我院門診藥房ePS理貨系統的改進實踐與成效

廖麗娜 王井霞 朱芳芳 陶霞 陳萬生 鄔蓉

中圖分類號 R95 文獻標志碼 A 文章編號 1001-0408（2018）07-0878-04

DOI 10.6039/j.issn.1001-0408.2018.07.04

摘 要 目的：優化電子化藥品物流系統（ePS）工作流程，提高門診藥房工作效率。方法：分析我院門診藥房在使用ePS理貨系統過程中存在的主要問題，提出相關改進措施并實踐，通過評價優化前后6個月的相關工作指標總結成效。結果：針對ePS理貨系統在使用過程中存在的理貨操作重復、盤點數據計算煩瑣、藥品效期管理方法效率低、藥品“批/效”追蹤有誤差等主要問題，我院門診藥房進行了包括優化藥品理貨流程、更改藥品追蹤流程、增加近效期藥品提醒功能等系列改進措施。系統優化改進后，縮短了發藥機補藥時間（26.32 s vs. 7.78 s，平均提高了3.38倍）和藥品盤點時間[（165.50±5.75） s vs. （146.70±4.54） s，平均縮短了11.36%]，實現了藥品“批/效”等信息的精準追溯，提高了藥品管理水平[藥品效期管理時間（58.00±1.88） s vs. （18.00±1.23） s，平均縮短了68.97%]。結論：我院對 ePS理貨系統進行優化后，提高了藥師的工作效率，保證了藥品“批/效”追溯準確性。

關鍵詞 電子化藥品物流系統；理貨系統；流程優化；藥品盤點；效期管理；信息追溯

ABSTRACT OBJECTIVE： To optimize the workflow of electronic pharmaceutical system （ePS）， and improve the work efficiency of outpatient pharmacy. METHODS： The problems about the application of ePS on tollying in outpatient pharmacy of our hospital were analyzed. The improvement measures were put forward and implemented. The effectiveness was summarized by evaluating relevant work indicators 6 months before and after optimization. RESULTS： Referring to main problems during the application of ePS on tollying as repetition of tallying drugs， complexity of stocking checking， low efficiency in the management of drug expiry date， deviation in the tracking of “batch/expiry”， a series of measures were carried out in outpatient pharmacy of our hospital， including optimizing tallying process， updating tracking process， adding the function of alerting the near-expiry drug， etc. The system optimization shortened the time of replenishment （26.32 s vs. 7.78 s， improving by 3.38 times） and stock checking [（165.50±5.75） s vs. （146.70±4.54） s， shortening by 11.36%]， realized accurate tracing of drug information “batch/expiry” and improved drug management [（58.00±1.88） s vs. （18.00±1.23） s， shortening by 68.97%]. CONCLUSIONS： The optimization of ePS on tallying in our hospital improves work efficiency of pharmacists and guarantees the accuracy of tracing drug “batch/expiry”.

KEYWORDS Electronic pharmaceutical system； Tolly system； Workflow optimization； Drug stocking； Expiry data management； Information tracing

電子化藥品物流系統（Electronic pharmaceutical system，ePS）是基于電子化管理和條碼掃描等現代化技術建立的藥品物流管理系統[1]，通過互聯網、掌上電腦（Personal digital assistant，PDA）、無線網絡和二維條碼等自動化應用設備，全程對藥品的采購、運輸、驗收、存儲、入庫和出庫進行科學管理[2]。我院于2014年與格銀集團合作開發了一套適合醫院應用的ePS[3]，通過實施ePS供應鏈系統、ePS移動藥房和ePS理貨系統（以下簡稱理貨系統）對院內藥品的流通實行了全程監控：其中，ePS供應鏈系統完成醫院采購、供應商送貨與醫院驗收入庫工作；ePS移動藥房完成醫院內部即中心藥庫與各二級庫之間的藥品流通；而理貨系統主要規范藥品從藥師到患者手中的環節，即通過PDA理貨操作記錄調配區藥品批號及患者領用藥品的批號與效期，實現“批/效”（批號/效期）追蹤。此套系統的應用顯著提高了醫院藥學部門藥品流通的準確性和工作效率，實現了藥品批號效期與患者的雙向追溯。

