淺析人事檔案管理機制對高校人才隊伍的影響

魏娟

【摘 要】人才問題是學校各項事業發展的前提，是高校改革發展的最核心問題。所以，高校應當重點關注人才資源管理基礎工作，促進優秀人才健康成長和發揮作用，實現學校事業創新發展。高校人事檔案管理是高校人事管理工作的一部分。如何創新檔案管理機制，使其更好地發揮為高校人才隊伍服務作用是文章分析的核心所在。

【關鍵詞】人事檔案；管理機制；人才隊伍

【中圖分類號】G275 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2018）02-0297-02

1 高校人事檔案管理工作機制創新的重要性和緊迫性

通常來講，高校人事檔案工作是指人事部門根據國家政策與教育方針，實現人才的培養及干部的選拔、任用，同時建立相關檔案，詳細記錄教師、干部人員的個人經歷、政治作風、工作實績與表現等信息，從各方面反映教職工基本情況。人事檔案管理作為高校人事管理不可分割的一部分，主要工作是負責收集、歸檔、保管教職工個人職業生涯成長有關的文檔信息。中共中央、國務院針對檔案工作明確表示：檔案作為黨與國家財富之一，能夠真實再現歷史發展軌跡。檔案工作屬于專門事業，為社會主義現代化建設、歷史研究等工作奠定了基礎，不但服務于現今工作，同時能有效維護黨與國家歷史底蘊。在高校快速發展過程中，人事檔案管理工作的創新具有重要意義[1]。重點表現在以下幾個方面：一是干部選賢舉能與人盡其才；二是教師合理引進與綜合培養；三是管理者特長充分發揮等。換言之，高校人事檔案管理是否科學合理，會影響到高校人才自身潛能的開發、教學質量與整體素質水平的提高，乃至學校人員隊伍全面、穩定、長期發展的方方面面，因此必須受到高度重視。只有結合人事檔案，掌握人才各方面信息，如經歷、特長、道德素養等，才能真正熟悉并成功吸納人才。以此為前提，根據人才各方面信息進行綜合評估，實現選賢舉能、人盡其才。按照評估結果，為人才提供最合適的崗位，方可展現其價值，最終給學校建設提供助力。因此，人事檔案管理工作對于促進學校全面、穩定、長期發展而言，意義重大。

根據人事檔案管理現狀來看，高校人力資源管理存在著諸多問題，還未達到人才強校戰略規劃相關要求。結合現狀不難發現，大部分檔案管理者思想守舊，一味考慮經費投入與設施修建，事實上，檔案管理人員是檔案館的核心主體，其能力和綜合素質決定了檔案管理質量。面對新時代發展要求，高校人事檔案管理必須和自身發展緊密關聯，給社會提供更優質服務，通過強大人才資源作為后盾，培養核心競爭力，實現長期、穩定發展。所以，為解決當前面臨的種種問題，高校人事管理應當創新人事檔案管理機制，盡快融入高校綜合發展的新形勢中去。所謂管理創新，主要是以管理思想、觀念創新為起點，遵從全新思想與理念、改革檔案管理制度、優化師資結構、全面提升教師主觀能動性、為優秀人才的吸納及培養提供最理想的環境。只有注重人力資源開發與培養，探索人才特征，并根據人才特征，為高校人力資源發展提供指導意見，才能給高校發展提供更多的動力[2]。

2 高校人事檔案管理機制存在的主要問題

人才引進、科研項目及師資培訓是各高校投入最多時間與精力的工作，然而這些工作大多數都僅僅停留在諸如“拍腦袋想當然”“參考兄弟院校策略”或者“依據慣例”上，并未結合人才自身實際的情況。因此，如何發揮人事檔案數據分析在其未來發展預測方面的作用，有著極其重要的現實意義。出現上述現象的原因歸根結底在于高校人事檔案管理中機制存在許多問題，具體如下。

（1）長期以來，高校對人事檔案管理關注度過低，并不重視。從實際情況來看，大多數工作人員甚至相關領導在對高校人事檔案管理的理解上過于片面，他們認為人事檔案僅僅是一些基礎的且不能為單位創造任何收益的事務工作，例如裁剪、裝訂、保管等工作與教學科研等工作之間不存在直接關聯，僅僅是保管各類材料信息，做到保密保存，滿足查檔需求即可。正是因為這種片面的認知，導致人事檔案工作得不到關注，在崗人員亦覺得工作本身缺乏意義；相關部門對此早已習慣，在工作內容上的拓展上缺乏熱情、不主動，更談不上創新改革，也無法為學校教學、教研及人才建設提供具有參考意義的資料，檔案存在的意義得不到體現。

（2）人事檔案材料缺失問題嚴重、出現問題并未主動處理。因為缺乏足夠關注，導致人事檔案材料的收集過于被動，主要體現在歸檔制度不完善、執行懈怠、被動接收材料等方面，檔案人員幾乎不會主動索取，也不會在有任何缺失的情況下對檔案進行主動補充，更不愿做出任何改變與調整。所以，部分人事檔案始終無法補齊，缺失現象比較普遍，導致人事檔案的不完整，無法發揮其為人才隊伍提供綜合信息的作用[3]。

