電子信息檔案管理與防范措施

王玉墁

【摘 要】隨著時代的不斷更新，科學技術也一直保持著迅猛發(fā)展的狀態(tài)，并以各種形式融入人們的生活，改變著人們的生活方式。

【關鍵詞】電子信息檔案；管理；防范

不同于傳統(tǒng)的用紙質記錄的方式，電子信息檔案管理在效率、管理時所耗費資等方面有極強的優(yōu)越性。隨著科技的進步，電子信息檔案能借力“互聯網+”，在信息技術的助力下優(yōu)化檔案管理，使更多的檔案信息更好地服務于社會大眾。盡管電子信息為人們帶來了許多之前從未想過的便捷模式，但它的管理一定會存在一些漏洞。電子文件信息的安全性需要通過保護文件、保護文件的核心內容和數據文件而不是被破壞、丟失或竊取來保證。

1 電子信息檔案管理過程中存在的痛點

1.1 對電子信息檔案管理安全預防措施太單薄

由于我國電子信息檔案管理起步晚，早期又受到一定技術上的限制，使得本就處于牙牙學語狀態(tài)的電子檔案體系構建事業(yè)整體稍顯單薄，存在許多不足與缺陷。因此很難再有精力去考慮整個檔案體系對可能的風險的承受能力，不能主動去規(guī)避風險。網絡黑客或其它網絡病毒是威脅電子檔案信息安全的主要因素，當信息體系受到攻擊和傳染，電子檔案信息就像直接暴露在敵人面前，安全得不到保障。這種風險不會立即得到有效的通知，甚至在惡意網絡攻擊之后也可能不為人知。罪犯通過木馬入侵檔案網站篡改檔案信息、檔案信息，甚至破壞數據，嚴重威脅檔案信息安全，影響檔案信息系統(tǒng)的正常運行。

1.2 電子信息檔案管理設施與技術相對落后

電子信息文件主要通過服務器、軟件和網絡進行存儲、搜索和共享，因此有必要加強電子信息文件系統(tǒng)軟硬件設施的建設。傳統(tǒng)的檔案管理模式不能適應現代電子檔案管理的需要，主要是由于基礎設施落后，不能在當前計算機應用廣泛的時代使用，計算機主要分為硬件和軟件兩部分。硬件設施長期未更新，軟件操作錯誤導致數據丟失，突然斷電，機房建設不完善，都會導致電子文件泄露。此外，計算機病毒、黑客攻擊等因素會以各種方式破壞計算機的軟硬件保護網絡，導致電子信息文件丟失或系統(tǒng)癱瘓。電子信息文件系統(tǒng)不能定期、及時地更新，對殺毒軟件的更新不重視，導致系統(tǒng)老化，易受攻擊。

1.3 電子信息檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不夠

由于電子計算機硬件的載體壽命、生命周期和載體上都包含有計算機硬件平臺的文件，因此檔案信息的損壞、丟失信息的一致性等因素的影響是一個棘手的問題。大多數企業(yè)管理者常常不能及時發(fā)現風險，不能及時采取措施，不能解決風險。然而，電子信息文件的管理本質上是不安全的。當發(fā)生緊急情況或發(fā)生緊急情況時，一點疏忽就會使簡單的防御完全失效。享受電子信息檔案管理帶來的便利，也應該具有一定的承受風險能力，企業(yè)單位在組建人事檔案相關管理隊伍，缺乏精通檔案管理相關技術且精通計算機相關技術的綜合性人才。而企業(yè)在進行檔案信息化管理過程中十分需要計算機方面的技術支持。職員職業(yè)素養(yǎng)的缺乏便顯得很嚴重。

