企業(yè)地質(zhì)檔案信息共享化需解決的問題及對策

文/中石化江蘇油田分公司物探研究院 陳丹

企業(yè)地質(zhì)檔案是科研人員經(jīng)過長期地質(zhì)研究工作總結(jié)形成的文字、圖表、聲像、電磁介質(zhì)等，具體包括井資料、原始資料、成果資料及實物資料等，涵蓋不同區(qū)域龐大的資源勘探數(shù)據(jù)，貫穿于企業(yè)成長的歷史脈絡(luò)，涉及商業(yè)機(jī)密，具有一定保密期限。國外發(fā)達(dá)國家地質(zhì)檔案管理產(chǎn)業(yè)化程度相對較高，建立了成熟的管理與服務(wù)體系，具有大量地質(zhì)資料信息數(shù)據(jù)庫，建立基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)面向地質(zhì)資料管理的信息系統(tǒng)和社會服務(wù)系統(tǒng)，促進(jìn)地質(zhì)資料的全方位服務(wù)與應(yīng)用。2017年中石化地質(zhì)資料管理辦法新規(guī)出臺，企業(yè)地質(zhì)檔案館藏機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代信息處理技術(shù)，提高地質(zhì)資料的處理、保管水平，建立地質(zhì)資料信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，匯交地質(zhì)資料目錄，開展對地質(zhì)資料的綜合研究工作，逐步實現(xiàn)股份公司地質(zhì)資料的共享利用。

一、企業(yè)地質(zhì)檔案共享發(fā)展面臨的主要問題

在共享發(fā)展理念背景下，企業(yè)地質(zhì)檔案管理機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，解決當(dāng)前管理突出的主要問題，為進(jìn)一步實現(xiàn)地質(zhì)檔案共享發(fā)展打好基石。當(dāng)前，隨著國企改革的不斷深化、科研隊伍結(jié)構(gòu)調(diào)整以及科研人員年輕化，地質(zhì)檔案管理方面問題漸漸突顯，亟待解決，包括企業(yè)地質(zhì)檔案管理模式較為單一老舊，地質(zhì)檔案管理規(guī)范存在漏洞、地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)滯后等。在地質(zhì)檔案的利用方面，部分資料仍采用傳統(tǒng)手工借閱方式，數(shù)據(jù)庫不夠完善，地質(zhì)資料相關(guān)信息查閱繁瑣，電子檔案的借閱技術(shù)不成熟等；在地質(zhì)檔案統(tǒng)計方面，檔案借閱統(tǒng)計較為粗略，不能直觀體現(xiàn)各勘探區(qū)域使用率；在地質(zhì)檔案安全管理方面，管理系統(tǒng)的安全性、科研人員保密意識及安全意識等有待提高。企業(yè)地質(zhì)檔案管理在新時代面臨的問題決定了共享發(fā)展進(jìn)行的進(jìn)度，創(chuàng)新性解決以上問題，以便更好地搭建共享平臺。

二、企業(yè)地質(zhì)檔案共享發(fā)展對策

（一）轉(zhuǎn)變企業(yè)地質(zhì)檔案管理模式。由于地質(zhì)檔案的特殊性質(zhì)，地質(zhì)檔案長期處于慢節(jié)奏及較為閉塞的管理模式，近年來隨著資源勘探形式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，地質(zhì)檔案歸檔數(shù)量同比減少，地質(zhì)檔案網(wǎng)站老化，更新速度較慢，加之地質(zhì)檔案管理部門與企業(yè)其他部門合作溝通交流較少，久而久之導(dǎo)致部分企業(yè)科研人員對于地質(zhì)檔案管理程序較為陌生，不利于企業(yè)資源勘探業(yè)務(wù)的擴(kuò)展與勘探水平的提升。隨著企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展，對外業(yè)務(wù)領(lǐng)域不斷延伸，企業(yè)地質(zhì)檔案管理需與時俱進(jìn)，抓住機(jī)遇，打開局面，打破“酒香不怕巷子深”的常規(guī)思路，主動出擊，加強(qiáng)與企業(yè)生產(chǎn)各部門的聯(lián)系，加強(qiáng)企業(yè)地質(zhì)檔案管理與科研人員互動窗口建設(shè)，了解企業(yè)進(jìn)行的科研及生產(chǎn)項目實時動態(tài)，做到檔案收集整理前“未雨綢繆”，對于達(dá)到保密期限的地質(zhì)檔案進(jìn)行及時鑒定，提升地質(zhì)檔案利用率，細(xì)化檔案統(tǒng)計，實現(xiàn)一個暢通、高效、互動的管理模式。

