館藏檔案利用之我見

趙品

館藏檔案的利用是檔案館的主要任務(wù)之一，也是衡量檔案館工作的重要標(biāo)志。在經(jīng)濟(jì)社會新的發(fā)展時期，館藏檔案的利用工作發(fā)生了深刻變化，主要表現(xiàn)為：一是由原來的單一工作查考利用，轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣鹘缙毡槔茫欢抢萌藬?shù)急劇增加。以本檔案館為例，2010年接待查閱利用檔案者1931人次， 2017年，接待人數(shù)達(dá)3848人次；三是由過去單位利用檔案多，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在個人利用檔案多。以上三大變化，對檔案利用工作提出了新的要求。如何充分發(fā)掘館藏檔案信息資源，為社會各界提供及時、準(zhǔn)確、高效的檔案信息，最大限度地實現(xiàn)館藏檔案的使用價值，是檔案館面臨的迫切任務(wù)。根據(jù)本人館藏檔案利用工作的實踐經(jīng)驗和深入思考，我認(rèn)為應(yīng)做好以下幾方面工作。

一、豐富館藏檔案信息資源，切實改善館藏檔案結(jié)構(gòu)

建立門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、內(nèi)容豐富的館藏體系是檔案館工作發(fā)展的方向，而館藏檔案的數(shù)量、結(jié)構(gòu)、內(nèi)容直接決定著檔案館的作用、地位和效益，決定著檔案信息資源利用工作的開展程度。

（一）拓寬渠道，擴(kuò)大館藏檔案覆蓋

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，對館藏檔案的來源、渠道、種類、數(shù)量、使用等提出了新的需求。檔案館必須適應(yīng)新的形勢需要，合理制定檔案接收計劃，擴(kuò)大檔案接受范圍。除依法開展到期檔案的接收外，還應(yīng)把電子檔案、民生檔案、企業(yè)檔案、重要二級機(jī)構(gòu)檔案納入接收范圍。同時，對轄區(qū)內(nèi)的一些重大活動、重要事件，檔案部門也應(yīng)主動跟進(jìn)，積極參與，并將形成的檔案直接接收進(jìn)館，為檔案利用工作提供豐富的信息資源，切實改變館藏檔案結(jié)構(gòu)單一、不能滿足需求的現(xiàn)狀，方便更多利用者查閱。

（二）加強(qiáng)指導(dǎo)，提高立卷歸檔水平

在實際工作中，由于基層單位和部門檔案隊伍不穩(wěn)定，人員變動頻繁，業(yè)務(wù)不熟悉，造成斷檔缺檔現(xiàn)象時有發(fā)生。這就要求檔案管理部門加強(qiáng)對單位檔案資料的歸檔指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和觀摩演練，確保單位在年度立卷歸檔時，該收集的材料收集上來，該歸檔的材料按時歸檔。同時，嚴(yán)格要求，對歸檔材料不齊全、不完整、不符合相關(guān)規(guī)定的，堅決退回整改，直至符合標(biāo)準(zhǔn)，保證立卷質(zhì)量。

（三）完善機(jī)制，促進(jìn)檔案法規(guī)落實

要協(xié)同有關(guān)部門，通過多種形式，向社會廣泛宣傳檔案法律、法規(guī)，使這些法律、法規(guī)轉(zhuǎn)化為社會成員規(guī)范利用館藏檔案的自覺行為準(zhǔn)則。要加強(qiáng)和完善檔案收集職能，形成規(guī)范的、科學(xué)的、合理的運(yùn)作機(jī)制，防止擅自推遲和截留檔案。要依據(jù)法律、法規(guī)，通過必要的行政手段，規(guī)范應(yīng)移交進(jìn)館檔案的流向。要加強(qiáng)檔案資源安全管理，采取符合安全制度的、規(guī)范的技術(shù)、管理措施和手段，確保館藏檔案信息存儲、傳輸、利用的安全。要加強(qiáng)檢查考評，發(fā)揮正向激勵作用，不斷推進(jìn)館藏檔案科學(xué)規(guī)范、升級進(jìn)位。

二、全面應(yīng)用信息技術(shù)，完善查閱利用體系

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，其引領(lǐng)作用越來越明顯。在這個大背景下，檔案工作只有乘上信息技術(shù)的快車，才能實現(xiàn)現(xiàn)代化，更好地服務(wù)社會、服務(wù)群眾。

（一）大力應(yīng)用信息技術(shù)開發(fā)管理檔案

根據(jù)利用需求分析，對確定優(yōu)先數(shù)字化的檔案，有計劃地進(jìn)行數(shù)字化加工，掃描后上網(wǎng)待用；對尚未數(shù)字化檔案的批量利用需求，建立快速反應(yīng)機(jī)制，以最快的速度組織力量突擊掃描加工，提供利用。通過不同的數(shù)字化方式，滿足不同的利用需求，既可提供便利快捷的服務(wù)，又能有效保護(hù)檔案原件。

