核電項目文檔管理信息化建設的思考

萬小燕 傅旭東 岳振興

信息化建設對提高企業核心競爭力發揮著至關重要的作用。隨著“大數據”、“云技術”等先進理念和技術在重大工程建設項目中的應用與推廣，核電文檔信息化建設也得到了飛速發展。所謂國家信息化，就是指在國家統一規劃和組織下，在農業、工業、科學技術、國防及社會生活各個方面應用現代信息技術，深入開發、廣泛利用信息資源，加速國家實現現代化的進程。此次會議，首次將信息化建設納入國家發展規劃。計算機技術、網絡通信技術的迅速發展與普及，給文檔信息的形成、加工、傳播、利用、保存等帶來了前所未有的變化。

一、 核電建設項目文檔管理信息化現狀

大數據、云技術、人工智能等先進管理理念和技術在重大工程建設項目中的應用與推廣，對提升企業四大控制效益發揮了舉足輕重的作用。但作為小專業的文檔管理，因受到傳統檔案管理思路的局限，這些先進技術未能成熟應用到文檔管理具體工作中，使文檔管理成為了先進工程項目管理的瓶頸，也是當前文檔管理界迫切解決的問題。

2000年開始，核電項目文檔信息化建設逐步起步，截止目前各核電項目均建立了文檔管理系統，實現了文檔存儲、傳輸、歸檔和利用的信息化。但在文檔分發、發布、歸檔、備份等方面，仍未突破人工管理的思路，即使有電子流程的輔助，但仍存在大量的人工操作，如文件分發、檢查、提供利用等方面主要依靠人工操作，一方面人力成本高，另一方面，由于人因失誤導致的準確率不高的問題一直是制約文檔管理水平提升的主要因素。

核電建設項目的文件、檔案已實現了數字化，如果把這些信息化的“大數據”和業務工作建立緊密關系，利用“科學技術”來攻克“文檔管理影響工程四大控制”這個瓶頸，將是文檔管理技術的一大躍進。

二、 核電建設項目文檔管理信息化建設的思考

國家檔案局下發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》明確要求檔案工作要樹立創新、協調、綠色、開放、共享發展理念，主動適應經濟發展新常態，抓住機遇、改革創新。“大數據”、“云技術”、“人工智能”等先進理念和技術的發展，為文檔管理工作者帶來了福音。在文檔管理工作中我們必須充分利用這些先進技術，創新文檔工作，提升文檔管理水平，提高企業競爭力。

1.建立五位一體的文檔管理系統，實現文檔全生命周期管理。EJ/T1225-2008《核電文件檔案管理要求》要求：核電文檔管理流程涵蓋從文件的形成、傳輸、整理組卷、歸檔、保管、利用、鑒定直至處置的全過程，并通過先進技術手段或信息系統實施全過程的管理與監控。

以三門核電項目為例，項目建設伊始就采用信息化管理，隨著數年的建設，已經形成以自動辦公系統（ECIS）、文檔管理系統（DCTM）、業務管理系統（SPMS）三大主系統為中心，各功能系統輔助的全方位信息化系統體系。

其中DCTM系統作為文檔存儲中心、文件處理中心、文檔利用中心、文件歸檔中心、部門工作平臺，實現了文檔全生命周期內的高度集成的文檔業務流程電子化、文件配置自動化、文檔一體化管理。系統功能覆蓋了文件形成、接收、著錄、分發、使用控制、檢索、利用、歸檔（移交）、組卷、存儲、鑒定、處置等環節，具備文檔分類、電子文件的生成與控制、文件分發、文檔信息加工與整理、文檔利用、文檔的保管與處置、元數據管理、文檔控制和安全等功能。

2.引入人工智能，實現文檔自動分發。人工智能是用人工的方法和技術模仿、延伸和擴展人的智能，實現某些 “機器思維”。從其功能來看，人工智能即參照人類智能活動的客觀規律，借助一定的智能體，模擬人類的思維執行諸如判斷、推理、識別、決策、檢測等活動。文件的分發是基于一定的規則把正確的文件分發到正確的人員手中。該活動是基于固定規則實施固定動作，符合人工智能的實現邏輯原理。也就是只要建立一個計算機可識別的分發矩陣，便可實現人工智能。通過將人員分發經驗等隱性知識顯性化，形成以文件元數據、項目進展及參建單位職責分工為輸入條件，輸出文件分發單位的分發矩陣，并將書面的分發矩陣轉化為機構化的智能分發矩陣，使計算機有效識別。利用人工智能，通過“云端”預設的分發規則，即可完成文件的分發。

