淺談企業搭建辦公自動化網絡帶來的改變

賈永莉

摘要：辦公自動化系統是將現代化辦公與企業信息網絡結合的一種辦公方式，通過授權方式實現企業信息分層管理，使信息更加安全， 并使信息共享成為現實。近年來，隨著辦公自動化系統軟件的發展，越來越多的企業將其應用于日常辦公管理。本文概述了 OA 辦公自動化系統在企業信息化過程中的重要作用，著重分析 OA 系統的概念及含義，主流 OA 系統的功能，最后對企業 OA 未來的發展趨勢作了簡要分析。

關鍵詞：OA 系統； 辦公自動化； 發展趨勢

隨著信息技術和企業信息化的不斷發展，OA 辦公自動化系統在企業日常管理中發揮著越來越重要的作用，它不僅為企業創建了數字化的辦公環境，降低企業的辦公成本，更有利于促進企業內部員工間的溝通交流，提高企業的辦公效率和管理效率。本文在概述辦公自動化系統功能特點的基礎上，對企業 OA 辦公自動化系統的現狀進行分析，并就 OA辦公自動化系統的未來發展趨勢進行了展望。

一、辦公自動化系統的概念

辦公自動化，也就是 OA（ Office Automation） ，是指利用互聯網技術、計算機技術、通信技術、管理科學等一些先進的科學技術，使企業人員的部分或全部辦公業務流程活動物化于人以外的現代化的電子辦公設備中。它使企業人員之間方便快捷地進行信息共享，高效地協同工作，最大限度地提高辦公效率，提高辦公質量，改善辦公環境和條件，減少辦公周期，使用科學的管理方法，借助先進的科學技術，輔助企業進行決策，提高企業管理和決策的現代化和科學化水平，以實現企業辦公活動的自動化和科學化。OA 辦公自動化這一術語是由 D·S 哈特于 1936 年首先提出的。在我國，OA 辦公自動化是在 1985 年首次辦公自動化規劃討論會議上提出的，迄今已有 30 多年的發展歷程。伴隨著計算機科學技術的迅猛發展、網絡的快速普及以及硬件價格成本的不斷下降，現在計算機已經成了人們工作和生活的必需品，人們已經熟練利用計算機進行日常事務處理，在這種背景下，辦公自動化系統得到了快速、持續的發展，經歷了第一代主要以公文處理、檔案管理為中心，第二代主要以工作流模式為中心，第三代主要實現淺層次的、局部的協同辦公的過程。

第四代實現集信息處理、業務流程、知識管理和集成擴展為一體的新型 OA 系統，“知識管理”為其核心理念。

二、辦公自動化系統的核心功能

（ 一） 工作流管理。工作流可以說是 OA 辦公自動化系統最核心的功能了，是企業協同辦公的基礎，整個 OA 辦公自動化系統可以說是由工作流支撐起來的。它就像人體中的血液一樣，貫穿整個機體的各個器官。工作流貫穿 OA 辦公自動化系統的門戶空間引擎、表單流程引擎、消息通知引擎、數據引擎等等，組成了“系統框架 + 應用功能組件 + 信息定制平臺”的架構模型，能夠在縱向上持續快速地升級，在橫向上不斷整合更多其他應用，支持企業信息化的可持續發展。

因此，對工作流的理解不能僅僅局限在流程的機制和運轉狀況上，還要關注它對其他模塊和子系統的貫穿效果以及持續進行擴展的能力。對于企業而言，工作流描述了企業的一個或者幾個具體的業務流程，實現了自動進行業務過程的部分或者全部。利用信息技術在組織用戶之間，按照事先定制好的某種規則自動傳遞任務、文檔或者信息，以實現企業業務辦公活動的科學化和自動化。

（ 二） 知識管理。知識管理是 OA 辦公自動化系統的另一個主要功能，它是幫助使用者管理個人、單位的文件、公文以及審批流轉的各種信息，并提供相應的編輯，借閱，共享，轉發等操作，可以進行顯性知識和隱性知識的捕獲、積累、共享、檢索、利用和創新，使知識成為生產力。

（ 三） 操作界面和用戶體驗。相比而言，操作界面在 OA系統核心功能中分量并不算重，但卻是系統展現給用戶的“臉面”。隨著近些年人們對用戶體驗的重視，OA 系統也越來越人性化。對于普通用戶來說，可以對個人空間做個性化配置，對于管理用戶來說，可以方便地進行管理和維護，這些功能不僅方便人們日常辦公，同時有著良好的用戶體驗。

（ 四） 應用擴展集成。隨著企業信息化的逐年發展，越來越多的應用軟件應運而生，如何將這些軟件應用進行整合，統一到一個平臺上來，對于用戶而言，避免重復的操作以便提高工作效率，OA 辦公自動化系統應具備必要的應用擴展集成能力，如單點登錄集成，短信接口集成，視頻會議系統集成，移動終端應用集成等。

三、企業 OA 系統的未來發展趨勢

（ 一） 系統智能化。未來的企業 OA 辦公自動化系統通過與其他信息系統的集成，將有效地把企業信息資源進行融合，更智能地為企業管理層決策提供依據。OA 辦公自動化系統的智能化程度主要由以下兩個方面決定，一方面系統是否具有操作簡單而功能強大的企業信息平臺，它可以提供完全可視化操作的信息平臺構建方法和系統維護工具； 另一方面是在基于互聯網技術的信息平臺系統上，實現與企業其他應用系統的集成程度，打破企業內部應用孤島和信息孤島。

（ 二） 企業知識庫。知識管理已經成為現代企業管理經營的一種全新模式。通過企業統一的信息管理平臺，幫助使用者管理個人、單位的文件、公文以及審批流轉的各種信息，并提供相應的編輯，借閱，共享，轉發等操作，可以進行顯性知識和隱性知識的捕獲、積累、共享、利用和創新，使知識成為生產力。

（ 三） 人性化。不論什么應用系統，最終的使用用戶都是人，OA 系統更是如此。隨著 OA 系統功能的不斷擴展，與其他系統集成的不斷深入，使用也會越來越復雜。因此，未來的 OA 辦公自動化系統在滿足企業員工正常應用的前提下，應盡量簡潔方便易于操作。人性化設計是 OA 辦公自動化系統發展的目標，其目的是實現“以人為本”的科學管理理念。

四、結語

隨著企業信息化建設的不斷深入，先進科學技術的不斷創新發展，企業 OA 辦公自動化系統的內涵將會不斷擴展豐富，系統功能將更加完善。不管將來 OA 系統如何發展，對于企業應用而言，都是將辦公自動化系統打造得更加“平臺化”、“網絡化”、“人性化”、“智能化”。服務于企業，讓員工能夠及時溝通業務，相互協作，為企業決策提供可靠的數據支撐。優化企業業務流程，促進企業各部門內、部門間的實時、高效、協同工作，最終提高企業的市場競爭力。企業實現OA 辦公自動化系統的程度已經成為了衡量其現代化管理以及信息化應用的重要標準之一。

參考文獻：

[1]張衛. 企業 OA 建設現狀及發展趨勢[J]. 辦公自動化，2011

[2]郭建偉. 企業辦公自動化系統現狀與發展趨勢[J]. 計算機與信息技術，2012