淺談ERP環境下某化工企業的內部控制

王振光

【摘 要】某化工公司下屬多個生產企業及輔助單位，各企業主要生產煤化工產品，2009年開始，各主要生產企業運行SAP系統，部分輔助單位運行用友系統，系統不統一給內部控制造成困難。論文主要論述ERP系統上線后對該化工企業內部控制產生的影響，分析其中存在的問題，同時就完善ERP系統下內部控制提出一些建議。

【Abstract】A number of production companies and auxiliary units subordinate to a chemical company， each of which mainly produces coal chemical products. Since 2009， the main production enterprises have been running the SAP system， and some auxiliary units have been running Yonyou system. The disunity of the system causes difficulties in internal control. This paper mainly discusses the influence of ERP system on the internal control of the chemical enterprise， and analyzes the existing problems in it. And some suggestions for perfecting the internal control under ERP system are put forward.

【關鍵詞】ERP；內部控制；信息化

【Keywords】ERP； internal control； informatization

【中圖分類號】C931.2 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）06-0017-02

1 引言

ERP（ Enterprise Resources Planning，企業資源計劃）是20世紀90年代初興起的企業管理信息系統，ERP系統是針對物資管理、人力資源管理、財務管理、信息管理集成一體化的企業管理信息系統。ERP系統實際上是會計電算化系統發展到一定階段的產物。會計電算化的發展有利于促進會計工作規范化，提高會計工作質量與工作效率，更好地發揮會計的作用。但是企業在運用了ERP系統后，企業會計核算和管理環境會發生很大變化，內部控制程序和方式應當相應地改變。因此，在ERP環境下的內部防范和控制制度的建設顯得尤為重要。

2 ERP系統對內部控制的影響

2.1 事前控制

ERP系統下，事前控制主要包括以下兩個方面： ①預算控制。煤化工行業面對著多變的外部環境以及日趨激烈的同行業競爭，該公司在發展過程中面臨著來自各方面的挑戰。公司在想方設法開拓業務渠道，擴大利潤基礎的同時，還要不斷加強預算控制，降低成本，既要開源，也要節流。將企業整體戰略目標分解為具體的實施項目并細化控制標準。目前該化工公司的預算控制主要是通過集團公司組織的年度預算編制來實施，通過用友系統的預算管理功能來實現企業的生產經營預算控制。在SAP系統中則實現固定資產（主要是維簡、安全等非基建類）投資預算控制、可控費用預算控制，基本建設投資預算則是通過手工編制投資計劃的方式實現[1]。②授權控制。根據公司的職能組織結構及員工的崗位職責，對業務人員的系統操作權限和查詢范圍進行詳細設定。保證ERP系統內的各項業務活動均由被授權的人員執行。由于目前該化工公司生產經營業務主要是通過SAP系統控制，因此在SAP系統中設定了不同業務人員的權限，權限的分配由各業務主管部門確定，然后由公司報集團公司ERP項目管理人員分配。

在ERP系統中，事前控制可以增加控制的客觀性，克服控制過程中的人情障礙，從而保證相關控制制度得到嚴格執行。

2.2 事中控制

2.2.1 業務程序控制

在業務處理中，以經營管理過程中各項信息為主線，依照企業各項規章制度，將物料消耗、原料采購、產品銷售、庫存管理等各項業務加以規范，通過環境設置、條件選擇、事項驅動等軟件技術將各項業務處理過程整合到系統中，通過系統將進一步規范各項業務的操作步驟。

2.2.2 會計系統控制

根據實際情況，該化工公司目前主要在以下三個方面采取控制措施：①會計科目：按照企業會計準則和集團公司相關要求，準確設置和應用會計科目，規范會計核算，從而提高會計信息質量；②會計政策：由系統根據預先設置的程序，自動完成折舊計提、成本費用分配、損益結轉等工作，從而杜絕人為調節利潤現象的發生；③會計報表：通過事先設定取數公式，系統根據會計賬簿生成會計報表，從而減少人為干預，保證報表數據真實、完整。目前該化工公司按照集團公司統一規范，利用用友系統進行報表的生成上報。

