淺議高校物資采購審計

陳秋云

摘 要：高校物資采購為高?？蒲?、辦學提供了重要的物資保障，也是風險集中、問題多發的重要領域，做好高校物資采購審計工作，對規范財政資金的使用，提高采購經濟效益具有重要意義。本文梳理了目前高校物資采購存在的普遍問題，并從內部控制的角度提出了物資采購審計的思路和審計重點，對高校物資采購審計工作進行了探討。

關鍵詞：物資采購 內部控制審計

2016年7月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦發〔2016〕50號），改進中央高校、科研院所政府采購管理，賦予了高校和科研院所更大的采購自主權，“中央高校、科研院所可自行采購科研儀器設備，自行選擇科研儀器設備評審專家”。近年來，在“放管服”改革的管理背景下，對物資采購工作的監督管理要求進一步強化，高校物資采購審計面臨著更高的要求和挑戰。

一、物資采購審計的含義及內容

物資采購審計是指組織內部審計機構及人員依據有關法律、法規、政策及相關標準，按照一定的程序和方法，對物資采購各部門和環節的經營活動和內部控制等所進行的獨立監督和評價活動。物資采購審計的目的是改善物資采購質量，降低采購費用，維護組織的合法權益，促進組織價值的增加及目標的實現。高校物資采購審計內容包括使用財政資金進行物資采購的一系列經濟活動及與物資采購相關的制度環境、信息化建設等內部控制情況。

二、高校物資采購存在的普遍問題

目前，不少高校設置了政府采購與招投標管理中心負責歸口管理學校的物資采購工作，但因高校采購業務量大、采購活動涉及部門多、采購形式復雜，高校物資采購普遍存在著以下問題：

（一）內部控制制度不夠健全

按照國家推進“放管服”改革的工作部署，各省相繼出臺了采購管理改革的相應制度和措施，進一步提高了政府采購限額標準和公開招標數額標準。目前，許多高校對政府采購限額以下的采購方式適用情況，及不同采購方式的審批、采購變更、采購評審程序規范不明晰，且普遍沒有制定與采購管理相關的供應商管理制度和信息系統管理制度，采購管理的內部控制制度供給不足。

（二）科研項目支出的采購項目無采購計劃管理和預算管理

目前高校使用行政辦公經費購置、納入政府集中采購目錄且達到采購標準的采購項目執行政府集中采購程序，但使用科研經費購買的儀器設備等由各個項目負責人按需自行提出，采購歸口管理部門根據采購人提出的采購申請，組織專家論證后實施采購。對使用科研經費支出的采購項目，由于未進行統一的采購計劃管理和預算管理，可能會由于采購時間倉促造成設備技術論證不充分，采購效果不理想；或同一采購項目因分次申購、分次審批造成的化整為零、規避招投標的情況，影響單個采購項目論證的準確性；以及同類型設備采購項目因不同項目組申購而多次組織專家論證的情況，既不利于發揮規模優勢、降低采購成本，也不利于學校對采購設備的統籌管理，造成設備重復購置、資源浪費的情況。

（三）對供應商的準入、評估、管理及退出機制建立不完善

部分高校采購部門未建立詳細的供應商準入和評估制度，對供應商是否準入以其提供的資質文件來確定，很少對供應商的實際經營管理狀況、履約服務能力、質量信譽等進行深入調查并持續監督供應商業績；對供應商的管理和退出基于采購用戶的評價，但因用戶評價程序繁瑣、評價指標設置不合理等因素，用戶評價量少，評價所反映出的供應商履約服務能力的真實性、有效性有待商榷；學校采購部門也未對供應商進行定期評價并等登記履約臺賬，無法客觀合理的對供應商形成有效制約、及時清退不合格供應商、并優化對供應商的選擇。

（四）采購方式的審批管理流于形式，采購方式的變更審批程序執行不到位

高校維修類工程項目因施工工期集中在寒暑假，工程管理部門經常會因為時間緊、任務重，申請單一來源采購方式確定施工單位；學校采購管理部門為適應學校采購要求，完成采購計劃，會放松對此類單一來源采購方式的審批，導致類似情況的采購項目審批控制較弱。另外，存在部分高校對達到應公開招標數額的貨物及服務，在未對變更采購方式的理由組織外部專家論證，未就變更采購方式報財政部審批的情況下，變更為邀請招標、競爭性談判及單一來源方式采購，采購方式的變更審批程序執行不到位。

三、高校物資采購審計的關注點

基于上述物資采購工作中存在的普遍問題，高校物資采購審計應重點加強對以下幾個方面的監督，從物資采購管理的內部控制體系入手，抓住物資采購工作的關鍵控制點開展審計工作。

