淺議企業培訓項目檔案的特點及管理

王慧

現代企業每年都要投入大量的資金和精力開展針對企業員工的各類培訓活動，以提高自身的人力資源水平，提升企業整體競爭力。企業培訓項目的開發、實施和評估過程會產生大量的相關數據和資料，這些寶貴的數據資料要及時的整理歸檔，以便為今后的數據查詢、培訓管理、新項目開發和培訓科研服務，同時我們把這一數據、資料搜集、整理、歸檔的過程稱之為培訓項目檔案管理。培訓項目檔案的內容比較豐富，它包括文書檔案、聲像檔案和培訓實施檔案等。其中，項目實施檔案是項目檔案構成的主體，主要包括培訓管理、學員管理、師資選配、培訓教學、培訓服務等材料。項目檔案對培訓教學、科研乃至其它環節工作都具有重要而深遠的意義。因此，企業的各級各類培訓中心應充分認識培訓項目檔案的意義、特點，對培訓項目檔案的規范化、科學化管理引起足夠的重視，真正把在培訓管理、培訓活動中形成的文件材料完整地立卷歸檔，以促進培訓中心各項工作的深入開展。

一、實施培訓項目檔案工作的意義

1、培訓項目檔案是培訓中心對每一培訓項目開發、實施、評估全過程所形成并已處理完畢存檔的文件材料，它反映著被完成的每一個培訓項目的真實情況和實際價值，同時也反映著企業培訓中心培訓工作的狀況，是培訓中心過去一切教學工作活動的真實歷史記錄，是培訓項目的重要財富之一，有利于科學地總結過去經驗教訓，少走彎路。

2、培訓項目檔案信息對于培訓中心培訓管理、培訓教學科研以及其它培訓工作高質量進行具有重要的指導、預測作用。它是一種知識寶庫，一種信息資源，因此，培訓中心中具體實施培訓項目的部門要安排專人負責項目開發、培訓教學、學員管理、培訓服務等信息資源、數據、資料的整理歸檔工作，廣泛地、主動地、迅速地、準確地提供高質量的、系統的培訓項目檔案信息，充分發揮培訓項目檔案應有作用。

3、培訓項目檔案真實地記錄了培訓項目實施的內容、方法、途徑和效果，是衡量一所培訓中心規范化管理程度和培訓教學工作水平的重要標志。它既能反映培訓中心培訓教學質量，又是對培訓中心進行各類考核、評估的重要依據。所以，如不注意平時檔案材料的積累，或者該歸檔的未及時歸檔，那么培訓項目實施的情況和培訓中心所取得的成績就得不到真實的反映。

二、培訓項目檔案的分類

培訓項目檔案的內容豐富，按其內容大體分為項目開發、項目實施和項目評估三大類。

1、項目開發類。主要包括（1）上級培訓主管部門下達的培訓計劃、培訓項目教學質量管理及要求檢查等方面的文件。（2）培訓項目需求調研方案、提綱、問卷、量表，調研數據分析及需求調研報告等。（3）項目實施方案。主要包括：項目名稱、實施時間、實施地點、培訓對象、培訓目的、培訓內容、課時安排、師資匹配、培訓教材、培訓硬軟件、相關的管理規定、守則等。各種統計報表、課程進度等。

2、項目實施類。包括學員報到名單、學員考勤表、學員每課出勤率、學員請銷假情況、培訓師課題教學基本情況、培訓硬軟件服務情況等。

3、項目評估類。包括學員測評表、學員網絡測評數據、學員結業考核成績、培訓管理部門測評意見、訓后隨訪記錄等。

三、培訓項目檔案的特點

培訓項目檔案作為一種專業檔案，除具有一般檔案的屬性外，它還有其自身的特點。

1、周期不定。培訓工作具有周期的不確定性。不同培訓項目的前期準備時間和實施時間有時相差很大，建檔周期不同，其所形成的檔案材料在內容、數量上有很大差距，因此相關人員要及時搜集、及時建檔，才能保證培訓項目檔案的質量和完整性。

2、內容多樣。培訓項目實施過程中的文件材料內容豐富、規格多樣。其制成材料除紙張外，還有錄音、錄相、照片、幻燈片軟盤、光盤等。紙質檔案形式也比較復雜，有表比、文章、圖畫，大小、規格不一、印章方式也不統一。

3、性質雙重。培訓教學過程中形成的文件材料，既有文書檔案的性質，如教學總結、學員管理等，又有科技檔案的性質，如教師備課方案、學術論文、自編教材講義等。

培訓項目檔案的管理、歸檔是培訓教學管理的重要工作，負責培訓項目檔案管理的人員應根據培訓項目檔案的特點和規律，充分認識培訓項目檔案工作的意義，在培訓項目檔案管理過程中，認真做好檔案的管理與歸檔，努力實現培訓項目檔案管理的制度化、科學化、規范化。

四、做好培訓項目檔案管理工作要注意的幾個方面

1、檔案的收集。在進行文件材料的收集時，要確定專人，把各培訓部門的培訓項目檔案材料收集齊全，并按照培訓項目檔案的不同類別分別存放，即把有內在聯系的文件材料相對集中。

2、檔案的分類與歸檔。培訓項目檔案收集齊全之后，還要系統的分類組卷。分類必須遵循培訓項目檔案形成的規律，盡量保持培訓項目檔案的完整性和系統性。分類要力求簡明清楚，符合檔案管理規范。分類、組卷后，按照卷內文件材料的內容擬寫答卷標題，編寫時要結構完整和簡練。最后，編制檔案移交清冊向培訓中心移交，然后由專職工作人員按不同的門類分別保存。

3、強化集中，統一管理。由于教學檔案的大部分不經過文書收發登記，難以收集齊全，隨時有散失的可能。因此，需要按照歸類制度和集中統一管理檔案的要求，采取有效措施，把各種有關材料收集齊全，由專門人員集中、統一管理。

4、方便好用。做好教學檔案的整理、編目和開發利用工作，使培訓項目檔案逐步成為貯存、搜集和利用的培訓項目數據、信息庫，并查詢方便。