解決“3+1”管理盲點的財務管理體系變革研究

/北京航天自動控制研究所

一、財務管理體系的工作與實踐

1.總體思路

為全面提高財務管理與服務水平,研究所財務處針對這一共性問題深入分析、思考,挖掘出排隊現象背后存在管理的無序問題,具體體現為“3+1”管理盲點:一是財務審核標準不對稱,財務人員按照領域分工審核,各自為戰,對于財務制度的理解與審核把關的尺度不一致,審核過程中主觀因素較強;二是業務人員對財務制度、政策掌握不對稱,財務制度只是掛在網上,當業務人員遇到問題時,大部分會選擇效率最高的口口相傳的方式了解規則,使不正確的規則快速傳播;三是業務與財務時間信息安排不對稱,業務與財務人員的時間信息安排不對稱,雙方都不掌握對方的時間安排,導致無法得知是否能夠進行業務辦理。導致業務人員報銷總是出現有時近乎沒有,有時排成長龍的現象;財務信息化管理不閉環,網上報銷是研究所內用戶量最大的數據媒體,所有的過程數據交互均在網報系統中進行。但是報銷業務的信息采集渠道單一(業務人員只能見面報銷),辦理業務的時間沒有管理,面向審核的任務推送沒有規則,數據開環、手工加工環節多。

因此,探索出適合財務工作的管理模式,系統解決以“排隊”問題為代表的“3+1”管理盲點,成為財務處管理工作的重點所在。立足于研究所進行實踐,以先解決內部矛盾,以內部管理提升帶動整體服務提升為理念,開展為期2年的管理體系變革工作,從組織架構、崗位分工、基礎工作方式變革、信息化手段拓展幾方面著手,系統開展管理系統建設工作。

2.實施方案

一是聚焦內部管理,打破分工格局、建設財務審核標準化。實施前后臺崗位分離,以分組管理提升財務前臺服務及后臺財務管理工作的集中性和有效性,將財務工作引入更為專業化的分工協作模式。

改變財務審核工作始終執行型號主管分工、各審核人員負責業務固化在既定的領域的工作狀態,積極構思“無差別”審核工作模式,實現審核人員能夠處理各類費用報銷業務的新工作要求。為實現這一目標,財務處于2016年2月開展審核標準化手冊編制工作,成立編寫工作小組,集合集體智慧,群策群力,整合研究所內現行財務制度、上級財務制度11項、結合ACS標準要求、日常財務業務處理過程中存在的高頻率問題214條,財務處經過5輪內部討論與修改,于6月最終形成研究所財務審核標準化操作手冊。手冊共分為3部分21項,分別為財務審核原則、財務審核要點、分類審核要點。一方面作為審核進行各類業務辦理的學習教材,另一方面為統一各審核的業務辦理把握尺度,為消除審核業務壁壘、有效提升日常報銷效率、持續提升財務服務水平打下基礎。

二是面向業務受眾,開展多層次財務交流工作。在分析員工業務辦理效率不對稱的原因時,發現員工對于財務制度與要求的理解、辦理財務業務的頻次與量級存在很大差異。財務處在明確財務服務與日常報銷問題的基礎上,以審核標準化工作為基礎,以“通俗易懂、便于操作”為宗旨,編寫財務日常應用指南作為指導員工進行日常業務報銷的指導手冊。財務處主動收集各科室的交流意向和時間安排,完成11個一線研究室的地毯式交流。在交流過程中,由最初的“我先講”,轉變為“我先聽”。通過方式的轉變,員工的提問和意見明顯上升,涉及的業務面也擴大許多,形成涉及五大類51項具體問題的匯總報告。同時,也將財務制度的重點要求帶出了財務處,走下了所OA。

三是使用信息化手段,讓財務信息、業務信息對稱、管理閉環。2016年3月,以高效、便捷、透明、信息對稱為原則,形成了以影像輸入為渠道,以時間管理為指控,以網銀入卡為輸出的一攬子“尊享VIP財務報銷三部曲”的信息化變革需求。2016年4月,初步形成了一攬子解決方案1.0。網銀入卡、影像輸入2個模塊進行適應性修改后引進上線,時間管理模塊完成開發。2016年5月～7月,完成4次相關機關協調、1次全所意見征集、1次調查問卷,形成待解決問題清單。主要問題如下:

影像采集渠道單一問題。報銷的原始憑證只能通過掃描儀進行采集,對于越來越普及的電子發票及電腦中自然生成的原始憑證(通知、結論、審批表、文件等圖像文件)還需要打印再掃描采集,增加了多余環節和無效工作量。

一方面，行政機構多項稅制改革作為國庫支付制度改革、政府收支分類改革的基礎，可以使財政資源使用效率得到很好的改善。

掃描儀設備管理問題。影像掃描儀要發揮其高效的作用就要擴大配置范圍。作為研究所儀器設備資產,其特殊用途要求只能連接網報致使其資產利用率低,同時資產歸口管理及后續維護工作量大。