（一）采購管理信息系統內部控制情況

信息化是高校對采購管理工作進行內部控制和流程管理的重要手段，許多高校的物資采購相關業務已納入系統管理。故物資采購管理系統的內控權限設置、流程管理、數據管理、數據對接等情況是當下物資采購審計工作不可忽視的重要部分。此外，專家庫的建設管理，評標專家的資格準入、專家抽取，及供應商庫的建設管理，供應商資格準入、監督評價、處罰管理等，也是審計應該重點關注的。

（二）采購管理制度建立健全情況

審核采購管理制度的建立健全情況，包括審核采購制度是否合理完善，采購業務內部控制是否健全并得到有效執行。學校是否制定相應制度明確與采購工作相關的職能部門職責，采購管理部門內部的采購業務分工是否明確，采購崗位設置是否形成相互牽制，崗位職責是否清晰，采購審批權限設置是否合理，關鍵崗位是否定期輪崗等。學校招投標管理中心是否對學校采購限額標準以下的采購工作進行規范指引；對政府采購限額標準以上、公開招標限額以下的采購工作，是否根據不同的采購方式制定詳細的操作細則；是否根據采購標的，對貨物類、服務類、工程類采購項目分別制定相應的管理辦法；是否根據采購金額等次制定繁簡不同的采購程序；是否制定供應商管理制度和信息系統管理制度等。

（三）物資采購管理工作的關鍵控制點

高校物資采購審計可以通過分解采購管理的各個環節，確定采購管理的重要環節和關鍵控制點，梳理內部控制的薄弱之處，確定高校物資采購審計的重點。高校物資采購審計的核心是采購程序的合法性、規范性，但影響采購計劃執行、采購效率效果的，還包括以下重要環節：

一是采購計劃環節。高校是否建立采購計劃管理制度，明確各采購管理單位采購物資的種類、頻率、成本控制要求等，詳細的采購計劃除包括具體的采購標的、數量及采購預算，還應包括采購工作計劃開展的時間。高校是否建立健全采購申請審批制度，對采購申請審批的權限進行合理劃分，明確請購和審批程序。是否存在采購預算與執行脫節、緊急和臨時采購較多、預算編制不合理的情況。

二是招投標環節。包括采購方式申請是否符合制度的有關規定，是否根據項目類型、性質、特點，選用最合適的采購方式；申請非公開采購方式的理由是否充分，是否存在化整為零、故意規避公開招投標的情況；采購方式的變更是否履行必要的審批、報批程序；采購公告的發布時間、范圍是否符合制度要求；招標文件對招標項目的技術要求、對投標人資格審查的標準、投標報價要求和評標標準等實質性條款是否合理；專家的抽取、組成是否符合制度規定；專家的評審結果是否與評標原則相符，是否存在評分結果不公的情況。

三是貨物驗收與合同簽訂環節。包括采購管理部門是否建立驗收制度，明確切實可行的驗收時間節點，并對驗收情況及時進行跟蹤記錄；申購單位是否及時提出驗收申請，及時邀請申購單位使用人（含專家）與供應商、外貿代理公司共同開箱驗收，對合同、到貨清單和實物進行數量、型號等核對；對驗收存在問題的貨物，是否由驗收三方及時現場確認；是否在合同簽訂前復核中標人的資質條件，并及時跟進合同的履約情況，按照合同節點做好貨物驗收和貨款結算工作。

（四）將預算管理與采購效果結合進行采購效率效果的審計

將預算管理與采購效果結合進行采購效率效果的審計，通過采購效率效果評價，進一步完善物資采購預算管理工作。重點關注：采購管理部門是否建立采購效率效果的評價機制，及時記錄資金節約率、及時比較實際招標時間與按制度規定要求的招標時間差異，及時檢查采購設備實際安裝情況、使用機時情況。采購管理部門是否建立申購人反饋機制，及時反饋采購標的是否達到技術要求，采購服務質量、后續維保情況。采購管理部門是否建立采購效率與預算管理相關聯的有效機制，根據采購結果和申購人反饋信息，檢查物資采購是否符合采購預算，有無超預算、無預算的情況；根據申購部門使用情況，評價以后年度類似采購活動的必要性，防止資源的重復購置或閑置浪費；根據采購結果，分析同一采購標的中標金額差異過大等異常情況，并查明原因，以進一步完善物資采購的預算管理工作。

參考文獻：

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[2]楊慧君.論高等學校物資采購的審計[J].華中農業大學學報（社會科學版）.2005.