人事檔案數字化在人事管理中的重要性

程曉麗

摘要：隨著科學技術的發展，現階段的人事管理逐漸朝著數字化的方向發展。人事檔案數字化是一種創新，它將檔案的收集與管理和數字化技術有機結合，并實現了對于檔案的多維度管理，本文將針對人事檔案數字化為人事管理工作所到來的作用進行探究。

關鍵詞：人事檔案；數字化；人事管理；重要性

引言

人事檔案中所包含的內容非常廣泛，不僅包括個人經歷，同時也是組織對個人進行全面評估的參考。目前，我國人事檔案信息管理還存在著一定的滯后性，需要對這些影響人事檔案管理效率的因素進行總結，并對人事檔案數字化管理和建設進行探討，以促進人事檔案管理效率的提升。

1、人事檔案管理簡述

作為企業選拔與錄用人才重要依據的人事檔案管理，是人事工作的重要組成部分，他貫穿于整個企業的運行當中，不僅對于員工過去的技術與能力，人品與性格進行詳細記錄，而且對現實中員工的當前表現進行匯總。傳統的人事檔案管理模式依賴于紙質的載體進行記錄，由于工作量巨大而且需要手工整體，容易出現管理不及時以及延后的問題，導致許多環節無法達到預期要求。而新型的數字化人事管理模式則依賴于信息技術的發展，對人事檔案的工作全過程進程動態化的監控，并及時記錄與控制，真正實現了流程的合理化。人事檔案管理在不斷的發展中完善，有傳統的紙質載體發展到如今的數字化系統，這是人事檔案管理的創新，人事管理數字化的提出簡化了對于檔案收集整理、統計傳遞以及保存共享等工作內容，通過網絡的便捷性，告別了傳統紙質查閱的復雜工作，對于提高人事檔案管理效率具有重要作用。人事檔案的數字化管理是中組部提出并在全國范圍內推廣的，目的在于整治不正之風，打擊違法犯罪以保證人事檔案管理工作中的公平與公正，解決大難管理過程中的不足之處。

2、人事檔案數字化管理的現狀

2.1技術更新換代較快

人事檔案的數字化管理對計算機系統、技術以及軟件的依賴性是較大的。在實際情況中，計算機系統升級速度非常快、計算機技術的更新換代也較快，使得計算機軟件、硬件系統之間很可能會出現不匹配的情況，使得部分文件無法有效讀取，當人們需要調取相關資料的時候，則會導致資料不全，無法獲得精準數據，影響了人事檔案管理的效率。

2.2檔案管理數字化專業素質的缺乏

在實際工作中，檔案管理往往處于企業或者部門的邊緣化，這種狀態已經成為了檔案管理工作的常態。每個需要用到檔案的人都認為檔案很重要，但是用過就會忘。因此許多單位的領導階層不重視檔案工作。人事檔案是我國重要的信息資源，但是相應的從業人員由于領導的不重視，也對自身的數字化素質的提升不重視，檔案管理工作人員不能良好的應用數字化管理設備軟件，就導致檔案管理數字化進程的推動受到了較大的阻礙。在這種領導不重視，員工不積極的背景下，我國檔案管理工作數字化的進程也就變得十分的緩慢。因此相關檔案管理工作人員應該積極的充實自身的業務能力，立足于未來發展，全面適應檔案管理數字化的到來。

2.3檔案信息管理安全問題

在信息化時代，數字化管理方式為管理工作帶來很大方便，但是其中也存在著一定的檔案信息管理安全問題。在網絡背景下，大量的電腦病毒已經對數據安全造成威脅。雖然電腦中都會安裝殺毒軟件，但是并不能夠完全阻止計算機病毒的入侵和傳播。此外，電腦黑客惡意攻擊也會導致信息數據的缺失和丟失，導致人事檔案數字化管理數據的安全性受到了非常大的考驗。

