基于OAIS的高校數字檔案管理平臺設計方案

張楠 孫偉

摘 要：本文通過建立基于OAIS（Open Archival Information System）的高校數字檔案管理平臺，來完成高校各類檔案的網上移交、歸檔、整理以及檔案信息的安全存儲和查詢服務。實現高校檔案的信息化管理，建立現代化的高校數字檔案館。

關鍵詞：數字化檔案；開放檔案信息系統；業務管理；信息服務

中圖分類號：TP311.52；G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2018）03-0147-03

Design Scheme of University Digital Archives Management Platform Based on OAIS

ZHANG Nan1，SUN Wei2

（1.Comprehensive Archives of Qingdao University，Qingdao 266071，China；

2.China United Network Communications Company Limited Qingdao Branch Office，Qingdao 266071，China）

Abstract：In this paper，the digital archives management platform based on OAIS（Open Archival Information System）is established to complete the transfer，archiving，collation and security storage and inquiry service of various archives in Colleges. To realize the information management of University archives and establish a modern digital archives in Universities.

Keywords：digitization archives；open archives information system；business management；information service

0 引 言

檔案工作是現代高校工作的重要組成部分之一，一流的高校應該配備一流的檔案管理。本文基于開放檔案信息系統（Open Archival Information System），建立了一套綜合性的高校數字檔案管理平臺，以實現檔案的數字化、信息化管理。該檔案平臺可以提供T級海量數據的存儲、檢索功能，在保證系統安全性、數據完整性、準確性的前提下，實現了檔案數據的采集、管理、利用的一體化和自動化，滿足了各部門在線或通過介質移交電子檔案、紙質檔案的需求。實現了各類歸檔文件的數字化存儲、移交、存檔以及方便直觀的檔案查詢服務，并利用信息發布技術為學校領導和各部門的管理、決策提供了可靠依據，達到檔案管理現代化水平。

高校數字檔案管理平臺基于OAIS，即開放檔案信息系統（Open Archival Information System），是一項旨在為基于長期保存目的的信息系統建立一個參考模型和基本概念框架，以實現信息系統中數字信息的長期保護和可存取。OAIS是由美國空間數據系統咨詢委員會（CCSDS）制定的標準，2003年最終作為ISO的標準（ISO 14721：2003）頒發[1]。高校數字檔案管理平臺以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，以高速寬帶通信網絡為技術設施，通過計算機互聯網絡有序處理和集成管理在結構各異的多種信息平臺上產生的多樣的電子文件、檔案以及其他信息來實現檔案信息資源超大規模、分布式和可擴展的跨庫共享[2]。

1 系統總體設計目標

數字檔案管理平臺以總體性、安全性、分布性、開放性和可延展性為設計原則。將高校涉及的黨群類、行政類、外事類、實物類、科研類、基建類、設備類、教學類、財會類、產品類、聲像類、出版類和人物類等十三大類檔案統一在一個平臺上進行管理，實現網上檔案信息的移交、管理、傳遞和瀏覽。為集中管理學校內部各類檔案資源打下良好的基礎，同時能夠滿足對新增檔案類型管理的擴展性需求。系統實現分布式易購數據的集成管理與資源共享，更好地完成電子文件的網絡化接收。根據相關檔案開放性的特點，提供高效、安全、便捷的網絡化查詢利用服務，并根據不同的權限得到不同的信息資料。通過建立高校數字檔案平臺，實現各種檔案信息的存儲、移交、存檔和利用，按照高校檔案標準進行數字化檔案信息的輸入、編輯、瀏覽、驗證和接收，確保數據長久保存。通過對檔案、資料、網上信息、現行文件等信息的管理和整合，充分“激活”各類館藏信息，并實現“一鍵檢索”，發揮高校檔案館作為信息資源存儲基地的作用。

2 系統功能劃分

數字檔案管理平臺可以對各學院、部門上傳的檔案信息資料進行網絡化傳輸、存儲和專業化管理，并且可以通過網絡對已存檔的信息資料進行直觀的檢索查詢，大大提高了檔案利用的質量和效率。通過平臺的實時安全監測系統監控數字化檔案資料的流轉過程，在很大程度上提高了檔案管理的安全性和保密性。系統功能如圖1所示，主要分為三大部分：檔案業務部分、信息服務網站和系統設置部分。

系統設置部分主要提供了一套系統的配置工具，可以針對不同種類的檔案管理需求和規范，配置符合要求的檔案管理系統，可配置的內容包括：系統權限的配置、檔案管理架構的配置、檔案整理規則的定制、對數據及用戶使用的維護和設置工具。系統設置部分可以通過定制實現，并能根據管理規范和制度的改變，隨時對已有配置進行靈活調整，用系統保障使用人員對規范和制度的執行，保障檔案的業務流程的有序進行。

