煙草商業企業建立財務共享服務中心的探討

喬昌偉 張黎梅 聶秀麗

【摘 要】對于煙草企業來說，財務共享服務中心的建設是十分重要的，其在煙草企業的發展建設中具有不可替代的功能與優勢。財務共享服務中心的建設有利于將財務管理與現代信息技術結合在一起，使得流程更加規范合理。本文分析了財務共享服務中心建設的必要性，并給出了如何建設財務共享服務中心的意見，供大家參考。

【關鍵詞】煙草；煙草企業；財務；共享服務中心

對于一些大型煙草企業而言，傳統的財務管理模式將財務部門和人員分散在下屬機構，導致財務資源分散，溝通和管理成本增加。財務共享中心通過集中化處理財務事項，實現財務管理的統一化、集約化，在很大程度上降低了煙草企業的管理成本，并通過資源共享的方式使效率與效益最大化。煙草企業在建設財務共享中心的過程中，需要結合煙草企業的實際情況來進行建設。

一、財務共享服務中心建設的必要性

（一）有利于煙草企業管控能力提升

財務共享服務中心的共享業務是由經辦人在共享平臺發起的，其是隨機分配的，在經過財務業務一體化后，通過線上資金交易，并生成會計憑證，由此可以有效地避免人員徇私舞弊的行為。企業的財務人員或是決策層還可以在共享平臺查閱業務辦理的全過程，一旦發現問題可以及時解決。另外財務共享服務中心可大大提升信息的流通效率，使得信息查閱起來更方便，信息庫的信息也更全面，數據能實時更新，一定程度削弱了監管不力導致的不當行為的負面影響，提升了煙草企業的辦事效率與管理控制能力。

（二）有利于保證財務工作效率的穩步提升

財務共享服務中心有利于使業務流程更加規范化、標準化，使數據得到了統一的管理。通過后臺功能可以方便信息間的交流與溝通，同時簡化業務流程，由此也方便了信息資源的共享與流通，在緩解工作人員壓力的同時大大提升了工作效率，并為財務人員提供了真實的財務數據，為客戶提供了準確的交易信息。

二、煙草企業財務共享中心建設存在的挑戰

（一）模式選擇的問題

財務共享中心在本質上仍然屬于財務管理體系，一些煙草企業將財務共享中心作為財務部的下屬機構，一些煙草企業則將共享中心作為與獨立于財務部的同級別機構。不同的模式有著不同的優劣勢。將財務共享中心作為財務部的下屬機構，有利于共享中心與財務部的交流與溝通，但不利于共享中心的專業化和長遠的發展。

（二）信息化和流程的問題

現代大型煙草企業的分（子）公司往往分布在不同城市和區域，財務共享中心通過共享節約了資源，但如果信息化水平不高，則可能導致業務效率被嚴重拖累。同時，共享中心針對不同的分（子）公司和業務開展業務，也更加注重流程和標準化，往往會在審批和程序上有著更嚴格的要求。原有的傳統模式下，存在問題時經辦人員可以直接和財務人員溝通，但共享中心下，如果流程設計不合理，可能會導致不同區域之間的人員大幅度增加溝通成本，影響業務效率。

（三）財務管理業務環節缺乏規范化

由于煙草企業涉及到多種業務，加上旗下分（子）公司的多樣化，其財務管理業務流程各不相同。在構建財務共享服務中心系統時，由于各個分（子）公司的財務管理業務流程各不相同，財務信息有不同的表達、搜集、傳遞方式，因此不利于整個財務共享服務中心系統的構建。而且由于財務管理業務環節缺乏規范化，會給煙草企業財務管理人員留下巨大的操作空間，從而會為煙草企業財務管理埋下隱患，也會造成財務共享服務中心系統各操作流程的不統一，致使數據無法統一分析，財務共享服務中心系統應有的作用無法發揮。

