Excel職場實戰技巧三則

王志軍

Excel是使用頻率非常高的辦公軟件之一，這里介紹幾條職場實際中經常會涉及的操作技巧：

技巧一：限制重復錄入

實際工作中，往往會要求限制重復的錄入，此時可以借助數據驗證實現這一要求：選擇需要限制重復錄入的單元格區域，切換到“數據”選項卡，在“數據工具”功能組依次選擇“數據驗證一數據驗證”，打開“數據驗證”對話框，切換到“設置”選項卡，在“允許”下拉列表選擇“白定義”，如圖1所示，在下面的文本框輸入“=COUNTIF（B$1：B1，B1）=1”，確認之后關閉對話框。

以后，當重復錄入名單時，會彈出警告框，從而可以及時發現錯誤。

技巧二：不使用公式實現中國式排名

有時領導會要求將數據使用中國式排名的方式，即并列排名不占名稱。借助數據透視表可以不使用公式實現中國式排名。

例如圖3所示的數據表，插人數據透視表，將“姓名”字段拖拽到“行”區域，將“成績”字段拖拽到“∑值”區域進行求和，再次將“成績”字段拖拽到“∑值”區域進行求和，也就是顯示“成績2”；右擊打開“成績2”的“值字段設置”對話框，切換到“值匯總方式”選項卡，將計算類型設置為“最大值”，切換到“值顯示方式”選項卡，選擇“降序排列”，此時看到的就是圖4所示的中國式排名效果了。

技巧三：合并單元格添加連續序號

很多時候，我們需要在圖5所示的A列為合并單元格添加連續的序號，由于實際數據的繁復性，手工添加序號既麻煩而且也不利于后期的更新，此時可以借助公式實現。

選擇A列相應的合并單元格區域，在編輯欄輸入公式“=MAX（A$1：A1）+1”，這里的MAX函數可以返回一組數值中的最大值，“+1”可以保證序號的連續性，按下“Ctrl+Enter”組合鍵，隨后就可以看到連續序號效果。……