新時(shí)期醫(yī)院檔案管理研究

白順琴

摘要：隨著技術(shù)和科技的迅速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理已經(jīng)成為管理工作中不可缺少的一部分，在工作中有著十分重要的地位。改變傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理的模式，檔案管理不僅涉及醫(yī)院本身，更涉及廣大患者民眾的檔案資料的真實(shí)性。因此，我們必須采取相應(yīng)的有效管理措施進(jìn)行檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院更好的發(fā)展。按照現(xiàn)實(shí)的情況，對(duì)檔案的規(guī)范化能促進(jìn)醫(yī)院更好地發(fā)展，要結(jié)合實(shí)際管理需求，實(shí)行現(xiàn)代化管理理念融入醫(yī)院檔案管理中，以此來(lái)提高醫(yī)院的管理水平，因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案在醫(yī)院管理中有著非常重要的意義。文章對(duì)新時(shí)期醫(yī)院檔案管理進(jìn)行了深入研究。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；管理；現(xiàn)代化

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理意識(shí)性不強(qiáng)

醫(yī)院檔案管理中醫(yī)院的開展工作很重要，長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院檔案管理這一塊嚴(yán)重缺乏考核，在實(shí)際工作中，往往會(huì)出現(xiàn)檔案模糊，甚至嚴(yán)重到不認(rèn)識(shí)。至今為止，還有很多醫(yī)護(hù)人員對(duì)檔案管理很模糊，意識(shí)比較淡薄，由于涉及經(jīng)費(fèi)等一系列的問(wèn)題，檔案管理不容易引起醫(yī)護(hù)人員的注意，因此而受到冷遇。由于對(duì)檔案管理認(rèn)可度不夠重視，導(dǎo)致信息資源嚴(yán)重不足，最終導(dǎo)致檔案利用率不高。這與時(shí)代的要求不相適應(yīng)，很難適應(yīng)新型的檔案管理要求[1]。

1.2 檔案管理機(jī)構(gòu)不完善，造成管理不規(guī)范

醫(yī)院檔案只管理一些文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、音像檔案等，像一些病例檔案、膠片檔案、圖像檔案等都是他們自己科室專屬保管，沒(méi)有統(tǒng)一的部門管理，而且各個(gè)科室也沒(méi)有專職的檔案員，由于管理不規(guī)范，檔案管理員業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范又沒(méi)有局限性。目前看來(lái)，醫(yī)院的檔案管理還沒(méi)有一個(gè)科學(xué)的管理模式，也沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，信息的不斷更新，使各級(jí)醫(yī)院在管理檔案時(shí)由于還沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，都是根據(jù)自己的管理模式進(jìn)行將檔案歸類，最終導(dǎo)致很多檔案沒(méi)有納入管理之中。

1.3 醫(yī)院檔案管理落后

當(dāng)前社會(huì)，有很多醫(yī)院對(duì)于檔案管理沒(méi)有重視，甚至有的醫(yī)院眼光只投入到醫(yī)院的業(yè)務(wù)方面，目光短淺，卻嚴(yán)重忽略了檔案管理工作的重要性，根本就不會(huì)浪費(fèi)人力去管理檔案，因?yàn)楹雎粤藱n案管理認(rèn)知性，導(dǎo)致很多病案保存混亂，由于得不到重視，使很多醫(yī)院檔案管理室非常狹窄，設(shè)備都非常的老化，和新科技根本掛不上邊，就像醫(yī)院一個(gè)獨(dú)立的小部門，那些管理檔案的老員工沒(méi)有接受過(guò)任何檔案管理的訓(xùn)練，從理念上意識(shí)不到它的重要性，管理理念也跟不上醫(yī)院腳步，依然使用傳統(tǒng)的老模式，最終導(dǎo)致了檔案的容易流失，給醫(yī)院的工作帶來(lái)了很不利的影響[2]。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)檔案法的學(xué)習(xí)的認(rèn)知

無(wú)論醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)、管理者，還是職工，都要加強(qiáng)對(duì)檔案管理認(rèn)可，增強(qiáng)檔案管理的意識(shí)，努力提高檔案管理人員的素質(zhì)，這些和我們的自身自然條件是分不開的。我們一定要將檔案管理納入宣傳工作，時(shí)時(shí)刻刻提醒著醫(yī)院的每個(gè)工作者，要時(shí)刻認(rèn)識(shí)到它的重要性，只有每位醫(yī)護(hù)人員時(shí)刻自我提醒，強(qiáng)烈認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，只要我們認(rèn)可它，檔案工作才能順利開展，對(duì)于今后的工作才更好地去管理，使用起來(lái)才會(huì)得心應(yīng)手[3]。