（四）財務人員綜合素質參差不齊

現代大型煙草企業的分（子）公司通常延伸到各縣市區，業務繁冗復雜，管理構建層次較多，從而使得煙草企業一線的財務人員增加，綜合素質參差不齊，不利于財務管理水平的提升。同時，由于煙草企業業務繁多，不同的分（子）公司對日常業務報銷單據的填制標準、粘貼標準、業務支撐依據等缺乏統一的財務制度來指導，致使相同業務的處理結果存在差異，直接影響了會計信息質量，也為煙草企業內部控制留下巨大隱患。

三、煙草企業財務共享中心建設的思路

（一）明確財務共享中心的定位

煙草企業需要對財務共享中心與原有的財務部進行權責劃分，明確功能定位。以中國電信為例，該公司將財務共享中心作為與財務部下設的機構，功能定位為該公司進行會計核算的責任部門，同時需要配合財務部做好財務管理工作。這樣做的目的主要是在共享中心建設初期，能夠得到財務部的有力協助，并和財務部一起，在優化業務流程、執行標準工作時進行協同，有利于財務共享中心解決和處理發展中面臨的問題。

（二）基于信息化不斷優化業務流程

信息化是財務共享中心高效運作的基礎。隨著越來越多的企業面向不同區域、甚至全球來開展業務，財務共享中心對信息化的要求也越來越高。財務共享中心在建設過程中，應在影像設備、網上銀行、財務系統等方面進行系統化的打造，并在此基礎上盡量統一不同下屬單位的財務系統、報銷模板、審核流程等，做到共享活動的標準化與系統化。特別是財務共享中心作為面向不同業務單位的部門，需要做好不同信息系統之間的信息聯接，比如做好網上銀行和財務系統之間的對接，以減少查詢、解釋、溝通等活動的時間，提高工作效率。

（三）健全財務管理業務環節

煙草企業在構建財務共享服務中心時一定要注重將財務管理業務環節進行健全，這樣才能夠將財務共享服務流程達到真正的流程最優化。財務環節管理的核心就是流程再造，但該流程再造并不是傳統意義上的流程標準化。財務流程標準化通常是指流程達到規范化，它涵蓋財務處理環節操作的規范化、對用戶需求的響應機制的規范化等。在落實財務共享服務前，煙草企業通常會存在一套標準化的業務處理流程，但是在落實財務共享服務中心的過程中一定要將其信息化，才能保證整個財務共享服務中心的信息化建設。

（四）做好風險管理措施

財務共享中心應首先加強內部的監督與控制，比如通過定期自查自糾，及時發現財務共享中心在運作中存在的問題或風險點，將風險問題消除在萌芽狀態。其次，財務共享中心可以和相關部門配合來加強風險管理，比如和審計部門、紀檢監察部門、財務部門等對各環節的過程進行抽查，讓各業務環節重視其經手的業務，主動降低問題發生的概率。最后，財務共享中心應依托先進的信息管理手段來控制好風險，讓財務共享中心的工作人員及時了解潛在的風險點，提高財務共享中心的風險防范意識與管理水平。

（五）建立完善的員工激勵機制

財務共享中心的崗位在許多財務人員眼中僅僅只是一個會計核算員，因此一些財務員工的工作積極性并不高。面對此種情況，財務共享中心應加強員工的職業發展規劃，通過完善各類激勵手段，提高員工的待遇和工作滿意度，增強財務共享中心員工的職業素養，拓寬職業晉升渠道，從而實現規劃目標。

四、結束語

綜上所述，對于煙草企業來說，構建財務共享服務中心，就是為了更好的提升煙草企業的財務工作水平，這是當前實施垂直管理的煙草企業提高財務工作效率、防控資金風險的有效途徑，也是今后需要重點研究的工作。

【參考文獻】

[1]賈國柱.基于委托—代理理論的業務流程再造的激勵約束機制研究[J].管理學報，2018（3）.66