高校二級教學單位教學檔案管理探討

李斌兵

[摘 要]教學檔案作為高校應對各種評估、專業認證的第一手支撐材料，其完善程度關系到各類評估結果好壞以及對教學質量水平的準確診斷。高校二級教學單位教學檔案管理呈現“三多”特點，存在“三少”和“三低”問題，需要高校二級教學單位強化教學檔案管理制度和責任，提升教學檔案管理信息化水平，加強對教學檔案的開發利用，常態化相關人員業務培訓，健全教學檔案管理長效機制。

[關鍵詞]教學檔案管理；教學評估；二級教學單位

[中圖分類號] G647 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2018）08-0192-03

高校教學檔案作為記錄高校日常教學管理過程的第一手資料，對于高校來說極其重要，有時候還顯得彌足珍貴。據報道，2005年4月29日國民黨前主席連戰在北京大學演講時，北大專門查找了其母親趙蘭坤女士在北大學習期間的生活檔案影印件作為禮物贈送給連戰[1]，讓一紙檔案拉近了海峽兩岸中國人的距離。本文基于教學檔案的重要性，首先分析高校教學檔案管理對各類評估工作的重要意義，其次分析高校二級教學單位教學檔案管理的特點，再次分析高校二級教學單位教學檔案管理存在的問題，最后提出高校二級教學單位加強教學檔案管理的對策與建議。

一、高校教學檔案對評估意義重大

檔案是社會組織或個人在社會活動中直接形成的，保存備查的各種形式和載體的數據、信息和知識的記錄。高校評估是評估組織機構根據設定的教育目標和標準， 通過系統地收集相關信息，準確地把握高等學校的實際情況，科學地分析，最終做出對評估對象的辦學水平及教育質量的整體評價，進而為其提升教育質量水平、進行教學改革等提供依據[2]。高校評估離不開對各種教學檔案資料的查閱，高校的教學檔案作為高校日常教學管理的重要體現，關系到能否全面準確真實地反映學校對教學過程的管理，關系到學校教學質量，最終影響人才培養質量和學校發展。

當前高校評估種類很多，主要有：教育行政主管部門的合格評估、水平評估、學位點授權審核評估、學科評估、專業評估；根據部門歸屬的重點實驗室評估，相關行業協會的認證或評估，如工程教育認證；各種類型的教學基地、研究基地評估等。無論哪種形式的評估，評估程序如何，組織機構是誰，評審指標體系如何，都需要高等學校提供第一手的原始資料即檔案作為支撐[3]。《高等學校檔案管理辦法》明確規定高校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”[4]。高校二級教學單位作為高校教學管理的直接責任部門，其教學檔案是高校檔案中十分重要的內容。管理好教學檔案既有助于應對各種評估，同時也有助于發現問題，總結經驗，有針對性地進行教學監控和改革，提升教學水平。

二、高校二級教學單位教學檔案管理的特點

隨著高等教育的發展，國內高校既有著龐大的在校生隊伍，又有著大規模的教師隊伍，這就對其教學檔案管理提出了挑戰。從整體而言，高校二級教學單位教學檔案管理呈現出“三多”的特點。

（一）二級教學單位在冊學生人數多

當前中國高校在校學生規模龐大，一些高校二級教學單位的在冊學生少則幾百人多則上千人，有的甚至數千人。如今，一些高校二級教學單位的在冊學生人數相當于1998年擴招前一個中等規模大學的學生人數。例如筆者所在學校學生人數最多的二級教學單位就有9個專業，在冊學生達3500余人。

（二）各種評估、認證需要的教學檔案種類繁多

教育部全國性的普通高校教學合格評估、水平評估、學科評估，中國工程教育專業認證協會（CEEAA）認證，地方教育管理部門的評估或認證，校級各個教學環節檢查，地方管理部門的各種評估等等，其需要提供的教學檔案有的相同，有的因側重點不同而有所不同，主要包括紙質文件、圖表、音像、現場記錄、計算機信息載體以及實物、樣本等教學檔案材料，種類繁多[5]。由于被評估對象常常并不知道各類評估專家對材料的要求，各種評估資料很難做到共享，因此，各個二級教學單位為了便于將來能夠及時查閱到各種原始資料，重復或過多地保存檔案材料。

（三）教學檔案管理涉及環節多

高校二級教學單位作為高校教學管理直接關系部門，涉及專業培養方案制訂、教學管理、教學過程控制、教學最終效果評介、教學效果反饋等眾多環節，每個大環節涵蓋眾多的觀察點。此外專業發展規劃、專業培養方案、教學計劃、教學日志、教學課件、平時作業、學生考勤、期初或期中或期末教學檢查、試卷、學生座談、學生評教信息、教學都督聽課與評教、教學實踐環節、畢業實習各環節記錄、畢業論文等等，由于每個環節都需要做到有據可查，因此教學檔案涉及的環節多。