理貨系統的應用是門診藥房工作中的一個重點，其工作流程設計的合理性直接關系到藥品的批號、效期和患者用藥信息雙向追溯的實現，主要功能包括理貨提醒、倉位提示和盤點等。在我院實際應用中，發現此系統在藥品理貨業務、藥品信息追蹤業務和盤點業務方面存在缺陷。因此，從2015年4月-2016年5月，我院藥師逐步對理貨系統中相關部分的流程及功能進行了完善，提高了藥師的工作效率，保證了藥品“批/效”追溯的準確性，為醫院藥品的現代化管理提供了一定參考。筆者在本文中即對此系統的優化改進過程進行介紹，以期為同行提供借鑒。

1 原理貨系統存在的缺陷

1.1 理貨流程及缺陷

我院門診藥房藥品存儲區包括3個部分：門診藥房二級庫、人工調配區和自動發藥機調配區。理貨流程為：藥品按照其存放位置分專人管理，其中人工調配區的每排貨架由2名藥師負責，每臺自動發藥機由1名藥師負責。藥師根據調配區貨架上每種藥品的擺放空間在理貨系統中設定一個存儲上限，根據藥品使用情況設定一個存儲下限，當貨架上的藥品數量低于設定的下限時，理貨系統通過PDA提醒藥師加藥，藥師根據提示的藥品品種、數量、批號、效期、倉位信息，經掃描核對后對調配區藥品進行補貨。

理貨流程弊端主要體現在自動發藥機調配區。自動發藥機內藥品品種數占我院總品種數的65%以上，由發藥機發藥的處方占門診總處方的70%以上，品種多、用量大。在對發藥機中的藥品進行補藥時，藥師必須按照PDA理貨提醒，首先在PDA的理貨界面上進行一次藥品補藥的數據操作，然后將藥品擺放到自動發藥機待補藥品存放區。由于自動發藥機自身有補藥提醒功能，其也會根據發藥機內藥品實際的存量實時更新所需補藥的數量信息。為了保證發藥機內藥品信息追蹤的準確性，藥師就需要根據PDA提供的信息對自動發藥機的補藥提醒界面顯示的信息進行核對與數據修改，然后才可進行一次補藥操作，這樣就導致自動發藥機的工作人員補藥流程重復且煩瑣，不但增加了藥師的工作量，同時還影響了自動發藥機的補藥速度。

1.2 信息追蹤流程及缺陷

門診藥房原患者用藥信息追蹤的工作流程為：當患者刷卡取藥時，醫院信息系統（HIS）記錄患者取藥的處方信息，并將處方信息傳送給理貨系統，理貨系統根據處方藥品信息匹配相對應的調配區倉位，按照藥品“先上架先出”原則扣減相對應倉位的藥品庫存數，并記錄處方的藥品 “批/效”和數量，同時更新調配區藥品“批/效”和數量，進入理貨程序。

這種流程存在的缺陷主要包括：（1）我院藥品調配模式包括實時和預配2種模式。其中實時模式是指患者繳費成功后，持診療卡至取藥窗口刷卡，由發藥機根據患者處方信息實時調配藥品，然后患者取藥；預配模式是指患者繳費成功后，后臺調配藥師打印處方清單并根據處方清單信息事先調配好藥品，放置在預調配緩存貨架上等待患者到藥房刷卡、取藥。在這2種模式中，理貨系統扣減庫存的數據更新時間點是在患者刷卡取藥的瞬間，即前臺藥師發出藥品后確認處方信息、扣減藥品庫存的瞬間。而在預配模式中，藥品調配時間早于患者實際取藥時間，并且每個患者前來取走放置在預調配緩存貨架上的藥品的時間順序是不確定的，這樣會導致調配區貨架上藥品實際情況與系統顯示的藥品情況不符，出現藥品信息追蹤混亂的現象。（2）在初期對系統中藥品進行信息維護時，藥品貨位與發藥窗口是一一對應的，即一種藥品在一個發藥窗口中只能對應一個藥品貨位中的藥品，如果某種藥品在調配時需從2個貨位取藥，則系統無法識別到底是扣減哪個貨位的庫存。例如1號發藥窗口對應A發藥機，若A發藥機內某藥品庫存不足，調配藥師會從人工調配區取藥，但是此時系統依然會將發出的藥品記錄為A發藥機內的藥品“批/效”和數量，不能記錄出自人工調配區取得的藥品的“批/效”和數量，這樣就導致發出藥品的“批/效”和數量被錯誤記錄。