2.2 重視檔案管理規(guī)劃與建設(shè)同步

檔案管理對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)占有很重要的地位，在以后的發(fā)展中也是不可缺少的一部分。在今后的工作中，要把檔案管理運(yùn)用到合理化、細(xì)致化，要根據(jù)醫(yī)院今后的發(fā)展趨勢(shì)，也要不斷增加投入到提高檔案管理的建設(shè)之中去，隨著醫(yī)院的逐步擴(kuò)大，檔案管理要更加清晰、完整[4]。

2.3 健全檔案制度

目前來(lái)說(shuō)，健全檔案制度管理是很重要的，這也是關(guān)鍵所在。隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，檔案管理員現(xiàn)在的管理制度相對(duì)于之前也越來(lái)越健全，可以把個(gè)人科室的資料分類統(tǒng)一管理，進(jìn)行不同的分類，之前各個(gè)科室管理各科室的，容易混亂或者遺失文件。現(xiàn)在所有的檔案統(tǒng)一管理，不同分類，逐漸提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，使檔案管理制度越來(lái)越完善[5-6]。

2.4 重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)很重要，代表著醫(yī)院的形象，檔案管理人員的素質(zhì)直接影響管理人員的管理專業(yè)水平。我們要將檔案人員直接進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，通過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)與指導(dǎo)，不斷進(jìn)行新知識(shí)的灌輸與更新，不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平，能夠掌握專業(yè)的管理模式。提高業(yè)務(wù)的發(fā)展與開拓，要努力全面適應(yīng)怎樣做好一個(gè)檔案管理員，怎樣把工作做到簡(jiǎn)易化，使工作做到更全面、更細(xì)致，逐漸推動(dòng)檔案管理模式業(yè)務(wù)水平[7]。

2.5 加強(qiáng)檔案病歷的規(guī)范化

現(xiàn)在醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)存在很大的誤區(qū)，目前很多醫(yī)護(hù)人員認(rèn)為它可有可無(wú)，對(duì)于檔案管理工作可以忽略不計(jì)，導(dǎo)致很多人都認(rèn)識(shí)不到它的存在性。隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案也發(fā)生了很大的變化，我們要著重從思想上去接受它，認(rèn)可它，要試著去接受新的理念性的東西，從前的病案混亂，讓一些重要的病案遺失，我們可以通過(guò)新型的高科技，去整理一些之前的混亂管理模式，讓現(xiàn)在的醫(yī)務(wù)人員認(rèn)可它，去接受它，讓之前的混亂變得荊條有序。要強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理模式，逐漸豐富醫(yī)院的管理模式內(nèi)容，促進(jìn)醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理水平[8]。

2.6 實(shí)行數(shù)據(jù)庫(kù)形式管理

在醫(yī)院管理中普遍認(rèn)為檔案部門不是主要職能部門，不是臨床工作的一線，因此醫(yī)院檔案管理存在著管理格局不規(guī)范，管理機(jī)構(gòu)不健全，管理職能不明確的情況。由于傳統(tǒng)的管理理念和行業(yè)管理的要求，醫(yī)院設(shè)立的綜合檔案室主要是對(duì)文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、部分影像檔案和部分實(shí)物檔案進(jìn)行管理，而有關(guān)醫(yī)療工作中產(chǎn)生的臨床、醫(yī)技等部門形成的檔案分屬于病案室、影像室及科教科、信息科等部門自己管理。在醫(yī)院內(nèi)形成了多科室、多部門管理不同類別檔案的格局，檔案管理人員一般為非檔案專業(yè)人員兼職，影響了檔案管理的作用發(fā)揮，不利于檔案資源的利用和共享，雖然它屬于高科技，但相對(duì)來(lái)說(shuō)不能保證原始文件的真實(shí)性，以后是否要納入使用，是否能確保證件的原始性，尚有待探討。但目前來(lái)看，以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式，電子文本進(jìn)行儲(chǔ)存、調(diào)閱也是一種嘗試的方法[9]。因此，以后實(shí)行數(shù)據(jù)庫(kù)形式也是歸檔發(fā)展中的必由之路。隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)在醫(yī)院住院收費(fèi)實(shí)行電腦化管理，取消了傳統(tǒng)的病人入賬單的模式，現(xiàn)在出入醫(yī)院均已實(shí)行電腦存盤，這樣不僅減少了庫(kù)存，還規(guī)范了明細(xì)帳。讓工作更上一個(gè)臺(tái)階，把工作做到盡職盡責(zé)。

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