（二）地質(zhì)檔案管理規(guī)章完善及實施。企業(yè)地質(zhì)檔案管理規(guī)章制度決定地質(zhì)檔案管理邏輯，也進(jìn)一步確立了企業(yè)對自我知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)手段和措施。隨著企業(yè)之間合作密集程度加深，電子地質(zhì)檔案的日益增多，地質(zhì)檔案管理規(guī)章制度需要進(jìn)行適時調(diào)整。制定科學(xué)完善的規(guī)范制度，能夠使企業(yè)在日益增多的外部項目中形成良好的歸檔習(xí)慣，進(jìn)而有條理有規(guī)范地保存有價值的材料，對于日后勘探業(yè)務(wù)擴(kuò)展也有著至關(guān)重要的作用。建立切實可行細(xì)化的地質(zhì)檔案規(guī)章制度包括收集制度、保管制度、借閱制度等，制定過程需結(jié)合企業(yè)各部門生產(chǎn)經(jīng)營利用地質(zhì)檔案特點而進(jìn)行，對科研人員可建立檔案信用度來加以約束，并將檔案管理流程植入信息系統(tǒng)，使檔案管理逐步趨于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，做到規(guī)章制度切實可行。

（三）構(gòu)建web地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”是地質(zhì)檔案共享發(fā)展的有利助推器。創(chuàng)建基于web地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)地質(zhì)檔案共享的無縫對接，更方便地對地質(zhì)檔案、借閱者借閱情況、借還檔案進(jìn)行高效的管理。在B/S（瀏覽器/服務(wù)器模式）網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)模式下，用戶界面以Web頁面形式呈現(xiàn)，采用Web瀏覽器進(jìn)行訪問獲得信息。客戶端無須安裝任何專門的軟件，只需要瀏覽器。企業(yè)可以借助已有的先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，構(gòu)建基于web檔案信息管理系統(tǒng)，輔助開展地質(zhì)檔案管理信息化工作，進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量及水平。1.系統(tǒng)功能需求。地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)目的是實現(xiàn)用戶登錄、檔案查詢、掃描借閱等業(yè)務(wù)的自動化管理，以提高工作效率。分析系統(tǒng)功能需求，主要有三種角色：用戶、檔案管理員、系統(tǒng)維護(hù)員。設(shè)計系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖如“圖1”，用戶登錄能夠查看個人借閱；地質(zhì)檔案檢索功能實現(xiàn)通過用戶搜索關(guān)鍵詞檢索檔案信息；檔案借閱管理功能通過掃描借閱證及檔案條形碼實現(xiàn)掃描借閱：地質(zhì)檔案的管理主要對館藏檔案的添加、修改、刪除、查詢；借閱者管理主要是對借閱者進(jìn)行添加、修改、刪除、查詢。2.數(shù)據(jù)庫設(shè)計。基于對系統(tǒng)功能模塊分析，系統(tǒng)所需數(shù)據(jù)主要包括用戶信息、借閱信息、地質(zhì)檔案信息、檔案管理員信息等，依據(jù)企業(yè)地質(zhì)檔案種類劃分地質(zhì)檔案類別，基于以上信息建立全局系統(tǒng)E-R圖，如“圖2”。3.系統(tǒng)開發(fā)平臺。Web應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)平臺比較流行的有PHP、ASP、JSP和ASP.NET。PHP是基于預(yù)處理HTML頁面模型的一種腳本語言，作為開發(fā)語言，執(zhí)行效率高，消耗的系統(tǒng)資源較少，擴(kuò)展性強(qiáng)。Mysql與PHP、Apache結(jié)合為建立基于數(shù)據(jù)庫動態(tài)網(wǎng)站提供強(qiáng)大支持，系統(tǒng)運行環(huán)境可以為Linux或Windows操作系統(tǒng)。應(yīng)用該架構(gòu)有利于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的發(fā)布，系統(tǒng)升級只需在服務(wù)器上操作即可，便于用戶操作和維護(hù)。