1.3 藥品盤點功能及缺陷

藥品的效期及數量管理是藥房的主要日常工作，對藥房藥品質量的高效管理能夠減少藥品浪費和保證患者用藥安全[4-6]。我院門診藥房有840多種藥品，藥房每月采用PDA對藥品數量和效期進行盤點。原理貨系統盤點方式主要存在著以下缺陷：（1）理貨系統獨立于醫院的HIS，藥品實時扣減庫存時間點不同，其中理貨系統扣減庫存的時間點在藥品調配清單打印的時間點，HIS扣減庫存的時間點在窗口藥師確認處方發藥的時間點，導致2個系統庫存中數據無法實時保持一致，并且每月進行藥品盤點時需要將理貨系統與HIS中的藥品庫存數據人工核對，生成盤點單，增加了工作的煩瑣程度。（2）發藥機內藥品效期的管理一直是醫院藥品管理的難點，每月藥品盤點時需藥師將發藥機內藥品全部下架，逐盒查看有效期，因此，每次盤點時不僅工作量大、時間過長，而且誤差率高。

2 優化改進與實施成效

2.1 優化理貨流程，縮短發藥機補藥時間

2.1.1 優化改進 針對原流程的弊端，我院對理貨系統進行優化改進，將藥品理貨模式分為2種：人工調配理貨模式和自動發藥機理貨模式。其中人工調配理貨模式仍采用原有方式，而對發藥機理貨模式進行了流程的優化。優化后的操作步驟為：當自動發藥機補藥系統進行提醒補藥時，藥師在補藥界面選中待補藥品信息，自動發藥機自動獲取理貨系統提供的二級庫藥品“批/效”和數量信息，藥師在顯示的彈框界面選擇相對應藥品“批/效”進行補藥，更新發藥機內藥品“批/效”和數量，此時理貨系統通過系統庫存交換接口讀取自動發藥機系統的補藥信息，扣減二級庫相應藥品庫存并更新。這種理貨模式實現了自動發藥機系統與理貨系統的無縫對接，簡化了自動發藥機的藥品理貨操作步驟，準確記錄每個軌道藥品的補藥時間、數量和“批/效”等信息。改進后的發藥機系統上補藥界面示例見圖1。

2.1.2 成效 隨機抽取發藥機內的某種藥品，記錄對其進行40次補藥操作所花費的時間（補藥操作所花費的時間計算方式是以藥品提醒、準備補藥操作為計時起點，至在發藥機補藥界面選中并確認補藥信息為計時截止點），比較理貨流程優化前后工作時間的變化。數據采用SPSS 17.0統計分析軟件處理，計量資料數據用x±s表示，采用t檢驗，P<0.05表示差異有統計學意義。結果，理貨流程的優化，使補藥平均時間由優化前的26.32 s降到7.78 s（P<0.01），使藥師的補藥效率提高了3.38倍，顯著縮短了自動發藥機藥品補藥時間。

2.2 再造用藥信息追蹤流程，實現藥品信息精準追溯

針對原流程的弊端，我院對理貨系統的藥品信息追蹤模式進行了優化。優化后的信息追蹤模式為：患者繳費成功后，藥品處方信息傳送至自動發藥機系統，自動發藥機系統識別處方信息并按照窗口患者取藥人數多少對處方進行窗口分流；調配藥師在后臺打印出藥品調配清單時，自動發藥機系統按照藥品存放位置將處方信息中的藥品分成從機器內調配的“機內藥品”和從人工調配區調配的“機外藥品”。其中“機內藥品”按照自動發藥機內每個藥品加入軌道的時間先后順序出藥，并記錄所出藥品的配藥時間、數量和“批/效”等，保證準確記錄同一藥品不同軌道的藥品“批/效”，隨后由理貨系統讀取自動發藥機記錄的出藥信息；“機外藥品”由自動發藥機系統將需機外調配的藥品信息傳輸給理貨系統，理貨系統按照調配時間先后扣減相對應貨位的藥品數量并記錄貨架上的“批/效”。這樣就解決了患者取藥時間與藥師調配藥品完成時間中的時間差，使理貨系統中顯示的藥品信息與發藥機系統中及貨架上的藥品實際情況信息一致，保證藥品信息追溯精準性，實現藥品信息與患者信息的雙向追蹤。藥品“批/效”與患者信息追蹤界面示例見圖2。