（二）推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程，建設(shè)電子檔案館

建立涵蓋全部館藏檔案的文件及目錄數(shù)據(jù)庫、圖像數(shù)據(jù)庫，對文書檔案、實物檔案、聲像檔案進(jìn)行掃描，實現(xiàn)數(shù)字圖像與相關(guān)聯(lián)的目錄數(shù)據(jù)的掛接。編制公開目錄和利用指南，定期公開檔案信息。建立信息目錄共享平臺，實現(xiàn)計算機(jī)快速檢索，使接待能力適應(yīng)查閱需求的增長。

（三）不斷豐富檔案服務(wù)方式和手段

以多樣化、人性化的服務(wù)為依托，采取現(xiàn)場接待、電話查詢、在線預(yù)約、網(wǎng)上查閱、定期回訪等途徑，服務(wù)社會，服務(wù)百姓。同時，積極探索海外組織和個人查檔利用工作，以適應(yīng)新形勢下對外開放和檔案合作交流工作需求。

三、強(qiáng)化檔案人員能力培養(yǎng)，提升檔案開發(fā)利用質(zhì)效

管好檔案、用好檔案，關(guān)鍵在人。提升館藏檔案利用水平的前提和基礎(chǔ)是檔案管理人員素質(zhì)能力的提高。當(dāng)前，檔案管理人員應(yīng)強(qiáng)化以下三種意識，培養(yǎng)工作能力，提升業(yè)務(wù)水平。

（一）強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識

過去，檔案利用工作主要以傳統(tǒng)的手工檢索、查閱方式為主，利用人數(shù)少，接待量小，工作效率低。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，館藏檔案利用工作由傳統(tǒng)的檢索方式向現(xiàn)代化的檢索方式轉(zhuǎn)變。這就要求檔案管理人員，除熟練掌握檔案專業(yè)知識外，還要加強(qiáng)現(xiàn)代化知識的學(xué)習(xí)，如計算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)知識、數(shù)據(jù)庫管理知識及電子文件的管理知識。只有不斷學(xué)習(xí)，錘煉能力，才能提高工作效率，更好地開發(fā)利用館藏檔案信息資源，推進(jìn)檔案利用工作現(xiàn)代化。

（二）強(qiáng)化服務(wù)意識

館藏檔案的利用工作，就是使館藏檔案最大限度地為社會各界提供有效服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。這就要求檔案管理人員自覺培養(yǎng)服務(wù)意識、強(qiáng)化服務(wù)措施、提升服務(wù)水平。首先，要熟悉館藏。對每一個全宗的組織沿革、機(jī)構(gòu)變化、職能任務(wù)、檔案形成和整理情況及利用價值全面熟悉，尤其是對重點全宗的檔案情況，更要了如指掌，真正做到利用者提出查閱問題，能立刻想到應(yīng)從哪一個全宗查閱，對于復(fù)雜的問題，能明白應(yīng)從那幾個全宗調(diào)檔。其次，要搞好需求預(yù)測。了解不同方面、不同時期對檔案的需求，有的放矢開展檔案信息資源收集整理，激活沉寂的檔案信息資源，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，最大限度為查閱檔案提供便利。第三，要提高館藏利用效率。除法律法規(guī)另有規(guī)定外，各檔案館應(yīng)當(dāng)共享館藏檔案信息，并開展館際間利用服務(wù)協(xié)作，除涉及國家秘密等特殊情況外，利用者可就近到檔案館申請查用有關(guān)檔案信息。

（三）強(qiáng)化創(chuàng)新意識

事業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新。提高館藏檔案利用水平和質(zhì)效，同樣需要創(chuàng)新舉措。要結(jié)合檔案館的實際情況和社會需求，積極探索館藏檔案利用的新途徑、新方法。如：通過新聞發(fā)布會、報紙、電視、廣播、檔案信息網(wǎng)站等形式，向社會公眾通告開放館藏檔案的信息；參與當(dāng)?shù)匚幕ㄔO(shè)，征集書畫攝影作品入館，提升館藏文化品位；依托館藏檔案，深入挖掘深入整合有關(guān)當(dāng)?shù)貧v史、地理、文化、民俗等方面資料，制作電視節(jié)目，從檔案的視角向廣大市民解讀本地歷史文化和風(fēng)土人情，進(jìn)一步拓寬檔案宣傳渠道，讓廣大群眾增強(qiáng)認(rèn)同感、自信心。只有拓寬思路，把創(chuàng)新文章做好了，館藏檔案就能活起來、火起來，并發(fā)揮出更大作用。

總之，館藏檔案信息資源的利用是一項長期而艱巨的工作，是實現(xiàn)檔案價值的有效途徑。在實際工作中，要正確認(rèn)識館藏檔案利用工作的重要性，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，使館藏檔案信息資源更好地為社會發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)等各項事業(yè)服務(wù)。

（作者單位：石家莊市鹿泉區(qū)檔案館）