圖2 系統(tǒng)全局E-R圖

（四）完善地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)。企業(yè)地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)仍需完善，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)進(jìn)一步提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，促進(jìn)地質(zhì)檔案全面共享。1.完善電子數(shù)據(jù)庫。完善地質(zhì)檔案相關(guān)信息錄入，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)部門確定地質(zhì)檔案涉及盆地、凹陷、構(gòu)造等細(xì)節(jié)的地質(zhì)信息，方便用戶快速檢索，利于檔案編研利用及統(tǒng)計。此外，企業(yè)地質(zhì)館藏機(jī)構(gòu)不乏年代久遠(yuǎn)的地質(zhì)檔案，其中有些檔案利用率低，設(shè)置由專人保管，這些檔案仍留有人工記錄信息但缺乏電子信息。完善電子數(shù)據(jù)庫，利于企業(yè)地質(zhì)檔案日常管理及交接。2.老檔案電子化。一些地質(zhì)檔案由于年代較久遠(yuǎn)，紙張脆弱，每翻閱一次就會增加一次損傷，這些檔案有一個共同點是利用率高，對它們重新整理，進(jìn)行掃描或翻拍電子化，按照電子檔案管理條例規(guī)定借閱，盡量減少老舊檔案的損傷，有利于檔案的保管。3.條碼或芯片掃描借閱。電子掃碼在日常生活中已隨處可見，傳統(tǒng)的手工敲打或手寫借閱單號已經(jīng)不能跟上時代步伐。條碼掃描借閱地質(zhì)檔案關(guān)鍵在于掃描借閱與數(shù)據(jù)庫的正確對接，如一份地質(zhì)檔案跟隨數(shù)十份附件附圖，而一份附件或附圖又分離成若干張組成，掃描借閱既能將有關(guān)聯(lián)地質(zhì)檔案相應(yīng)結(jié)合，又不致借閱繁冗。芯片借閱是目前比較先進(jìn)的借閱模式，企業(yè)地質(zhì)檔案館藏機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)逐步完善時，部分地質(zhì)檔案可采用芯片借閱。4.建立完整的服務(wù)評價體系。通過網(wǎng)站問卷調(diào)查方式了解用戶對借閱服務(wù)的滿意程度，堅持服務(wù)質(zhì)量評價的科學(xué)性、全面性原則，評估用戶期望的服務(wù)與切身感受的差距，幫助檔案管理工作人員改進(jìn)和優(yōu)化地質(zhì)檔案信息服務(wù)質(zhì)量，提高工作效能。

三、結(jié)語

共享是中國特色社會主義五大發(fā)展理念之一，企業(yè)地質(zhì)檔案共享發(fā)展成為未來地質(zhì)檔案管理大勢所趨。解決共享發(fā)展前面臨的問題有助于加快地質(zhì)檔案共享平臺建設(shè)，有利于資源勘探企業(yè)間深度融合，對于企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展具有重要意義。隨著共享經(jīng)濟(jì)的興起，企業(yè)地質(zhì)檔案管理應(yīng)找準(zhǔn)發(fā)力點，完善檔案信息化管理，促進(jìn)地質(zhì)檔案有效利用，為企業(yè)資源勘探業(yè)務(wù)拓展及未來發(fā)展提供有力支撐。