地震應急事件資料歸檔工作的實踐與思考

文/山西省地震局 劉敏娟

一、 開展地震應急事件資料歸工作的現實意義

檔案是一個地區、一個單位的歷史記錄，具有不可替代性和唯一性。在地震應急事件發生后或模擬地震事件演練過程中形成的大量文件資料，經收集整理歸檔后就成了地震應急事件檔案。地震應急事件發生后建立的檔案資料既是地震應急活動的真實反映，也是地震研究的重要依據，既為分析、研究本省地震發生的背景成因、孕育規律、未來趨勢提供判定依據，也為應對未來地震災害事件的決策指揮、抗震救災積累實踐經驗。模擬地震事件演練過程中形成的檔案資料也具有十分重要的作用，我省近年來模擬演練的多為山西地震帶內的歷史大震事件，這些模擬演練檔案資料既讓應急人員熟悉了歷史地震再現的災害規模、應對措施，又為突發危機狀態下若通信、電力嚴重受損不能正常工作時積累了參考資料，尤其是地震應急指揮技術系統不能快速產出應急專題圖件時，模擬演練時產出的系列應急專題圖件就可以為政府領導決策指揮發揮參謀和助手作用。總之，地震應急事件檔案資料將對今后工作查考、歷史研究、經驗借鑒以及完善地震應急工作機制都具有十分重要的應用價值。

圖1：資料清單圖

二、地震應急事件資料收集組卷歸檔的方法

地震應急事件檔案屬于科技檔案中關于地震應急檔案的重要組成部分。其表現形式既有文件、批示、簡報、報告、紀要、大事記，也有專題圖件、工作照片、音頻視頻等記錄載體。地震應急事件資料檔案記載內容既有向上級報告的震情速報、災情報告、決策指揮建議、趨勢會商報告、應急應對處置工作報告，也有向新聞媒體、社會公眾的震情災情信息通報、新聞通稿、抗震救災工作動態簡報；既有上級領導作出的抗震救災批示指示，也有動員全社會全系統開展地震應急響應的決定和通知。因此，在收集整理組卷時應遵循地震應急事件資料的形成規律和表現特點，找出組卷的科學依據與內在聯系，力爭實現檢索的便捷性和檔案的系統性。

（一）地震應急事件發生后的資料收集歸檔。自1999年大同陽高5.6級地震以來，我省一直未發生5級以上強有感地震事件，繼2010—2011年3個4級左右地震后，2016年相繼發生了3次4級以上強有感地震。強有感地震發生后，我局檔案管理人員都及時收集、整理、建立了地震應急事件資料檔案。本文以2016年3月12日運城市鹽湖區4.4級強有感地震為例，簡述地震應急事件資料收集組卷歸檔的思路與做法。1.印發做好資料歸檔的通知和資料清單。此次地震發生后，我局檔案部門也非常重視此次地震事件資料的歸檔工作，及時向局應急指揮部“五個應急組、一個現場指揮部”下發歸檔通知和資料清單。通知內容涉及收集范圍及歸檔要求，并細化了標準，明確了歸檔時限。資料清單是根據《山西省地震局地震應急預案》給局應急指揮部“五個應急組、一個現場指揮部”規定的職責任務及資料產出要求，專門制作而成的。2.向資料產出方主動收集。這次地震發生后，我局啟動了四級地震應急響應級別，我們重點關注了局應急指揮部監測預報組、值守信息組、應急協調組、災情收集組和現場指揮部都根據災情規模產出的資料。但按照《山西省地震應急預案》事權劃分標準，這次地震屬于運城市政府負責領導指揮的地震應急事件，運城市政府及市地震局的應對資料也是我們收集的重點。在應對地震事件的應急工作結束后，會產生大量文件、報告、圖片等。如何將這些相關資料加以分類、匯總、整理、歸檔，主動收集、及早介入在檔案工作中就尤為重要。3.認真整理組卷歸檔。收集到的這次地震事件資料內容多、涵蓋面廣，有國務院、省委、省政府、中國地震局的領導批示，有報紙、網絡、微信、新聞媒體的實時報道，有地震部門產出的震情災情報告、震情會商意見、地震應急工作動態及總結報告等資料。我們按資料產出的主體進行了組卷，并制作成電子文檔形式進行存放，共形成檔案14卷、41件、520頁，其中，圖紙2張、光盤7張、照片34張。檔案是一個工作的縮影，從此次歸檔情況可以看出各級領導很重視地震應急工作，而每一個應急工作組對待突發地震事件盡職盡責，最終產出的地震應急資料檔案也很全面，為我局防震減災事業應對突發地震應急事件積累了一定的工作經驗！