通過系統進行事中控制，可以提高內部控制的可靠性，減少人為因素帶來的隨意性，保證各項業務有效地控制在制度框架內，從制度上保證內控的穩定性和延續性。

2.3 事后控制

①數據核對。在ERP系統中，各個子系統之間的數據可以實現自動核對，如總賬系統中的往來款項與應收、應付系統中的余額是否一致，總賬系統中的庫存變動及余額是否與物料系統中的實際出入庫情況相符等等。②檢查預算執行情況。系統可以即時反映成本費用的完成情況以及固定資產投資（主要是維簡、安全等非基建投資支出）完成情況，拒絕超預算業務執行。③檢查制度執行情況。通過查看系統日志，可以分析員工的工作內容及行為方式是否合乎制度要求。可以對包括財務管理、供應管理、銷售管理、倉庫管理等系統操作人員的日常操作進行檢查。

3 ERP系統下內部控制中存在的問題

3.1 預算控制不嚴

在SAP系統中尚未實現預算的嚴格控制，主要表現在以下幾個方面：①目前尚未實現對成本費用的全面控制。SAP系統已啟用成本費用的預算控制功能，但是系統內對成本費用的控制是非強制性的，根據管理需要進行控制，也可不進行控制。②基本建設投資預算尚未在財務系統中體現。目前集團公司下達的基本建設投資計劃是以EXCEL或者PDF文件的形式下發到各個單位，由各個單位在實際的業務中參考基本建設投資計劃。但是基本建設投資計劃尚未與財務系統相連接，這就造成了基本建設投資計劃與會計核算系統脫節，無法從系統中控制超計劃的投資支出。

3.2 SAP系統中用戶權限分配不夠明細

由于受經費原因等限制，目前仍然存在著幾個操作員共用一個用戶名的情況，比如在物料管理系統中，就存在著幾位倉庫保管員共用一個用戶名的情況，在總賬系統中也存在這種情況。這種情況的出現，就造成了無法準確判斷業務的真正處理人員。

3.3 報表系統存在缺陷

由于SAP系統內部報表系統未進行全面開發，無法直接生成全部財務報表和內部管理報表。目前的方法是使用接口程序將財務數據從SAP系統導入用友系統，然后生成報表。但是由于兩個系統之間數據結構等存在差異，無法將全部數據導入用友系統，造成部分報表數據無法自動生成，需要從SAP系統中查找相關資料，補充相關的報表數據。

3.4 物流控制尚未完全納入ERP系統中

由于公司使用的地磅管理系統與SAP系統在數據接口還存在差異，因此無法將原材料的計量數據實時傳入SAP系統，需要供應、計量、財務結算人員共同配合，通過其他平臺將數據導入系統，增加了系統風險，也增加了內部控制的難度。

3.5 生產過程數據尚未納入系統管控中

由于種種原因，尚未實現將生產過程中的物料消耗、產品產量等數據實時傳入SAP系統的功能，需要人工將各項數據輸入系統。這就造成了系統不能實時反映生產過程中的物料消耗和產品產量數據，不利于對生產過程中的物料消耗及產量進行實時控制。

4 完善內部控制的幾點建議

針對該公司存在的以上問題，提出以下幾點建議：①進一步建立健全基礎管理制度。尤其是對ERP系統尚未涵蓋的生產環節、部分物料的流通環節，制定嚴格的管理制度，減少人為原因造成的數據反映不準確情況的發生。根本的解決方法是實現生產環節、物流環節與ERP主系統的無縫對接，實現數據實時傳輸，用系統進行控制[2]。②嚴格預算控制。實現系統對各項計劃、費用預算的全覆蓋。實現全面預算系統與用友、SAP系統的全面對接，達到實時控制預算的目標。③加強組織和人員職能控制。就現有系統來講，由于部分人員存在共用一個用戶名的情況，應采取其他措施來區分業務經辦人員。④加強內部審計。內部審計是企業內部控制系統的重要組成部分，也是強化內部監督的制度安排。在ERP系統運行過程中，審計人員對業務流程的評價和檢驗，在檢測財務軟件的可靠性、發現各種內控制度在執行中存在的問題的同時，對相關問題提出解決意見，從而提高會計核算質量和內控水平。

5 結語

對ERP系統的應用實踐表明，只要系統設置規范準確，系統處理出錯幾率幾乎為零，人為錯誤和舞弊現象幾乎無法避免，一旦出現舞弊，會給企業造成巨大損失。對此，必須制定嚴格的內控制度并嚴格執行。我們應從實際工作出發，建立和完善更為科學的ERP內控制度，從而提高企業生產經營管理水平，更好地為提高企業經濟效益服務。

【參考文獻】

【1】潘曉波.淺論ERP環境下的企業內部控制[J].現代物業（中旬刊），2008（5）：71-72.

【2】顏小琴.ERP環境下企業會計信息系統內部控制研究[J].當代經濟，2012（3） ：73.