論新形勢下鐵路企業檔案信息化建設

李曉維

摘 要：作為鐵路企業，鐵路檔案是保留鐵路建設中的文字、圖表、聲像等歷史真跡，是鐵路規劃、維修、監督、保養、改建的重要依據。特別是我國全面進入新時代的今天，鐵路檔案的使用率將會逐漸增多，傳統的管理模式已經無法適應新形勢發展的需求。因此，鐵路檔案管理應與時俱進，按照新時代發展的需要，逐漸實現檔案全面信息化管理，這樣便于檔案的收集、保存與使用，為企業的發展提供更多的理論依據和實踐經驗。

關鍵詞：鐵路檔案；信息化建設

鐵路檔案作為我國鐵路企業發展的歷史憑證，有著自身的特點和作用。唯有將鐵路檔案妥善地保存與管理，才能為鐵路工程未來的發展和我國現代化建設提供參考和借鑒。但是隨著鐵路工程的不斷發展，鐵路檔案也日益增多，傳統的鐵路檔案工作已經難以滿足新時代的需求。在此，筆者就鐵路檔案信息化建設作一簡單分析，以期與廣大同仁探討交流。

一、鐵路檔案信息化管理的現狀分析

鐵路檔案管理要適應新時代發展和需要，要在加強信息化管理上不斷提升為社會服務的能力。近年來，陜西城際鐵路加強并大力推進檔案管理信息化建設，但是在現實工作中，要以電子文件的形式逐步取代紙質文件需要逐步推進和過度，需要新的理念，需要思維轉變，需要能力提升。特別是隨著科技和網絡、wifi的發展，辦公自動化、無紙化等出現之后，我們的檔案管理工作出現了新的變化，這樣一些文件往往都是以機讀文件形態存在，需要管理人員提供電腦空間，分門別類，規范信息的存儲路徑和存儲空間，并備份重要的數據，使檔案的系統性、真實性和價值性充分體現出來，以更好地為單位提供幫助。但在現實中，由于檔案管理人員的文化水平，性格等殘次不齊，個別企業還是以紙質檔案管理為主，缺少檔案信息電子化意識，更談不上大數據和云計算，勢必增加了信息化管理的難度。

二、鐵路檔案信息化建設對策分析

近幾年，隨著社會的發展和科技的進步，鐵路檔案管理的信息化大幅度提升，但是如何讓信息化管理更科學、合理，使其發揮更大的效用呢？這就需要我們思考管理方式和對其有效性進行探討。

1.徹底轉變觀念，加強重視程度。鐵路建設部門和管理人員需要轉變觀念，重視鐵路檔案的管理工作，積極履行職責，實現鐵路檔案的信息化建設管理。鐵路檔案管理部門可以利用一切平臺和機會，宣傳檔案管理的重要性及相關的法律政策，培養管理人員的“四個意識”，增強他們對于工作的重視程度。為了提高工作效率，工作人員要不斷學習新的模式和新的理念，不能因循守舊，停滯不前，要及時了解檔案管理的最新進展與需求，積極改進完善，爭取最大程度地建立完善的鐵路檔案信息化建設管理體系。現在在我們鐵路企業，以前很注重紙質檔案的收集、整理，在檔案管理方面注意完善資料的接收、整理與管理體系。現在企業更加注重查找和檢索體系的完善，不僅讓領導清楚企業內檔案的管理和利用情況，更能讓鐵路工程的建設、安排更加合理。

2.加強鐵路檔案信息庫建設，實現信息資源共享。要完成鐵路檔案的信息化建設管理，就必須實行檔案信息數字化建設。首先，要將傳統的紙質儲存模式轉變為電子文件存檔。電子文檔解決了紙張占地大、記得少、尋找起來繁瑣、工作效率低的缺點，更為省時和方便。其次，要建立鐵路檔案的信息庫，滿足信息資源方面的需求，及時制定出解決實際問題的措施，通過及時補充、更新、維護數據信息庫，完善資料的接收整理體系。其次，在現代科技條件下，通過互聯網，在實行安全維護的條件下實現信息資源共享，建立項目網絡共享平臺。這樣獲取信息的渠道逐漸擴大，有利于自身的改進完善，也能讓社會加深對鐵路建設的進一步了解，提升信賴度和滿意度，對于廉潔高效，提升優質服務，實現建設目標具有重要意義。

3.健全規章制度，完善鐵路檔案管理機制。在運行鐵路檔案信息化建設與管理的同時，要注重安全的管理機制，健全并且嚴格執行規章制度，提高鐵路數字化的可靠性與安全性。比如檔案室開展經常性的“行風行紀”教育，要求全體執法人員嚴格執行“十項禁令”，杜絕執法人員違紀行為的發生，一個優良的管理體系、嚴格的法規與執法是不可或缺的。鐵路檔案的管理部門可以按照《檔案文件整理規則》等一些規章制度，實現鐵路檔案管理機制的優化。對于檔案資料的接收、編目、保管、電子文檔的錄入、檢測、保存、維護、利用等方面都要進行嚴格的規定。對于已經存儲好的電子文檔要重視安全管理機制，保證其完整性和真實有效性。同時，要建立一定的獎懲制度，規范執法行為，提升執法形象，讓檔案管理人員能夠樹立起責任意識和大局意識。另外，不斷摸索新的管理模式，對于實現鐵路檔案信息化建設以及管理體系的進一步提升都有著重要作用。

4.不斷提升管理人員的綜合素質。我們鐵路企業一直以“內強素質、外樹形象”為根本，積極開展培訓教育，全面提升職工素質，熟練掌握法律法規業務知識，努力建設成為民服務的優秀部門，因為管理人員的素質直接影響到一個部門的優劣。為實現鐵路檔案的數字化建設，管理人員要在舊有的知識上，還要掌握信息科技技術，熟練使用現代通訊設備對資料檔案庫進行及時修整和維護。因此，管理部門要重視對管理人員綜合素質的培養，通過培訓工作，讓管理人員掌握專業技能和業務知識，培養他們對于檔案管理事業的熱愛。加強對計算機技能的培訓與考核，包括信息掃描錄入，網絡資源共享等，進一步提升管理人員的專業化素質和信息化水平。同時，通過賞罰分明制度，調動管理人員的積極性，培養責任感以及嚴謹性，為鐵路檔案信息化建設管理提供后備力量。另外，鐵路檔案管理還要注意與其他兄弟單位進行資源共享。因此，我們要不斷提高現代化管理與使用的能力，能夠進行數據化檔案、網絡化管理，在與兄弟單位交流、互建中實現資源信息共享、共同提高，共同為鐵路建設做出應有的貢獻。

總之，鐵路事業與人們的生活出行已經密不可分，社會對鐵路企業的檔案管理也提出了新的要求和新的任務，鐵路檔案的信息化建設管理已迫在眉睫，也是發展的必然趨勢。為此，作為鐵路企業檔案管理人員，要提高自身素質，及時轉變觀念，在實踐中不斷發展和完善，以制度化、規范化進行操作和管理。

參考文獻

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（作者單位：陜西城際鐵路有限公司）