新形勢下做好檔案管理工作的重要性

趙德海

【摘 要】電子信息技術行業的發展為我們各行各業的發展展現出了一種全新的可能性。通過將之運用到我們的傳統行業中，我們能夠使僵化的各個傳統行業重新煥發出活力。本研究簡要闡述了新形勢下檔案管理工作的具體方式，并就現有的檔案管理工作中出現的一些常見問題進行了分析，提出了一些針對性解決措施。

【關鍵詞】新形勢；檔案管理；重要性

當前，電子信息技術已在我們的生活和工作當中得到了廣泛的應用，而在我們的檔案管理工作過程中也是如此。通過應用這些全新的技術，我們能夠大幅度地提升我們在進行信息調用、信息上傳、信息管理等一系列有關檔案信息管理的工作時的效率。因此，將這些全新的技術應用于我們的檔案管理工作中對我們提升檔案管理工作的效率有著極大的重要性。

1 新形勢檔案管理工作概述

1.1 應用電子信息技術進行檔案管理

在信息化大潮來臨之際，應用電子信息方面相關的一些新技術進行檔案管理工作已逐漸成為了一種全新的潮流。這一檔案管理方式將傳統的紙質檔案轉化為了如今最為常用的電子檔案文件。通過對這些文件進行讀取、寫入、修改、查詢等操作，我們能夠十分方便地對我們的電子檔案進行管理。這種方式大幅顛覆了我們傳統的檔案管理過程，極大的提升了我們進行檔案管理的效率，是一種全新的檔案管理方式。且通過這種方式，在同樣的單位空間內我們能夠存儲更為大量的檔案數據，一塊小巧的硬盤便可存儲我們使用傳統方式需要使用一整個房間放置的檔案數據，在數據的存儲空間占用率上有著極大的提升。此外，通過這種方式，我們還能夠在文件的編輯、管理等各個方面獲得極大的便利，對我們提升我們的檔案管理工作效率有著很大的幫助。

1.2 真正意義上實現數據即時上傳

過去，如何及時地對檔案數據的更動進行及時的處理一直是困擾我們的一大難題。我們需要首先找到對應的檔案位置，前往該位置對檔案內的文件進行修改，將檔案放置到正確的位置……整個過程非常繁瑣，需要辦理諸多手續方可實現我們所要達成的目的，費時費力。而如今，通過結合我們現有的互聯網方面的一些技術，我們能夠十分輕松地對我們的檔案內數據進行修改和查詢，真正意義上地實現檔案數據更動即時上傳。應用這些全新的技術，我們能夠大幅度地降低我們檔案管理工作環節的繁瑣程度，并提高我們所存儲的檔案信息的準確程度，保證我們所存儲的檔案數據的真實性和完整性，從而幫助我們更好地運用、管理這些檔案信息。

1.3 結合互聯網技術實現云端數據調用

通過應用我們的互聯網技術，我們不僅能夠實現上文所述的即時對檔案數據的更動進行更新，還能夠十分方便地實現檔案數據的調用。過去，我們需要通過層層手續，花費數周甚至數月的時間實現對紙質檔案數據的調用。但如今，通過對服務器技術、云技術等技術的應用，我們能夠檔案管理系統所連接的任意一臺終端上對我們云端所存儲的檔案數據進行調用。通過采用這種方式，我們能夠更為方便地實現對我們所存儲的檔案數據的應用，并盡我們最大可能地在用戶需要調用檔案數據時高效地達成用戶所需的目的，極大程度上提升了我們所存儲的檔案數據的應用效率。不僅如此，通過這種方式，我們也能方便地對檔案數據的調用等過程進行詳細地查詢，從而方便我們更好地保證我們檔案數據存儲過程的安全性。

2 新形勢檔案管理工作現存問題分析

2.1 缺乏一套對檔案數據進行管理的操作系統

雖然應用全新的電子信息相關技術對我們的檔案文件進行管理有著諸多的優勢，但當前我國在應用這些技術進行檔案管理的過程當中仍舊存在著諸多的問題。而缺乏一套高效地對我們的檔案數據進行管理的操作系統便是其中的一大主要部分。當前，在我國不同的檔案管理機構當中，有時會存在著所使用的操作系統完全不同的現象。這種現象會在一定程度上導致這些檔案管理機構之間難以實現檔案數據共享、檔案數據同步等操作，對我們的檔案管理工作有著很大的不利影響。正如上文所述，只有實現了檔案數據云端同步和共享，我們才能夠真正意義上地實現應用電子信息技術提升檔案管理效率。若是不能做到這一點，我們很多在檔案管理過程當中需要執行的操作將會變得異常繁瑣。因此，如何建立一套統一的對檔案數據進行管理的操作系統已成為了我們目前工作的一大重點。雖然如今我們的這一工作已在一些事業單位當中取得了一定成果，但距離真正意義上統一檔案信息管理操作系統還差很遠，需要我們有關從業人士的進一步重視。

2.2 專業性人才培養過程存在缺失

在如今的全新形勢下，我們傳統的檔案管理工作已產生了較大程度的變化。然而，在我們的檔案管理人才培養過程當中，我們卻沒有將這一點完善地體現在整個培訓過程當中。當前我國的檔案管理人才培養過程當中，對于信息化檔案管理工作流程的培訓尚處于萌芽階段，其并不足以滿足我們日益增長的對于檔案信息化管理的工作需求。而這種現象便最終導致了我們的檔案管理方面專業性人才不足，缺乏真正具有足夠程度專業素養人才的問題。這一問題不僅對于我們當前的檔案管理工作不利，還對未來我們檔案管理行業進一步的發展有著很大程度的影響。

2.3 現有檔案管理系統存在安全隱患

除了上述兩點以外，當前我國的檔案管理系統還存在著一些安全方面的隱患。在如今應用電子信息技術進行檔案管理的過程當中，我們勢必要應用互聯網技術，而這便為我們的檔案數據的安全造成了一定的新隱患。雖然如上文所述，我們能夠在一定程度上對檔案數據的訪問記錄進行調查，但這種調查的精確程度畢竟有限，一些水平較高的黑客仍舊可以掩蓋自己的訪問記錄對這些檔案數據進行訪問。一些互聯網企業由于常年需要防備互聯網上一些對于企業服務器的攻擊，其擁有著一套完善的在各種情況下應對外部網絡攻擊的防范預案。而我們也可以將這種經驗應用到我們的檔案數據管理過程當中，從而提高我們的檔案數據系統的安全性，幫助我們更好地完成檔案數據管理的工作。

3 結語

隨著當前我國信息化相關技術的發展，我們的檔案信息管理工作也發生了翻天覆地的變化。在應用這些技術提高我們現有的檔案管理工作效率的同時，我們也應注意到在應用這些新技術過程當中所產生的一些全新的問題。只有將這些在技術過渡過程中產生的問題予以足夠高程度的重視并將之解決，我們才能真正意義上做好我們新形勢下檔案管理的工作。相信未來我們定能將這些全新的技術完美地應用在我們的檔案管理過程當中，為提升我們檔案管理的工作效率和工作質量做出一份貢獻。

參考文獻：

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