PDCA循環(huán)管理在醫(yī)院印章檔案管理中的實(shí)證應(yīng)用研究

文/福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院 許賢雄

醫(yī)院印章檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位重要檔案組成部分，也是醫(yī)院收款收據(jù)、檢查診斷、病歷檔案、文書(shū)檔案的重要憑證之一，做好醫(yī)院印章檔案管理和使用工作對(duì)加強(qiáng)醫(yī)院管理、保障醫(yī)療安全、提升醫(yī)院文化具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。PDCA循環(huán)管理法是全面質(zhì)量管理體系運(yùn)轉(zhuǎn)的基本方法，本文通過(guò)對(duì)某大型三甲醫(yī)院在印章檔案收集和管理的各環(huán)節(jié)應(yīng)用PDCA循環(huán)管理法進(jìn)行干預(yù)和過(guò)程管理，以期為同類醫(yī)院相關(guān)工作提供借鑒與參考。

一、醫(yī)院印章檔案管理與PDCA循環(huán)管理概述

醫(yī)院印章檔案管理包含了印章的刻制、使用、保管、移交、歸檔、銷毀等過(guò)程，目前，省內(nèi)多數(shù)醫(yī)院印章檔案管理工作雖然取得一定進(jìn)展，但仍有諸多不足，如安全管理意識(shí)薄弱、印章檔案管理制度不健全 、管理設(shè)施和保管條件差、缺乏科學(xué)管理指導(dǎo)等，導(dǎo)致目前大部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)的印章檔案管理工作停滯不前，進(jìn)一步改進(jìn)醫(yī)院印章檔案管理機(jī)制，成為當(dāng)前醫(yī)院綜合檔案管理工作中亟須解決的問(wèn)題。

二、PDCA循環(huán)管理法在某大型三甲醫(yī)院印章檔案收集和管理工作中的應(yīng)用實(shí)證

（一）計(jì)劃階段（Plan）。該院首先對(duì)醫(yī)院印章檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查，從印章的刻制、頒發(fā)、使用、注銷情況和印章檔案管理制度知曉率等方面進(jìn)行摸底調(diào)查，結(jié)果見(jiàn)“表1”“表2”所示。