（二）模擬地震事件演練過程中的資料收集歸檔。我省位于地震活動頻度高、強度大、分布廣的地震帶。近年地震活動進入一個相對平靜期。為提高我局決策指揮及應對處置能力，局黨組提出并實踐了“以演練代實戰”的地震應急工作思路，尤其自2014年已連續4年組織開展全省地震系統模擬應對重大地震災害事件的聯動實戰演練，所以在模擬地震事件演練過程中就產生了大量需要歸檔的資料。本文就以2015年9月15日全省地震系統模擬演練呂梁市汾陽市發生6.5級地震應急事件為例，簡述模擬地震應急事件過程中資料歸檔與真實地震應急事件的異同之處。1.收集整理組卷。這部分工作與真實地震事件應對相一致。經整理后總體可以分為7大類：文件資料、總結、報告、值班信息、電子圖件、光盤、照片，按照發生時間順序依次排列進行歸檔共形成檔案4卷、87件、187頁、圖紙15件。此次演練涵蓋面廣、組織實施細致，資料的收集歸檔也相應全面，包括從公布應急演練方案到實施演練結束后的有價值的資料。2.必須要進行資料取舍。真實地震應急事件是地震應急活動的真實反映，應對過程中產生的資料要原汁原味整理歸檔，而對待模擬地震事件演練過程中形成的檔案資料，必須要進行取舍。雖然我局模擬的多為我省的歷史地震，但災情收集組收集匯總的資料是模擬虛構的，可不必作為歸檔對象的重點，從減少檔案存儲空間這個角度來講也是有利的。而值守信息組、監測預報組、應急協調組、后勤保障組和現場指揮部所產出的應對資料卻是有保存和利用價值的，尤其是監測預報組、應急協調組產出的震源機制解圖、震區地震構造及歷史地震分布圖和地震應急專題圖件、決策指揮工作建議等，在突發危機狀態下就可以直接借閱使用，為真實地震應急事件應對工作起到參考、對比和補充作用。3.增加有預設的模擬情景事件的應對資料。我局每次模擬演練都要預設大量模擬情景事件，這些情景事件既借鑒了四川蘆山7.0級、康定6.3級、云南魯甸6.5級等國內多次地震災害事件的應對處置的經驗教訓，也結合了我省市縣三級地震應急工作的實際，更貼近實戰。這次演練共預設有66個情景事件，如，現場指揮部分析匯總的“本次地震災害特點”和各市地震局模擬起草完成的“加強本市地震應急工作的通知、市政府領導的應急職責任務明白卡、針對特定事件應對媒體的解釋說明、模擬召開投資環境依然安全的專題座談會”等事件場景的文字稿件，都是貼近實戰、積累范本的有效嘗試。這些范本修改后即可上升為地震應急事件的文字模板，統一推廣，這些范本整理成為檔案后也可為未來應對突發地震災害事件工作起到指導、借鑒和參考作用。

三、啟示與思考

通過不斷整理地震應急事件檔案，我們積累了管理地震應急事件檔案的實踐經驗，同時也發現問題、得到如下啟示與思考：

（一）地震應急事件資料檔案是否可看作專題類檔案進行管理。目前，雖然檔案業務人員將地震應急事件資料檔案劃入科技檔案類別來組卷管理，但我們認為地震應急事件資料檔案不能簡單地按照傳統檔案分類要求組卷，因為它既不是文書檔案，也不是科技檔案，可以將其看作專題檔案。

（二）探索地震應急事件檔案多樣化的組卷方法。目前，我局對地震應急事件資料的組卷是按照產出資料的責任主體和時間順序進行組卷的，但查找檢索的便捷性不是很高。我們對于地震應急事件的組卷也可以探索嘗試多樣化的組卷方法，可以按地震應急事件內容進行組卷歸檔，如，可以將地震應急事件所有領導批示文件全部組成領導批示卷、將地震應急事件所有災情內容組成災情報告卷，以此類推，這樣既節約了查找檢索利用檔案人員的時間，也提高了我們檔案管理人員的工作效率。

（三）地震應急事件檔案也要力求資料的完整性。在我省歷次強有感地震事件應對及多次模擬演練過程中，檔案人員雖然提前介入、主動收集地震應急應對資料，但注重地震系統內部的資料多、關注民政等省直有關部門的資料較少，而且對現場實際應對的照片遺漏較多。這也是今后地震事件檔案管理工作的一個關注點和改進完善的方向。

（四）強化對地震應急事件檔案的利用。檔案收集是利用的前提，利用是檔案收集的最終目的和價值所在，所以我們在檔案日常管理工作中，要強化地震應急事件檔案的利用，激活其生命力，實現其價值。為此，我們擬嘗試建立地震應急事件庫，把歷次的地震應急事件依次進行排列、編號，力爭做到對地震應急事件的整體框架一目了然，方便今后查找利用。

（五）檔案工作人員要提高敏銳的觀察意識和專業素養。無論是在真實地震應急事件中，還是在模擬地震應急演練中，檔案工作人員要意識到肩負的責任，在地震應急事件發生時要快速地作出反應，要有敏銳的觀察意識，及時跟蹤收集各方面的信息內容，并注重檔案理論學習與工作實踐的有機結合，科學整理、完整歸檔。地震應急工作任重道遠，地震應急事件資料歸檔工作也是重中之重，認真收集整理地震應急事件檔案必將為今后地震應急事件的抗震救災作出應有的貢獻。