三、高校二級教學單位教學檔案管理存在的問題

隨著高校的發展，高校二級教學單位教學檔案管理呈現出“三少”“三低”的特點。

（一）教務管理人員相對較少

高校二級教學單位往往設有教務辦，一般配備專職教務管理人員2-3人，有的根據工作需要會配備多些。然而，面對少則幾百人多則幾千人的在冊學生，面臨名目繁多的評估，教務管理人員往往需要加班加點，整理并保管各種教學檔案，應對日常教學，以及各種評估或認證或檢查。

（二）教務管理人員業務培訓少

由于歷史的原因，高校的上層領導、二級教學單位的部分領導成員往往認為教學檔案只需要具備原始材料的存儲功能，不重視培訓甚至從沒有安排新進人員進行必要培訓的現象較為普遍。這種忽視教務管理人員業務水平提升的做法往往會導致二級教學單位的教務管理人員缺乏檔案管理、信息管理等方面的基本理論、基礎知識與業務技能。這種缺乏在業務水平上表現為對教學檔案把關不嚴格，工作不細致，發現問題不能及時解決，甚至根本沒有能力發現問題，更談不上提出改進措施。

（三）教學檔案管理細則少

《高等學校檔案管理辦法》明確規定教學類檔案按《高等學校教學文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016號）的相關規定執行。《高等學校教學文件材料歸檔范圍》涵蓋了17大類，每大類中含有若干小類，某些小類存在指代不明、相對比較籠統、沒有明確規定到具體名稱等現象。況且每種評估、檢查、認證的檢查側重點不同，對教學檔案的要求也不相同，實際管理中對哪些教學檔案需要保存、保存時間、相關責任都沒有一個明確的要求，最后導致二級教學單位的教務管理人員因擔心漏掉重要檔案而“胡子眉毛一把抓”，浪費了大量的人力、物力和財力。

（四）教務管理人員學歷層次偏低

由于歷史原因，高校檔案管理人員尤其是二級教學單位的教學檔案管理人員的整體學歷層次不高，即使受過高等教育也很少屬于檔案學專業或文秘專業畢業人員。大學擴招后，一些高校特別是一些地方性高校或新建本科院校在引進高層次人才的同時，為解決高層次人才配偶工作問題，往往把二級教學單位的崗位作為解決引進人才配偶工作安排的一個重要選擇，這就導致二級教學單位的教學檔案管理人員的學歷層次整體水平偏低。

（五）專業教師對教學檔案管理的認知度低

高校教師來自各種各樣的學科專業，沒有經過檔案管理方面的相關培訓，檔案管理意識不強，很多專業教師平時對哪些資料需要存檔，保存多長時間，如何保存教學檔案，什么時候提交等都沒有一個清晰的概念。因此，教師們往往是該保存的檔案沒有保存，該放棄的檔案沒有放棄，教學檔案管理工作質量差。溫燕萍認為缺乏強烈的高校評估檔案管理意識、正確的檔案管理觀念是我國高校評估檔案管理面臨的一個瓶頸，阻礙了我國高校評估檔案管理質量和水平的提升[6]。

（六）教務管理人員的地位相對較低

高校二級教學單位的教務管理人員是教學檔案管理的責任人之一，在整個教學環節起著上傳下達的重要作用。然而，教務管理人員往往被學院領導和教師們所忽視，一些專業教師對教務管理人員關于教學檔案管理的要求、建議置之不理，教務管理人員又沒有相關措施、手段對其進行約束。這就導致部分教學檔案缺失現象時有發生，常常是等到評估時才發現沒有相關檔案資料，然后在學校或二級學院的領導干預下臨時去收集、補齊相關檔案資料。

四、高校二級教學單位加強教學檔案管理的措施與建議

（一）健全教學檔案管理制度和明確責任分工

一是規范日常檔案管理，健全教學檔案管理規章制度。高校需要根據學校自身情況，制定《××教學檔案管理辦法》《××文件材料立卷歸檔相關規定》《××文件材料規定范圍和保管期限》等教學檔案管理相關規章制度[7]，做到職責清晰，獎罰分明。二是明確責任分工。根據專業教師、教務管理人員的崗位職責建立“工作檔案”，明確規定哪些材料需要納入檔案管理，由誰來管理，何時完成教學檔案的整理和歸集，做到每件事情都有跡可循，每個階段均有相關總結。

