如何做好城鄉檔案管理工作

李曉偉

【摘 要】 城鄉規劃檔案是指城鄉規劃管理活動中對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件和資料。

【關鍵詞】 城鄉建設；檔案管理

隨著社會的發展，管理的具體內容是對城市建設過程中的有關文件和圖紙進行管理，具有一定的保存和參考價值，提高了城市規劃檔案的管理效率，對推進城市規劃工作具有重要作用。城鄉檔案管理存在的問題它不僅為城市經濟建設和發展提供了寶貴的歷史信息，而且對今后的城鄉規劃建設具有重要的參考和應用價值。城市規劃檔案工作是以科學的原則和方法管理規劃檔案，服務于城市規劃和經濟建設，特別是計算機技術、通信技術和GIS技術的共同應用，可以更好地服務于數字城市建設，服務于城市規劃。

1 城鄉檔案管理存在的問題

1. 1 缺乏健全的管理機制

為了提高城鄉規劃檔案管理的質量和效率，必須有健全的管理機生產支持。但從目前來看，管理層在這方面做得還不夠。政府部門雖然進行了調整和規劃，精簡了機構，整合了資源，但受傳統體制環境的影響，管理部門大多采用自行制定管理章程的方式，導致管理缺乏統一標準，區域間信息共享困難，制約了管理效率的提高，影響了管理質量。

1.2 沒有專業的管理團隊

城市規劃檔案管理的有序發展要求管理者充分發揮其積極作用。城鄉規劃檔案內容涉及面廣，內容瑣碎，要求管理人員具有較強的業務技能和較高的業務素質，同時要有檔案管理意識。但從目前的情況看，城鄉規劃檔案管理人員綜合素質偏低，技術難度較大，影響了管理效果。一些管理者對檔案的收集、整理和歸檔不熟悉，對電子檔案錄入方法研究不夠專業，制約了管理的現代化發展。

1.3 沒有完整的管理系統

當前，我國正處于新農村建設和城市現代化發展的關鍵時期，許多要求和標準也在根據具體情況不斷變化，對城鄉規劃檔案的管理提出了更高的要求。然而，由于規劃檔案管理還處于發展的早期階段，在人才配置和現代技術應用方面存在諸多不足。在一些偏遠的山區，城鄉規劃檔案管理仍然沿用傳統的紙張管理模式，在信息化、數字化管理方面存在不足。

2 檔案管理的解決辦法

2.1 提升城鄉規劃檔案管理工作意識

城鄉規劃檔案包括城鄉規劃審批管理、勘察設計、工程項目的各項技術資料等。有效管理這些數據對城鄉發展具有重要作用。管理者必須提高管理意識，認識管理形式，搞好管理。隨著城市化進程的加快，城鄉規劃檔案資源的價值顯著增加，逐漸引起城鄉規劃部門和建設單位的重視。在這種情況下，提高城市規劃檔案管理意識，做好城市規劃檔案管理工作就顯得尤為重要。管理者應充分認識檔案資源的價值，了解其工作的重要性，并采取有效措施進行工作。城鄉建設檔案信息化的關鍵是人才。城鄉建設檔案信息，才能使城鄉建設檔案信息化建設朝著正確的方向發展，檔案工作者必須培養他們的專業精神，使他們的職業素質成為一種文化習慣。通過組織管理，可以有效地將工作中必要的素質落實到崗位責任制中，充分發揮其主觀能動性，使工作進入有序、系統、有計劃、協調、高效、負責的工作狀態。規劃檔案管理有其自身的特點，這就要求從業人員不僅要掌握檔案工作的原則和方法，而且要準確把握不同工程建設形成檔案的特點和規律。同時，規劃檔案管理人員要培養自己的學習習慣，提高自己的學習能力，使自己的業務水平不斷提高。

2.2 檔案管理信息化

檔案信息管理是指以檔案實體存儲為中心，以信息將文件管理模式轉換為社會服務。文件實體的分類、分析、提取和處理提高了文件管理的效率。與傳統文件相比，電子文件更方便保存、修改和研究，這些文件可以通過互聯網迅速傳播，提高檔案管理效率，降低文件管理成本。城市規劃和城市規劃的計算機化管理必須遵循城市和農村發展服務的發展戰略。根據分析的特點和發展目標城市和農村發展、研究和示范的科學，制定切實可行的計劃管理文件檔案管理、中期和長期和短期的，已經建立了一個網絡管理模式通關的和諧發展電算化檔案的城市規劃與城市規劃。此外，必須注意系統實際應用的影響。還應注意系統對城市和城市發展信息服務目標的支持。該方法應側重于系統的可擴展性和靈活性，以擴大未來發展空間。城市化和城市化檔案，作為單位的歷史檔案，是這個單位的寶貴信息。為了實現集中和集中的管理，城市規劃和城市規劃文件的完整性和系統將得到保證，并將充分發揮其在建設這個單位方面的重要作用。城市規劃和城市規劃的數字化管理是城市化和社會發展的必然要求。統一規劃和城市規劃的重點是管理檔案，相結合，總體規劃的數位檔案管理，建立自己的網站信息和農村發展的城市化，計算機化的信息和城市化的發展，提高檔案管理人員的質量檔案，提高生產率和適應時代。當今社會正在進入技術革命的新時代。這些新技術在生產和社會上的廣泛應用必然意味著社會生產力的飛躍和社會生活的深刻變化，特別是在快速發展和廣泛應用計算機和通信技術方面。信息已經成為人類生存和發展的重要資源，是現代科學的支柱之一。使用信息資源是對人類知識和智慧的利用。科學信息的傳播和使用將促進科學和技術生產力的可持續發展。在城市和農村發展中，必須對檔案進行信息管理。

2.3 建立城鄉建設檔案信息實用網站

城鄉建設檔案網站是由城鄉建設檔案部門在線建設的信息網站。一般來說，它以網頁、在線咨詢、檢索、電子檔案實時歸檔、城鄉建設檔案信息直接利用等形式為人們提供相關的城鄉建設檔案信息和服務。這是城鄉檔案信息化建設的主要目的。同時也是城鄉建設檔案數字化的重要標志和手段。在城鄉建設檔案信息化建設中，應將城鄉建設檔案管理系統納入城鄉建設檔案管理信息系統，綜合考慮本單位各部門的信息，建立綜合系統，實現資源共享，取得城鄉建設檔案管理的全面、系統效益。此外，我們還應該選擇一個具有升級和發展能力的城鄉建設檔案信息管理系統。這是實現城鄉建設檔案管理信息化的重要條件。該軟件適應網絡管理的需要，具有強大的檢索功能，充分發揮了計算機網絡的優勢。城鄉信息檔案網站建設應使用標準化設備。目前所選產品應符合國內外相關標準。最好是現在或將來有一些主流產品，并能得到國內外一些強大的軟硬件公司或制造商的支持，以保證升級換代，降低再開發成本。設備設置應盡可能合理化，考慮網絡吞吐量、響應時間和傳輸速度等因素。

3 結語

總之，為了更好地為檔案使用者服務，為社會進步做出貢獻，我們不僅要從檔案部門的角度探討檔案利用問題，還要從使用者的角度研究做好檔案利用工作的方法，以促進整個檔案工作，包括檔案利用工作的發展和進步。

參考文獻：

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