（3）管理效率不高，能力有限，技術相對落后。大部分高校人事檔案依然處于紙質文檔保管階段，在科技水平快速發展的今天，始終未能真正達到電子化管理水平。即便許多人事檔案室配置有電腦，但也只是為了打印檔案目錄，沒有起到其他作用，不能用其對人員資料快速查詢，也不能快速完成信息分類、匯總等工作。從整體情況來看，技術水平的普遍落后，使人事統計必須依賴人工處理模式，從而導致人力資源不合理利用，既提高資源成本，又給工作效率帶來了嚴重影響。在學校決策期間，人事信息始終未能展現應有的價值，進而使人才建設受到諸多限制。

（4）缺乏強大的人事檔案管理團隊。因為關注度較低，許多高校為節約成本，并未安排專門的檔案管理員，大部分從業者帶有兼職性質，時間與精力有限。因此，這種情況導致高校人事檔案建設始終未有起色，并帶來一系列連鎖問題。即便指派相關人員進行人事檔案管理，但專業人員較少，檔案管理知識不足，能力水平較低，對檔案管理采用“想當然”手段來實施，也難以發揮檔案信息的真正作用。因此，缺乏專業的檔案管理團隊，無論是對高校人事檔案建設，還是對發揮人事檔案管理的作用，均有百害而無一利。

3 高校人事檔案管理工作創新的指導思想和措施

為推動高校人事檔案管理事業取得更大進步，檔案工作人員必須具備開創性思維，本著嚴謹務實的態度處理各項業務，方可展現檔案管理價值[4]。高校人事檔案管理應當將人作為主體，不斷強化管理工作者自身能力與專業技能，加強管理隊伍的建設，提升管理人員的綜合素質水平，從而實現人才資源最大化的發展目標。

3.1 理念創新

規范化、科學化是檔案工作不斷走向成熟的基本前提，高校必須盡快完善人事檔案管理相關制度，比如收集、保管等制度，并確保各項工作有序進行。

3.2 堅持以人為本

高校人事檔案管理工作帶有服務性質，直接面向學校所有組織機構與教職工。檔案工作人員必須注重服務質量，給所有服務對象留下良好的工作印象，從而更好地體現崗位的意義和價值。為保證服務質量，發揮人事檔案強大作用，必須做到“以人為本”。全面、充分發揮人事檔案的作用，需要將優質服務理念始終貫徹落實在工作中，確保人事檔案能夠客觀、真實地反映各類信息。只有這樣，才能為學校各組織機構提供最準確、有效的人員信息數據。

3.3 遵循信息化發展理念，實現數字化建設

進入信息化發展時代，科技水平的發展日新月異。信息化建設不但影響人類歷史發展速度，而且給人們各方面帶來了翻天覆地的變化。隨著網絡環境日益成熟，電子文件快速發展與應用，檔案也隨之朝數字化方向不斷完善[5]。在高校人事檔案資源數字化建設過程中，必須提前完成相關規劃，遵循長期發展思路，循序漸進達成目標，促使短期、長期目標能夠充分協調，共同實現預期規劃；必須盡可能開發人事檔案的價值，根據實際需求建立強大的管理軟件，使相關信息得到有效管理與維護；尋求電子檔案創建通道，依托網絡技術，在安全的網絡環境下真正做到數據資源的快捷利用。例如，構建全國或區域聯網形式的檔案管理系統，促使人事管理工作上升至全新高度，使工作效率進一步提升，從而在各領域發揮更大作用。

3.4 科學合理地進行人力資源開發

人力資源是無形、有形資源融合的產物，也被叫做第一資源。通過對各類資源對比不難發現，人力資源具備基礎性、戰略性及決定性特征，一直以來始終占據著主導地位。在人力資源開發過程中，主要將人類智慧、知識等作為資源，經過深入挖掘與整合，全面發現、培養、使用、調劑人才，促使各方面資源發揮最大作用。人力資源開發水平與高校發展息息相關，提升人力資源的開發與利用有助于增強高校綜合實力。近些年，人才競爭已成為當今時代重要標志。高校紛紛將重心放在教師與管理團隊的建設上，人才引進的相關政策也越來越成熟。高校不僅需要吸納人才，而且肩負人才培養重任，因此，人力資源能否得到有效開發，直接決定其核心優勢能否形成。為達成人才強校戰略發展目標，高校必須注重人力資源開發工作，結合自身特征、優勢與需求，完成人力資源科學配置，給人才發展提供最理想的平臺環境。考慮到自身發展需求，高校應當有針對性地培養一批綜合實力過硬的教研人員，使他們成為創造型、傳授型等方面的中堅力量，并借此形成與眾不同的品牌形象，打開知名度，吸納更多有志之士，讓學校更具活力[6]。高校教研科技人才濟濟，在科教興國方面扮演著重要角色，而人事檔案則是人才資料“縮影”，對于人力資源開發有著重要意義。所以，高校人事檔案資源必須得到合理的開發與充分的運用，只有這樣，才能更好地發揮為各類人才服務的真正價值，進而給學校發展奠定基礎、創造條件。

參 考 文 獻

[1]吳建美.高校人事檔案管理淺議[J].江蘇開放大學學報，2006，17（6）：90-91.

[2]鄭亞輝.淺析高校人才強校戰略下的干部人事檔案管理[J].安徽科技學院學報，2013，27（5）：119-121.

[3]賴凡.論人事檔案管理在高校人才隊伍建設中的運用[J]. 辦公室業務，2014（19）：167-167.