2.4數字化建設成本高，電子原件標準不一致

在進行管理的過程中，檔案管理人員需要進行仔細的辨別，去除虛假檔案，保留真實檔案，要在日常工作中做到取之有章，拒之有理，確保人事檔案管理工作的正常運行，確保每份檔案都是真實有效的。但是由于現階段大量的檔案管理工作，例如年度考核表、學籍檔案等等材料的入檔，都需要進行相應的鑒別，這就讓人事檔案管理工作量變得很大，并且由于需要確保相應檔案內容的完整性，還需要進行編號、加頁碼等，這就讓工作變得更加繁瑣。其次，在進行紙質檔案數字化的過程中，一些電子原件的標準不一致，很難保證數字化檔案的質量，因此需要相應的檔案管理標準來進行規范。

3、人事檔案數字化管理工作措施

3.1遵守紀律，強化保障

人事檔案數字化管理能夠保障檔案管理的安全問題，由于檔案管理的復雜性以及較高的安全要求，對于檔案的受力、查閱等管理過程，都應該采取相應的措施，避免可能出現的問題，如檔案遺失等，這將對檔案管理系統造成很大的影響，應根據國家的相關政策與要求，對檔案管理過程中的安全隱患進行排查，并建立網絡安全保護機制，才能有效保證人事檔案信息的安全性。

3.2領導重視檔案數字化，加大投入完善建設

就目前而言，我國檔案管理工作在各個部門依舊處于邊緣化的趨勢，因此想要領導重視檔案管理數字化，就應該從上至下的進行積極的改變。只有領導重視檔案管理數字化，才能夠將相應的檔案信息逐漸的轉變成數字信息進行儲存，但是由于我國檔案工作量比較大，這種信息轉化很顯然不是一次工作就能進行的，因此在數字化檔案建設的過程中，應該加大投入力度，將精力放在軟件開發、檔案管理平臺搭建等方面進行。這些都是需要相應的領導進行重視并且推動的。將檔案管理工作有計劃、有重點的進行逐步實施，就能夠逐漸實現檔案管理的數字化、自動化和信息化，讓整個檔案管理信息能夠在網絡上實現共享化，極大的提升檔案管理工作的效率。

3.3健全機制，自上而下推進數字化人事管理進程

要有效改變當前干部人事檔案的管理現狀，人事檔案管理部門就需要創建一套符合單位服務理念，并且適合組織人事部門實際需要的檔案管理機制，加強頂層設計，建立健全相關規章制度，例如：建立文件檢索、檔案查閱審批制度，用戶責任權限制度，數字化監督保密制度，安全管理制度等。通過建章立制加強對檔案的數字化管理，自上而下使干部人事檔案管理工作真正走向效率化的運行軌道。

3.4提升檔案管理人員專業素質，全面促進檔案管理工作革新

檔案管理人員是檔案管理的首要執行者，因此在進行相應人員的培訓過程中，應該注重其自身數字化素質的提升，在建設信息化、數字化檔案的過程中，對于相應的管理人員的專業素質要求會變得更高，因此在新形勢下的檔案管理工作人員，應該積極的改變自身組織，建立完善的自我發展計劃以適應逐漸改變的檔案管理工作方式。并且，在檔案管理工作中，應該建立起相應的專業能力提升系統，通過人才的引進和自身人才的培養，全面提升現有檔案管理人員的綜合素質，這樣不僅僅能夠讓精通人事檔案管理專業技能的人員能夠從事相關工作，還能夠具有信息技術相關能力，從而不斷的提升檔案管理人員的綜合專業知識水平，改善工作人員的知識構架，以更好、更高的專業能力來適應數字化檔案管理。

結語

綜上所述，人事檔案的數字化管理的出現，是信息管理的重要創新，他對于檔案管理的流程以及管理團隊的素質提出了更高的要求，規范了檔案管理的步驟與算法，簡化了管理流程，保證了其的安全性與高效性，同時提高了管理人員的專業技能與管理水平，人事檔案數字化有效的增強了人事檔案的全面能力，為人事管理工作的進行提供了良好的基礎條件。

參考文獻：

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