表1 665條啟用和申請(qǐng)銷毀印章登記信息完整度統(tǒng)計(jì)表

表2 485枚印章管理情況統(tǒng)計(jì)表

1.根據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示，該院在印章檔案收集與管理中存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾方面：印章檔案管理制度雖基本健全，但職工普遍未熟練掌握，大部分科室未制定相應(yīng)的部門印章管理制度與使用規(guī)范，甚至出現(xiàn)印章隨人事變動(dòng)而不知去向的情況。印章具體使用部門對(duì)印章檔案的保護(hù)意識(shí)薄弱，再加上檔案歸檔設(shè)備不全，造成部分印章檔案遺失、損壞。管理缺乏延續(xù)性。印章檔案管理要求有很強(qiáng)的管理延續(xù)性，在該院發(fā)展變化過(guò)程中，印章檔案管理人員幾經(jīng)變更，收集、移交等環(huán)節(jié)缺乏有效監(jiān)管與控制，導(dǎo)致很多印章檔案的登記信息缺漏而未被及時(shí)發(fā)現(xiàn)與補(bǔ)充。缺乏上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的專業(yè)指導(dǎo)。絕大多數(shù)醫(yī)院未系統(tǒng)接受過(guò)上級(jí)檔案管理部門的專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)，對(duì)綜合檔案管理中的歸檔范圍、期限、類型等缺乏規(guī)范的認(rèn)識(shí)。2.根據(jù)印章檔案管理中存在的問(wèn)題制定應(yīng)對(duì)措施。按照《印章檔案管理規(guī)則》，結(jié)合上級(jí)主管部門對(duì)印章檔案管理的具體要求和操作規(guī)范，完善相關(guān)管理制度并下發(fā)全院各科室，明確各部門在印章檔案管理中的職責(zé)和要求，規(guī)范印章刻制申請(qǐng)、使用登記、收集整理、移交保管、檢索利用、到期銷毀等流程。通過(guò)強(qiáng)化印章檔案管理科主任負(fù)責(zé)制，提高科室對(duì)印章檔案的保護(hù)意識(shí)，進(jìn)一步優(yōu)化印章刻制申請(qǐng)流程和啟用登記流程，明確印章保管負(fù)責(zé)人和具體使用人的責(zé)任和簽字制度，并建立印章管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，確保可隨時(shí)追蹤每一個(gè)正在使用或已停止使用的印章?tīng)顟B(tài)，包括啟用和停用時(shí)間、存檔位置、印章使用負(fù)責(zé)人和具體使用人、枚號(hào)、檔號(hào)等相關(guān)信息，全面加強(qiáng)對(duì)印章檔案的監(jiān)管。針對(duì)484枚已停用印章整理中存在的問(wèn)題，通過(guò)“自上而下”和“自下而上”相結(jié)合的方式，開(kāi)展全院性印章檔案收集與歸檔工作。綜合檔案管理部門根據(jù)收回的登記表匯總相關(guān)信息后，啟動(dòng)第二輪的已停用印章回收程序，確保實(shí)現(xiàn)印章檔案登記全覆蓋。構(gòu)建與檔案主管部門和其他兄弟醫(yī)院的溝通交流機(jī)制。通過(guò)邀請(qǐng)上級(jí)檔案管理部門專家到院開(kāi)展綜合檔案管理建設(shè)指導(dǎo)和印章等專項(xiàng)檔案歸檔銷毀指導(dǎo)工作，不斷加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案管理建設(shè)力度。

（二）實(shí)施階段（Do）。按計(jì)劃執(zhí)行措施，并加強(qiáng)過(guò)程管理和控制，確保印章檔案管理工作的順利開(kāi)展。由醫(yī)院正式下發(fā)通知，啟動(dòng)醫(yī)院印章檔案收集與整理工作，要求全院各科室（部門）進(jìn)一步建立健全印章檔案相關(guān)管理制度與流程，共同完成印章檔案收集與歸檔工作。隨后，將醫(yī)院第一輪印章檔案整理情況提交院長(zhǎng)辦公會(huì)議專題研究，由院長(zhǎng)辦公會(huì)研究并部署實(shí)施計(jì)劃，將具體措施和責(zé)任落實(shí)到每個(gè)院領(lǐng)導(dǎo)、科室和個(gè)人。向省檔案局等上級(jí)主管部門行文請(qǐng)示，確保合理、合規(guī)、科學(xué)、規(guī)范地完成醫(yī)院檔案整理與銷毀工作。根據(jù)要求指定專門工作小組，嚴(yán)格按照中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，落實(shí)印章檔案保管、移交、登記、銷毀等規(guī)定，確保印章檔案的正式歸檔。以開(kāi)展醫(yī)院綜合檔案管理研討班等形式，為省內(nèi)醫(yī)院綜合檔案管理人員搭建管理經(jīng)驗(yàn)交流和探討的平臺(tái)，邀請(qǐng)省檔案局檔案管理專家授課，以先進(jìn)的管理理念帶動(dòng)醫(yī)院綜合檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步，進(jìn)一步挖掘醫(yī)院綜合檔案利用的潛力。

（三）檢查階段（Check）。通過(guò)以上幾個(gè)措施的干預(yù)，基本達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。全院各科室共配合完成了132枚印章使用登記信息的增補(bǔ)工作，進(jìn)一步普及了規(guī)章管理制度和流程，各科室主動(dòng)上報(bào)未經(jīng)登記25枚印章，主動(dòng)上交已停止使用的印章49枚，找回已登記注銷但無(wú)實(shí)物的印章21枚，如“表3”。