將檔案業務和系統的設置功能分開，就可以針對不同使用者的需求，將檔案業務部分的使用和操作設置的簡單方便，使非計算機專業的人員可以輕松掌握系統，同時可以將用于專業人員的系統設置功能做成一個檔案管理平臺，為專業人員提供一個功能強大的定制工具包，這樣系統就實現了功能性和易用性地完美結合。

檔案業務管理是平臺的核心基礎功能，在此基礎上進行各個維度的延展，拓展為“信息、數據、圖像、想象、態度、價值觀以及其他社會象征性產物”，成為各種經驗的總和，由此實現知識資源的管理。在設計時要充分考慮知識資源管理的發展趨勢，因此在系統功能中更加側重于文件的收集整理和開發利用以及各種知識管理方式和結構定制工具的提供，為知識資源管理提供了技術手段。

3 系統架構

x

檔案管理系統采用SOA架構，采用Java平臺作為應用平臺。SOA架構的強大和靈活性給整個平臺建設帶來了巨大的好處。若是將檔案某部門的成分抽象出來，并將其功效以粗粒度的狀態來體現，檔案館內部或授權的某些用戶就能夠獲得這些功效，而沒必要研究后臺實現的細節。采用多層結構建立數字檔案管理平臺，系統的邏輯架構如圖2所示。

整個邏輯架構從下到上可以分為3個部分：物理層、系統軟件支撐層和應用層。物理層包括基礎網絡、服務器和存儲裝備，是全部檔案資源共享體系的根本物理平臺；系統軟件支持層包括操作系統、數據庫等，提供工具軟件、應用軟件等的運行和操作平臺；應用層是需要開發的檔案信息資源共享系統，它在邏輯上可以分為多個層，每層包含一些特定的功能模塊。

分析以上模型，從數據流和信息存儲的角度進行如下論述。數字檔案信息資源的存儲采用“檔案數據庫+全文檢索庫”的模式。檔案相關的文件信息存儲在檔案數據庫系統中，形成系統的核心存儲資源；純數字化的檔案原文和目錄信息等構成全文檢索系統的索引庫，放在全文檢索系統中。系統將關系數據庫中的目錄庫和全文檢索庫與數字檔案文件進行關聯，共享電子原文，就可以形成方便存儲、管理和利用的數字檔案存儲結構。系統通過數據采集來形成標準規范化數據，并分別存入關系型數據庫和全文檢索庫中，最終通過應用系統提供信息服務。可以使用檔案“信息服務”模塊來完成對檔案結構化數據的檢索查詢，同時也可以使用全文檢索功能對全文信息進行檢索利用。

4 數字檔案管理平臺的安全性

檔案管理系統具有多用戶、資源共享、分布式處理的特點，其安全性直接關系到檔案管理系統運行是否正常，所以建立完善的安全體系顯得尤為重要。系統的安全體系結構模型如圖4所示。

本系統由若干層軟硬件結構組成，通過對硬件基礎、網絡、操作系統、數據層幾個層次進行全面地考慮和設計，針對不同的層次特點采用了不同的安全對策，并通過驗證、訪問控制、數字加密等手段提供安全保證。由于檔案信息數據在安全性方面的嚴格要求，我們從系統登錄安全、用戶身份角色以及文件展示時的防擴散等方面進行了安全控制。用戶登錄后，系統主要從權限方面來進行保障。功能權限主要制約用戶訪問系統的廣度范圍，而數據權限則限制用戶對數據使用的深度層次。二者聯合使用，使體系權限控制加倍嚴密。該系統支持多種網絡安全技術，比如權限管理、防火墻、防病毒和安全協議等。既可以保證檔案館內部正常工作，防止外界非法侵入，又為本系統內部網的使用者提供了訪問外部信息的條件。

圖4 安全體系結構模型

5 結 論

高校數字檔案館的建立是國家數字化信息基本工程，也是高校檔案館作為社會文化設施延伸為信息服務業的有效實現形式。高校數字檔案管理平臺是現代化高校數字檔案館的重點和技術實現平臺，它是一個數字信息化合集，把高校各類檔案信息的數字化，并將存儲、管理、利用和發布等功能高度集中，最大限度地利用這些信息。這種平臺實現分布式異構數據的共同管理與信息利用共享，能夠更好地完成各類檔案文件的網上歸檔接收，大大提高了檔案工作的效率和服務質量，同時保障了檔案信息的安全性。目前，我們以數字檔案管理平臺為核心，建立現代化的高校數字檔案館，為進一步實現智慧型檔案館打下了良好的基礎。

參考文獻：

[1] 章燕華，劉霞.OAIS參考模型：數字資源長期保存的概念框架 [J].浙江檔案，2007（3）：38-42.

[2] 董海燕，任增瑤.數字檔案館建設初探 [J].檔案與建設，2014（11）：81-82.

作者簡介：張楠（1975.07-），女，漢族，山東濟南人，副研究館員，碩士研究生。研究方向：檔案管理；孫偉（1975.08-），男，漢族，山東膠州人，工程師，碩士研究生。研究方向：通信工程。