2 對電子信息檔案管理與防范措施提出的建議

2.1 健全與優(yōu)化電子檔案安全管理制度

執(zhí)行特殊是特別的，特別的強認證措施處理，采用相結合的方式為雙重身份認證和數字簽名認證密碼的身份驗證，私鑰，密碼加密、明文和密文傳輸，數字簽名和密碼認證，等。這種身份驗證方法需要經理下載相應的客戶端軟件并獨立運行生成一對密鑰，其中，對公鑰進行加密，然后提交到中央數據庫進行保存，并將私鑰交付給用戶。私鑰的存在提高了整個系統(tǒng)的抗侵入性。時常學習并引進最先進的防御系統(tǒng)，保證與外界其它網絡網頁的安全距離，將電子信息檔案的安全放在首位，重視電子信息技術的加密處理。重要的數據應該在CD上盡可能多的備份，備份應該以非智能的方式保存。確保電子信息文件的安全性。在每個企業(yè)檔案提供文件在同一時間，盡可能通過電子郵件或第三方交付操作，如網頁瀏覽、文件和信息發(fā)送之前應該做強大的反病毒掃描，使用循環(huán)過濾的方式阻止入侵其他常見的web頁面，監(jiān)督和維護殺毒掃描之前和之后的原始號碼是一致的，確保原始檔案不是惡意破壞或損失，發(fā)送信息而組織要確保頁面發(fā)送后系統(tǒng)不會出現攻擊，并有被竊取的可能性。電子信息檔案系統(tǒng)要與管理部門合作，定期檢查檔案有無問題，以保密法的相關標準和要求為準則，禁止對外泄露檔案內容。

2.2 加大對電子信息檔案管理體系建設的資金投入

基礎設施建設、計算機設備及其配套設施以及日常維護都需要大量的資金和資金投入。從硬件上充分利用計算機和網絡技術，實現檔案綜合、多層次、多功能的現代化管理，建立和完善檔案管理平臺。熟悉整個檔案管理系統(tǒng)，完善檔案工作的運行機制，也要解決各部門聯動的問題，建立相應的聯動電子管理系統(tǒng)，實現整個管理和監(jiān)控。時代在不斷變化與更新，電子信息文件的操作也需要不斷更新和學習。在預防和控制病毒的同時，信息系統(tǒng)的維護也要提高學習的熱情。忌墨守成規(guī)，始終執(zhí)著于原來的病毒庫而不根據環(huán)境的變化更新知識結構。

2.3 提高電子信息檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

提升相關工作者的綜合素質，讓他們從傳統(tǒng)的手工管理升級到現代的計算機文件管理，使現代的文件管理系統(tǒng)能夠正常有效的運行。合理設置檔案管理崗位，建立合理的激勵機制，調動檔案管理人員創(chuàng)造性、主動性工作。要求檔案管理的工作者要有與時代共進的意識，保證知識水平和技術能力的更新能滿足工作需要，在大數據社會背景不被淘汰。歸檔人員需要學習如何計劃和實現應急計劃、災難恢復計劃以及重新部署與電子信息文件相關的資產。對于電子信息管理，未雨綢繆比未雨綢繆要好。樹立以風險預防為第一要義的意識，真的遇到風險時，采取有效的措施進行風險緩解和風險轉移，彌補風險帶來的損失。當涉及到新出現的病毒等問題時，檔案管理員需要迅速做出反應，研究解決方案，并放棄“以不變的方式應對所有變化”的錯誤想法。關注有關情況，對電子信息檔案的每個環(huán)節(jié)能嚴格把控、細致分析、果斷決定是作為電子信息檔案的管理人員應有的能力。要對防黑客技術持續(xù)學習，保護所在部門的利益。

3 結語

電子信息檔案是一把雙刃劍，帶來機遇的同時也帶來挑戰(zhàn)。電子信息的基礎是電腦和網絡，也因此緊急情況隨時可能發(fā)生，所以技術人員要提高對某些不知名病毒的警覺性、保持高度警惕。以幫助所在單位的更好發(fā)展。對檔案信息化建設中存在的任何問題，都要確保能拿出切實可行的解決方案。使先進的信息化技術和檔案管理工作互相助力，共同為電子信息檔案的管理獻出力量。檔案信息化建設的未來美好但留有一段距離，需要檔案管理人員和人民大眾共同獻出智慧。

參考文獻：

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