在三門核電項目中，建立了工程文件智能分發系統， 智能分發系統在現有的文檔管理“云平臺”上開發，系統定期對“云平臺”中的文件進行計算，識別需分發文件、輸出文件分發單位后完成文件分發。

智能化的文件分發，創新了文件分發模式，標志著新的生產力的誕生，取代人工勞動，大大降低了管理成本，并提高了文件分發的準確率。

3.利用云技術，實現文檔智能化利用。“云技術”的面世，處處體現了以人為本的核心思路，讓用戶獲取資源更加快速便捷。以三門核電項目為例，DCTM系統中利用云技術，面向用戶建立了一套基準文件和專題文件管理體系。公司的所有基準文件存放于“云平臺”DCTM中，授權人員可自行查閱利用；專題文件庫中存放用戶根據工作需要從“云平臺”定制的文件。為方便生產利用，專題庫中建立了“衛星文件庫”，存放電廠在失網、失電等緊急情況下使用的文件。“衛星文件庫”的文件可自動推送到指定IP站點的電腦本地盤中，便于使用。在郵件系統的輔助下，云平臺中文件更新后，“衛星文件庫”中文件和自動推送到電腦本地的電子文件自動同步更新，并向文件管理人員和用戶發送文件更新提醒，用戶可獲取到當前有效的文件，管理人員可及時印制和配備紙質文件。面向用戶和管理人員定制化的信息系統，縮短了管理流程，極大地加快了文件配置和使用效率，降低了文件誤用風險。

4.利用人工智能，實現文檔智能化檢查。文檔入庫前檢查是檔案質量的最后一道關口，也是文檔管理中勞動最為密集的工作環節之一，使用人工智能替代人工檢查，將是文檔管理發展的新趨勢。要實現人工智能，則必須要做到以下幾點：（1） 做好前端控制，確保文件規范化的形成。文檔智能檢查，簡而言之即信息化系統通過將文件與檢查標準進行比對，查找差異，完成檢查。實現智能比對的前提是文件必須按照規定的格式形成。因此，要求文檔管理人員在項目開始時，提前策劃文件的格式、撰寫要求，將要求充分宣貫至文件形成單位和人員，并監督文件規范的形成。（2） 建立標準化的、智能化的檢查標準，實現計算機有效識別。智能系統依據檢查標準，對文件進行檢查，要求文件檢查的標準要固定，統一。例如，對文件是否簽章，手續完備的檢查標準，必須包含對簽章加蓋的位置、簽章的樣式、大小等的要求；對文件頁面清晰度的檢查，則必須要有量化的清晰度指標，并轉化成計算機可識別的指標。

文檔智能檢查是文檔管理信息化建設中的重要嘗試，需要文檔管理人員和信息技術人員不斷探索、完善，建立成熟的檢查標準和系統識別機制，從而實現系統替代人工的檢查，將人工從重復的機械勞動中解放出來，提高文檔管理水平。

三、 文檔管理信息化建設亟待解決的問題

1.文檔信息化人才已成為信息化建設的瓶頸。實現文檔管理現代化，人才是關鍵，隊伍建設刻不容緩。建立信息化文檔管理，必須進行思想觀念、管理體制、工作方法和傳統技術手段的全面更新，傳統的單一的文檔管理人員結構已不能適應文檔管理工作現代化的需要，必須建立一支與信息技術發展相適應的核電文檔工作者隊伍。要以管理型人才為主，重點培養復合型人才，轉變文檔信息控制、采集、管理方法與服務模式。

2.電子文件有效性問題。文檔的有效性是核電站文件管理的基本要求，因此傳統的管理都是在保證文檔有效性進行嚴密的跟蹤與控制。而電子文件的可變更性使我們對其真實性產生質疑，網絡病毒、軟件木馬問題使我們對電子文件的安全性、可靠性提出懷疑。尤其是信息系統中產生的結構化數據，離開了結構化的流程，文件的有效性很難得到認可。這就需要一方面制定完善的管理體系對電子文件的有效性進行認證并采取防篡改措施等確保文件的有效性，另一方面要突破人們的心理障礙。

（作者單位：三門核電有限公司信息文檔處）