（二）加強教學檔案管理信息化水平

隨著IT技術的發展，檔案管理日趨信息化，檔案資源信息的收集、整理、開發和利用更為便捷。從某種意義來說，檔案管理信息化應該是減輕了教務管理人員的負擔，但是當前大多數高校人事、教務、科研、圖書情報、后勤等各項工作各自為政，購買不同軟件開發公司的軟件，兼容性差，無法共享，形成一個個信息孤島，反而從某種程度上加大了教務管理人員的負擔，造成了專業教師對學校需要重復提交眾多信息資料產生不滿情緒。國家檔案局局長李明華在全國檔案工作會議上指出“十三五”期間應超額或提前實現傳統載體檔案數字化率比2010年翻兩番的全國總體指標[8]。高等學校作為知識傳承的重要陣地，應該做好信息管理系統的頂層設計，實現全校范圍內乃至本地區、全國范圍內的信息共享，減少教務管理人員的重復勞動。

（三）加強對教學檔案資料的開發利用

當前大多數高校僅僅將教學檔案作為一種資料保存，檔案的作用沒有得到充分發揮。隨著數據挖掘技術的出現，高校可以把教學檔案的作用發揮到極致。例如，可以利用教學檔案加強對學生在校期間的日常管理，通過建立檔案數據庫了解學生的平時作業和畢業論文是否存在抄襲，教師在教學工作中出現的問題是不是總在重復，還可以利用檔案相關信息對畢業后的學生進行跟蹤，改進教學，開展教學改革。利用檔案對教師進行跟蹤調查，可以更加客觀地評判教師的綜合素質。

（四）定期加強教務管理人員和教師崗前教學檔案業務知識的培訓

一是根據高校二級教學單位的教務管理人員業務水平的情況，學校在安排崗前培訓時要求教學檔案管理人員參加，讓新上崗的教務管理人員認清教學檔案管理過程中的要點和難點，并對教學檔案管理中常犯的錯誤加以預防。另外，根據學校需要開展的各類評估，定期對教務管理人員進行有針對性的培訓，提升其檔案管理工作質量。二是不定期對相關專業教師進行培訓。要做好教學檔案管理工作，需要廣大一線教師的積極配合。當前許多高校對新進教師有專門的崗前培訓環節，但主要集中在科研和職稱評審方面。建議學校教務管理部門將教學檔案管理的內容納入培訓日程，指導新進教師了解哪些材料需要納入檔案管理、哪些需要自己管理，增強其教學檔案管理意識，并編制一些簡單的操作手冊發放給教師，以便其及時了解與查閱。

（五）健全教學檔案管理工作的長效機制

認證或評估工作對高校二級教學單位教學檔案的完善起到促進作用。然而，很多高校二級教學單位的教學檔案工作往往止于評估，形成評估—檔案整理—評估后檔案管理回到評估前狀態—再評估—檔案再整理的工作循環，導致每次評估都需要重復準備，浪費了大量的人力、物力、財力。高校二級教學單位應該從評估或認證工作中養成及時匯集、整理教學檔案的習慣，形成長效機制。

五、結語

教學檔案作為學校面臨各種評估的歷史佐證材料，其管理好壞關系到學校發展，甚至可以說關系到學校命運。隨著信息技術的發展，無紙化辦公方式的推行，教學檔案管理如何跟上時代發展的步伐，是當前面臨的一個重要問題。我們需要注意以下幾個方面的問題：一是解決檔案信息安全問題，防止因信息被盜而造成不可挽回的損失。二是防止因無紙化辦公使一些重要資料被遺漏而一時無法察覺，最終隨著時間的流逝難以恢復。三是防止不分輕重，過多地保存一些非重要信息，造成信息泛濫，給后續信息查找帶來不必要的麻煩。總而言之，教學檔案管理在信息化時代將面臨諸多挑戰，需要其管理人員去思考和探索應對辦法。

[ 參 考 文 獻 ]

[1] 郭少鋒.北大為連戰備好三件禮物，連戰將受最高禮遇[EB/OL]. http：//politics.people.com.cn/GB/1026/3358700.html.

[2] 劉燕.教學水平評估與高校檔案信息管理工作[J].現代情報，2006（12）：151-152.

[3] 趙彥昌.高校本科教學評估與檔案管理[J].學校檔案，2007（1）：176-177.

[4] 教育部辦公廳.高等學校檔案管理辦法解讀[N].北京：高等教育出版社，2010.

[5] 呂鴻.高校教學評估與檔案建設[J].浙江檔案，2002（11）：30.

[6] 溫燕萍.檔案管理規范化與高校評估之我見[J].檔案學研究，2007（5）：31-32.

[7] 李江瑞.高校檔案評估工作帶來的思考[J].陜西檔案，2012（6）：51.

[8] 新華網.“十二五”時期我國檔案信息化建設快速發展[EB/OL].http：//news. xinhuanet. com/politics/2015-12/28/c_1117605244.htm.

[責任編輯 龐丹丹]