自我管理之間的互制，拓寬服務層面和豐富館藏結構，從而得到各方面對檔案工作更多的重視﹑關心與支持，使得檔案機構設置更加合理化﹑科學化，使檔案管理權限更加職責分明，也使更多的普通民眾能夠走進檔案館的大門。

（二）轉變行政職能

行政職能是國家職能的具體執行和體現，是行政機關在依法對國家政治﹑經濟和社會公共事務進行管理時應承擔的職責和所具有的功能。與此同時其他國家職能的實現程度又受到行政職能發揮程度的影響和制約。政府行政管理的基本職能可以概括為政治﹑經濟﹑社會﹑文化四個方面。這些職能集中體現了政府在國家社會生活中的主要作用以及行政管理的基本內容和范圍。

（三）緊扣社會需求，加強檔案資源的整合

國家綜合檔案館收集和保存檔案，目的是為了滿足社會對檔案的需求，為社會服務。所謂“需求”，既包括機關﹑團體和企事業單位的需求，也包括各種社會組織和個人為學習研究﹑宣傳教育﹑權益維護和休閑娛樂而需求；既包括當前的﹑現實的需求，也包括長遠的﹑潛在的需求。[14]在經濟社會日益多元化的今天，檔案的社會需求也日益呈現多元化趨勢。國家綜合檔案館要以社會需求為導向，更好地滿足社會的需要，特別是滿足社會公眾的文化需求﹑維權需求和日常生活需求為目標。

（四）降低成本，做到效益最大化

信息資源配置成本可分為信息資源的存量成本和增量成本。存量配置成本指的是早已完成配置過程的信息資源體系分布所耗費的社會財富及保持現有信息資源結構所耗費的社會財富總和；增量配置成本指增加信息資源配置時所耗費的社會財富。由此，通過控制成本優化館藏，應從減少存量成本和增量成本兩個角度入手，減少存量成本的做法是改進館藏檔案的定期鑒定制度，將失去價值的檔案剔除，從而節省出有限的空間供其它檔案存儲之用；減少增量成本則可通過完善“歸檔”和開展進館檔案的優選和鑒定工作實現。

●參考文獻●

[1][10]蔣冠. 國家綜合檔案館館藏資源建設策略探析[J].檔案資源建設，2011（5）：37-41.

[2] [9]趙愛國.試論檔案信息資源整合與檔案館館藏建設[J].檔案學通訊，2006（6）：33-36

[3][12]特里·庫克.電子文件與紙質文件觀念—后保管及后現代主義社會里信息與檔案管理中面臨的一場革命[J] .劉越男，譯.山西檔案，1997（2）.

[4]肖輝娟. 關于我國檔案管理體制改革的研究 [D].上海：華東師范大學，2010

[5]孟曉華.檔案管理體制研究[J].檔案學通訊，2003（1）：17-20

[6][11]羅軍，毛納.公共服務視角下檔案館館藏資源整合探究[J].業務探究，2016（5）25-26

[7]李杰，陳超美.科技文本[M].北京：首都經濟貿易大學出版社，2015.

[8]蔣楠. 從信息資源配置看檔案館館藏結構[J].檔案學通訊，2002（1）：29-30

[13]吳寶康.在當代我國檔案工作的重要文獻[J].檔案與建設，1996（7）.

[14]潘積仁.檔案資源建設：原則 實踐 策略[J].中國檔案，2009（7）：16-18。