表3

在省檔案局領(lǐng)導(dǎo)、專家的指導(dǎo)下，參照福建省印章檔案整理規(guī)則（DA/T 40-2008），完成了262枚已停止使用印章的正式歸檔工作，形成了印章檔案“醫(yī)院—科室—個(gè)人”的三級(jí)分類，參照醫(yī)院檔案管理辦法，按照永久（YJ）、定期（DQ）兩種保管期限，完成YZ-YJ-1-1、YZ-YJ-2-1、YZ-YJ-3-1、YZ-DQ-1-1、YZ-DQ-2-1、YZ-DQ-3-1六類印章檔號(hào)編制。根據(jù)印章檔案整理成果，完成印章分類管理電子數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，按照正在使用、已申請(qǐng)注銷、已正式歸檔等印章類型建立印章檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，有效提高了印章檔案管理及利用效率。在福建省首期醫(yī)院綜合檔案管理研討班上，該院的印章檔案管理成果被列為研討班實(shí)地考察和研討項(xiàng)目，多項(xiàng)做法被數(shù)十家醫(yī)院引用和參考。圍繞提高醫(yī)院印章檔案收集和管理的質(zhì)量和效率的目標(biāo)，通過(guò)實(shí)施階段的五項(xiàng)措施干預(yù)，該院在印章檔案整理工作上取得顯著效果，但依然存在29枚原已停用但未收回的印章、72枚確認(rèn)已丟失的印章，印章分類管理電子數(shù)據(jù)庫(kù)有待進(jìn)一步優(yōu)化。

（四）處理階段（Act），根據(jù)檢查結(jié)果，探討持續(xù)改進(jìn)措施。根據(jù)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)分析，發(fā)現(xiàn)造成的原因主要有印章原具體管理人員已退休、印章使用登記信息不完整、印章檔案多次移交和搬運(yùn)造成遺失等，針對(duì)分析結(jié)果，采取持續(xù)改進(jìn)措施。如針對(duì)因退休（過(guò)逝）等歷史遺留問(wèn)題，由離退休工作處等部門分塊負(fù)責(zé)追蹤落實(shí)，最大限度挽回?fù)p失。達(dá)到不斷循環(huán)改進(jìn)的效果。

三、結(jié)果與體會(huì)

綜上所述，該院在印章檔案管理環(huán)節(jié)中利用PDCA循環(huán)管理法，經(jīng)過(guò)計(jì)劃、實(shí)施、檢查、處理四個(gè)階段，有效提高了該院印章檔案收集整理和使用的質(zhì)量和效率，使該院印章檔案管理工作邁上新臺(tái)階。但如何更好地發(fā)揮PDCA循環(huán)管理法在印章檔案管理中的作用，使管理者能在實(shí)踐中熟練運(yùn)用，還應(yīng)該注意以下幾個(gè)方面：

（一）加強(qiáng)印章檔案管理的專業(yè)化。可嘗試將印章檔案作為特殊檔案在文書(shū)檔案中單獨(dú)進(jìn)行管理，完善印章檔案管理制度與管理職責(zé)，加強(qiáng)印章檔案的管理監(jiān)控，落實(shí)科主任負(fù)責(zé)制，完善印章申請(qǐng)刻制、移交和注銷等各環(huán)節(jié)管理規(guī)定，實(shí)現(xiàn)印章檔案管理者的可全員追蹤。

（二）加強(qiáng)印章檔案登記流程的標(biāo)準(zhǔn)化。可建立印章檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化操作規(guī)程（SOP），根據(jù)不同環(huán)節(jié)與對(duì)象編制印章檔案管理與使用登記流程，實(shí)現(xiàn)印章檔案管理登記的可全程追溯。

（三）加強(qiáng)印章檔案管理的信息化。可加強(qiáng)印章檔案信息化管理，及時(shí)輸入印章流轉(zhuǎn)使用的過(guò)程情況，并與人事任免、調(diào)動(dòng)、離退等相關(guān)信息掛鉤，及時(shí)跟蹤印章的去向和具體管理人員變動(dòng)等相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)印章檔案管理的可科學(xué)檢索與統(tǒng)計(jì)分析。