2.3 優化藥品盤點功能，完善藥品管理

2.3.1 優化改進 完善藥品盤點功能，新增理貨系統盤點時實時同步獲取HIS庫存數據的功能，直接計算出藥品盈虧數據，生成藥品盤點單；在藥品盤點界面增加近效期（小于6個月）藥品提醒功能，在每月盤點藥品時，按照藥品倉位對近效期藥品標黃警示，無需在每月盤點時將自動發藥機內藥品全部下架，逐盒查看有效期。近效期藥品提醒界面示例見圖3。

2.3.2 成效 盤點功能的優化，縮短了藥品盤點后的數據統計時間，加強了藥品效期的管理，提高了藥品賬物相符率，解決了以往工作中的弊端。對比2016年4月優化前后各6個月的每月門診藥房盤點用時、盤點錯誤數（即藥師對藥物盤點發現錯誤后需重新核對的個數）、近效期管理用時。結果，優化后盤點用時、近效期管理用時、盤點錯誤數顯著低于優化前，差異具有統計學意義（P<0.01），盤點功能優化前后的相關指標比較見表1。

3 討論

我院通過對門診藥房理貨系統的優化，顯著提升了藥品信息的管理效率，有效提高了藥房的信息管理質量。經過長達30個月的使用及不斷改進完善，目前我院門診藥房藥品已實現全面信息化監管，管理模式更加科學、規范、準確、精細。通過應用ePS，藥師的工作量得以減輕，工作效率得以提升，從整體上降低了醫院的管理成本，初步達到了保證臨床用藥質量、減少醫療糾紛和全面提高醫療質量的目的。當前，越來越多的醫院對藥品質量的管理提出了信息可追溯的要求，隨著ePS的應用和實施，藥品流通市場附加值會大大提高，當藥品發生公共事件時，可以快速進行應急處置，為藥品的召回/退回提供重要的依據[7-8]，同時又可避免造成不要的恐慌。

我院在應用ePS后明顯提升了藥房藥品信息管理水平，但在對藥品進行信息追蹤系統的過程中，目前仍存在亟待解決的問題。由于其操作的精細化和目前發藥機仍存在的多出藥、少出藥等問題[9-10]，要求藥師完全遵守ePS操作規則進行操作，才能保證信息的追蹤準確性。由于參與者認識問題的不同，導致對工作的落實度不同，仍需要進一步提升參與者認識度，加強完善相關制度，規范操作流程的落實。我院門診藥房ePS的逐步改進及應用，將會進一步完善我院藥品信息的追溯體系，并會在藥品的流通、使用環節中發揮越來越重要的作用。

參考文獻

[ 1 ] 胡峰明.條形碼技術結合醫院信息管理系統在門診藥品調劑中的應用[J].中國現代應用藥學，2010，27（6）：562-565.

[ 2 ] 徐杰民，肖云.二維條碼技術現狀及發展前景[J].計算機與現代化，2004（12）：141-142.

[ 3 ] 鄔蓉，朱芳芳，陶霞，等.電子化藥品物流系統在門診藥房藥品全程信息化管理中的應用實踐[J].中國藥房，2015，26（16）：2244-2247.

[ 4 ] 梁高鑅，張海平.加強藥房藥品有效期和數量的管理方法研究 [J].北方藥學，2013，10（10）：150-151.

[ 5 ] 肖冬梅.藥品有效期檢查方法的改進與效果探討[J].現代診斷與治療，2014，25（22）：5144-5145.

[ 6 ] 李璐，李楠，霍紅.淺談藥品效期管理與實踐[J].哈爾濱醫藥，2012，32（4）：292-293.

[ 7 ] 趙劍鋒，王紅云，郭穎，等.我國藥品召回過程存在的問題與對策分析[J].中國藥事，2016，30（1）：50-53.

[ 8 ] 孔飛飛，譚興起，郭良君，等.醫院藥房退藥中的風險管理[J].中國藥物警戒，2011，8（2）：102-104.

[ 9 ] 陳智，蘇銀法.門診藥房快速發藥系統在使用中發現的問題分析[J].中國藥房，2015，26（4）：568-569.

[10] 孫家艷，朱靜.韋樂海茨發藥機在本院門診藥房應用的實踐與體會[J].北方藥學，2015，12（11）：125-126.

（收稿日期：2017-06-20 修回日期：2017-09-30）

（編輯：劉 萍）