保密問題。軍工科研單位的保密管理存在著嚴格的要求,大范圍配置影響掃描儀在信息化分級測評中很難通過。

多附件采集效率問題。對于特殊類型的原始憑證存在多附件一次性報銷的情況,當附件張數達到一定量時,掃描儀的效率及網上審核的謹慎性很難把握。

影像業務的審核管理問題。影像采集提交到財務處后,對其任務沒有管理規則,如任務分配、處理周期、效果統計等。

影像信息的挖掘使用問題。影像采集可以作為不見面報銷的審核途徑,提升了業財交互的效率。但后期對于影像數據的提取應用還未解決,存在有影像卻用不了的問題。

業務人員辦理習慣問題。業務人員辦理業務有固有的習慣,同時對于信息化手段的應用方式也存在差異。一刀切的方式可能會適得其反,違背最初讓管理有序的原則。

通過“走出去”的廣泛交流、實地調研形成的問題清單,對于財務處觸動巨大,特別是存在的渠道單一、審核管理、辦理習慣的問題,使財務處認識到通過有序的管理提供可選擇的服務的重要性。2016年9月,協調形成了解決方案1.1。升級影像模塊,強化開發時間管理模塊,突出時間管理模塊作為指控中心的作用。并形成了問題解決清單,解決清單如下:

影像采集對應本地機。影像采集以本地機中的影像數據為采集源對象,解決了渠道單一、設備管理、保密要求、多附件效率等問題。

時間管理模塊的任務管理及時間信息對稱。強化時間管理模塊對于任務科學分配、特殊分配的管理、審核時間智能設置、辦理業務時間可自主預約等功能,形成了任務管理的指控中心。提供優質可選擇的見面、非見面服務模式,將財務基礎業務管理變得有序。

影像數據的信息提取。在時間管理模塊中嵌入影像數據提取管理功能,通過對影像數據的識別與提取,解決發票真偽查詢、往來單位統計、發票內容合規性識別,發票金額、稅號提取等數據的深加工。

二、實踐效果

通過2年的不斷探索與完善,財務處逐漸形成一套符合研究所實際需要的工作模式,有效解決了無序所帶來的服務難點與管理短板。特別是財務信息系統成為支撐財務業務管理精細化的一把利器,強大的功能體現在以下方面:

1.時間管理指控中心

一是業務辦理時間管理。從不同角度和維度對業務人員辦理業務的時間進行管理。隨時對業務人員可預約的日期進行調整配置,并且可根據需要啟用法定節假日及封賬期,以便處理緊急業務。業務人員可根據自己合適的時間選擇相匹配的預約日期和時間段,還可通過系統的顯示清楚了解自己的辦理時間及財務人員,使業務人員和財務人員時間信息互相對稱、透明。如遇到緊急情況,業務人員不能如期去財務辦理業務,也可以對已預約的單據取消預約,重新選擇合適的時間。

二是審核處理業務時間管理。一方面是工作時間和特殊時間配置管理,審核能夠選擇自己合適的時間處理業務,對自己的工作時間進行相應劃分和配置。另一方面是待處理業務時間管理,審核人員可以實時掌握業務人員來辦理的時間,掌握每天的工作節奏,如審核遇臨時任務無法辦理業務,可以對自己未處理的單據進行變更,變更給其他有富余時間的審核。

2.任務管理中心

一是正常任務管理。在通審原則下,正常任務分1種情況,上傳影像的單據會以每天每個審核處理的影像單據最少原則進行分發?；蚴菬o影像的單據,這類任務系統會根據每個審核工作時間和不同單據類型的附件審核時間,計算出每天每個時間段能夠處理的最大附件數。業務人員在預約時可參考每個時間段的預約數量,再根據自己的時間選擇合適的時間段,預約的原則是優先選擇所選時間段內剩余時間最多的審核。

二是特殊任務管理。針對一些特殊的預算單據,可進行特殊的配置管理,通過指定特殊預算的單據給某個審核處理,同時也可選擇在此期間是否還接收別的業務。

3.統計管理中心

一是工作量統計?？山y計每個審核每天每個時間段處理的預約單據數和影像單據數,每個數字均可穿透查詢,包括具體的預約時間、審核實際處理時間及處理時長,為管理者對每個審核的績效考評提供依據。

二是失約統計。該頁面顯示了預約后沒有按時去財務處辦理,致使預約過期被財務退回的單據記錄。

三、后續思路

當前財務管理提升與變革工作取得了階段性成果,也成為研究院財務管理提升的有效途徑,其時間管理中心所蘊含的強大功能能夠解決院屬各單位的報銷管理問題,后續財務處將會在研究院內廣泛推廣這一成果,并為后續申報專利積極準備。財務處將會持續開展后續的升級與完善工作,在內部管理方面重視審核標準的持續提升,報銷服務方面通過信息手段不斷提升與優化,整合信息流,著重發揮對財務風險控制的支持力度,主要體現在以下幾個方面:

一是影像信息提取。未完成工作主要集中在對于出租車發票、卷簾機打發票的識別。

二是將網報內信息流打通。未完成工作主要集中在將收款憑證開具信息、請款信息、往來款信息全面打通,形成收款確認職能分揀、個人借款與應收賬款的過程跟蹤與實時監控。

三是實現向經營管控平臺推送數據的智能配置。實現網報與經營管控平臺的數據鏈建設,將網報中的交互數據可智能、自主、重構的向經營管控平臺輸送。

四是產品化的發展。對時間管理模塊的使用性、人機交互的友好性持續改進,并進行產品封裝設計,向產品化發展。

以影像輸入為渠道,以時間管理為指控,以網銀入卡為輸出的一攬子“尊享VIP財務報銷三部曲”實現了財務報銷不排隊,在進入智能化管理和財務共享服務中心時代,面對日新月異的管理需求,財務管理體系變革將繼續優化。