SAP物料主數據收集的改進

徐祥宇 王艷輝 肖云 王小紅

摘要：SAP物料主數據是SAP系統的重要基本數據之一，物料主數據維護的正確性、及時性對生產組織有很重要的影響。文章針對物料主數據收集的過程進行分析，梳理字段間的相互關系及規則，提出利用公式固化規則的改進方法，可以減少人為錯誤，并提供數據維護效率。

關鍵詞：SAP；物料主數據；數據收集

中圖分類號：TP315 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2018）05-0069-02

1 概述

因市場需求急劇變化，客戶個性化定制產品增多，產品開發及更新換代加速，徐工隨車起重機有限公司（簡稱SC公司）平均每年增加新品及定制化產品數量為110多個，2017年新增物主數據5000多個，數據處理人員需頻繁加班才能滿足生產的需要，會造成生產延誤和數據處理人員的抱怨。為了解決這一問題，改進物料主數據收集方法，提高物料主數據維護的效率，是我們急需解決的問題。

物料主數據是SAP系統的主要主數據之一，是某種特定物料數據的主要來源，它包含了庫存、生產、采購、銷售、會計和成本等方面的重要信息。在SAP后勤系統的各個組件都需要用到它，例如：訂購用的采購數據、貨物移動過帳和管理庫存盤點用的庫存管理、貨物移動時的物料估價或發票校驗用的會計數據、物料需求規劃用的物料規劃數據。

2 原物料主數據收集過程分析

物料主數據完全的數據包含：基本視圖、銷售視圖、工廠視圖、采購視圖、MRP視圖、工作計劃視圖、庫存管理視圖、會計視圖、成本視圖，共涵蓋51個字段，其中針對SC公司必填字段有20個，涉及字段的責任部門有技術中心、生產制造部、采購部、財務部、營銷部。

原物料主數據收集流程如圖1所示，由物料創建部門發起，創建物料主數據基本視圖的基本信息后利用Excel模板通過郵件發給工藝部門負責統一收集及維護。工藝部門收到物料主數據收集模板后，根據物料加工工藝安排填寫采購類型、反沖字段，然后將收集模板發至生產制造部、采購部、財務部、營銷部進行其他字段收集。各部門填寫完成后發送至工藝部門進行匯總，然后檢查維護進系統，整個數據收集流程平均周期為5.6天。

原物料主數據收集流程在日常工作中出現了如下問題：（1）物料主數據收集涉及部門多，數據收集因責任人的各種因素效率低；（2）責任部門數據收集人員對字段含義不清楚，收集數據過程有推諉現象；（3）數據收集過程中，手工填寫，數據量較大時會產生手誤，導致數據不準確。

3 物料主數據收集改進

3.1 物料主數據收集改進方案分析

通過對物料主數據收集流程分析，發現數據收集周期長及錯誤率高等問題均由數據流轉部門太多及其員工對數據規則不清楚造成。為了解決此問題，本文從固化字段相互規則、減少非必要流轉部門方面提出改進方案。針對上述問題點，制定物料主數據收集改進方案步驟：（1）確定數據字段規則；（2）確定數據收集流轉部門；（3）改進數據收集模板，將規則通過Excel公式寫進數據收集模板。

物料主數據收集涉及的字段涉及51個，其中涉及物料號、物料描述、單位、物料類型等6個字段是物料創建時的基本信息，除系統默認不用填寫及填寫為固定值的字段，需要收集的字段有20個。通過實際業務，尋找這些字段間的相互關系并制定規則。如表1所示，物料類型的確定可以物料MRP控制、采購類型、評估類等字段的范圍，再通過其他字段多方約束，最終確定除基礎視圖的基本信息外，工藝部門優先填寫MRP控制者、反沖兩個字段，通過EXCEL公式自動填寫14個字段，由采購物流部填寫采購組代碼、采購周期、估價，完成物料主數據的收集。

3.2 物料主數據字段的Excel公式

根據制定的數據規則，利用Excel公式將規則寫進數據收集模板，主要字段公式如下：

進口國產= IF（OR（MRP控制者="501"，MRP控制者="202"，MRP控制者="102"），1，IF（OR（MRP控制者="101"，MRP控制者="201"），2，""））

產品組= IF（物料組=10014，11，IF（物料組=10015，13，IF（物料組=10016，12，IF（物料組=10017，15，10））））

科目設置組= IF（產品組=10，"01"，"02"）

MRP組= IF（OR（MRP控制者="S02"，MRP控制者="S01"，MRP控制者="Z02"，MRP控制者="Z01"，MRP控制者="G00"，MRP控制者="J00"），MRP控制者，""）

可用性檢查= IF（產品組=10，"02"，"KP"）

采購類型= IF（OR（MRP控制者="S02"，MRP控制者="S01"，MRP控制者="Z02"，MRP控制者="Z01"，MRP控制者="G00"，MRP控制者="J00"），"E"，"F"）

特殊采購類= IF（OR（MRP控制者="S01"，MRP控制者="Z01"），50，""）

生產倉儲地點= IF（OR（MRP控制者="S02"，MRP控制者="Z02"），5001，IF（MRP控制者="S01"，"S001"，IF（MRP控制者="G00"，"G001"，IF（MRP控制者="Z01"，"Z001"，IF（MRP控制者="J00"，"J001"，""）））））

庫存地點1= IF（MRP控制者=501，1007，IF（OR（MRP控制者=201，MRP控制者=202），1002，“ "））

配送類型= IF（OR（特殊采購類=50，AH5=1，AT5="Z010"），0，IF（A物料組=1007，1，2））

獨立集中= IF（采購類型="E"，1，2）

評估類= IF（OR（MRP控制者="S02"，MRP控制者="Z02"），7920，IF（MRP控制者=501，3009，IF（MRP控制者=101，3001，IF（MRP控制者=102，3002，IF（MRP控制者=201，3004，IF（MRP控制者=202，3005，IF（MRP控制者=502，7901，IF（MRP控制者=301，3006，IF（MRP控制者=401，""，7900）））））））））

序列號參數文件= IF（OR（MRP控制者="S02"，MRP控制者="Z02"），"Z010"，""）

3.3 改進后流程及效果

通過上述改進，優化收集流程，將原有的五個收集部門減少到2個，即由技術中心發出到采購部收集，再回到技術中心進行維護；將改進前的并行收集方式改為串行收集方式，實現對口人“一對一”的關系；利用Excel公式改進物料收集模板，將收集字段由20個減少到5個。改進后的物料收集流程為：技術中心發出→采購部填寫→技術中心維護。

改進后的物料主數據收集流程在SC公司使用后，物料數據的維護效率得到了明顯的提升，原流程需要幾天才能完成的工作簡化到了兩天內都能完成，甚至幾分鐘就能完成，解決了SC公司數據維護不及時的問題，并大大縮短了產品的生命周期，為企業適應個性化市場提供助力。

4 結語

本文針對原SAP系統物料主數據收集流程行了改進。改進后的流程，借助字段間邏輯關系及Excel公式，對其收集流程及數據模板進行改進。改進后流程大大減少數據人員的工作量并提高效率，提高了企業應當市場變化的能力及市場競爭力，為產品快速生產提供支撐。可為類似數據維護流程設計提供參考，并為下一步智能化數據收集軟件設計提供基礎。

參考文獻

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