電子檔案的數據分析在公積金 管理風險防范方面的作用

李菲

隨著我國科學技術的發展，信息技術和互聯網的應用日益廣泛，各個領域的工作逐漸實現電子化辦公。我們的生活也是每時每刻都依賴于網絡信息資源的共享，網絡信息資源的特點是無國界、無主管性、無法律約束和無防設性，網絡的開放性給我們生活、學習、辦公帶來方便的同時，也給我們的生活帶來了一定的隱患和巨大的風險。尤其是電子檔案的出現，檔案的管理也逐漸從原先的紙質版檔案轉變為電子版檔案。電子版檔案的可復制性、可傳輸性、可共享性的優點更好的彌補了紙質版檔案的難存儲、難查閱、易破損、不耐水耐火耐蟲和占空間的缺陷，使的很多單位的檔案管理工作都逐步實現了電子化操作。檔案的電子化管理提高了住房公積金管理部門的工作效率。但同時，鑒于電子版檔案的缺點，例如易丟失、易更改以及被黑客盜取有價值的信息而造成泄露，這就讓我們的住房公積金的財產安全受到一定的威脅。這就需要在對公積金管理方面的電子檔案的數據進行分析時來加強風險防范。那么如何加強住房公積金管理部門電子檔案的管理，成為住房公積金管理部門檔案管理工作的一大挑戰。

一、公積金檔案管理的重要性

公積金檔案管理是對住房公積金的各項業務進行管理工作的基礎，是保存和辦理住房公積金檔案的重要部門機構。公積金檔案一般是指具有原始性和法律性效用的檔案材料，因為這些均是經辦人和當事人留存的歷史資料。留存的公積金檔案最重要的一個作用是當經辦人變動了，且當事人記憶不清晰以及相關機構對其進行查詢時，留存的公積金檔案就可以作為一個重要的憑據，可以避免不必要的糾紛，進行相應的正當處理，使管理合法化，將風險降到最低點。

二、公積金電子檔案的特性

公積金的管理政策和管理的規范性直接與廣大人民群眾的住房條件和住房狀況有著直接的關系，這關乎著廣大人民群眾的民生問題，是構建和諧社會的重要一環。住房公積金檔案的管理工作直接與職工的利益和繳存單位的利益有著密切的關系，既要承擔住房公積金管理機構正常業務，還要保證住房公積金管理工作的質量。公積金電子檔案作為檔案中的一種，與紙質版檔案具有一樣的特點，也有它自身獨有的特點。一是電子版檔案與紙質版檔案存儲信息的介質不同。紙質版檔案主要是印刷在紙張上，紙張版的檔案可以保存的時間更長久一些，但紙質版的檔案要占的空間較大，查閱困難，轉移不便，更重要的是不耐火耐水耐蟲，也易造成檔案的丟失。而電子檔案主要是存儲記錄在于計算機的存儲器件中，例如計算機硬盤、光盤、移動U盤、固定硬盤等等。這些存儲器一般容量較大，可以容納下大量的文件信息。比如一個光盤可以存儲的內容相當于7萬頁的紙質版的內容。跟紙質版的檔案相比，電子版檔案的成本更低，所占的空間更小，也更利于環保。但是因其是依賴于網絡通信技術，有些內容也會因為存儲時間長久而丟失。二是電子版檔案的轉移交接方式不同于紙質版。檔案的管理過程中肯定是避免不了檔案在不同部門之間的轉移翻閱。紙質檔案受空間距離的影響，在進行大量檔案移交遞送時，一般需要花費一定的時間和人力物力去對檔案進行完好無損的轉移。而電子檔案的移交遞送就相對來說比較簡單了，例如一些需要保密的檔案可以用光盤介質進行粘貼復制進行移交。不需要保密的檔案可以直接通過互聯網來進行簡單傳輸即可完成，而且傳輸速度非常快，根本不需要花費人力物力去移交，可以說節省了大量的人力物力。三是電子檔案的查閱檢索方式與紙質版的不同。紙質版的檔案因為是依賴于紙張，對紙質版檔案進行歸檔整理就是一個較大的工作量。整理歸檔后進行檔案的查閱通常就需要依靠人工來進行翻閱查找了，這個過程是非常耗時費力的，尤其是一些歷史年代比較久遠的檔案，查閱起來更加的麻煩。而電子檔案一般之間在存儲的相應文檔里進行檢索查閱就行，是非常省時省力的。

三、目前公積金電子檔案管理中存在的問題

公積金電子檔案因其獨有的特性，給我們檔案部門的管理帶來方便的同時，也存在著新的挑戰和新的問題。

（一）公積金電子檔案的安全性問題

電子檔案存在著雙面性，正因為電子檔案的成本更低，所占的空間更小，也更利于環保等特點而更為廣泛應用，但同時也正因為便利性而具有更大的安全漏洞問題。其安全性主要是受“病毒感染”和網絡攻擊。“病毒的感染”是文檔損害最常見的問題，因為電腦病毒感染會連環破壞儲存在計算機中的文檔。其次是網絡攻擊問題。公積金檔案可以說是重要性較大的檔案，因為網絡黑客對重要文件的攻擊性較大，從而導致檔案內容損害或泄露，給檔案當事人造成經濟財產損失。

（二）公積金電子檔案的保存問題

電子檔案主要是存儲記錄在計算機的存儲器件中，例如計算機硬盤、光盤、移動U盤、固定硬盤。但這些存儲器件的使用壽命不夠長久，制造硬盤的材料都是一些穩定性差，遇熱遇火極易發生損害的材料。這些硬盤最多可以保存的時間大概是5-6年，相對于可保存上千百年的紙質版檔案來說，保存壽命極其短。其次是電子檔案的讀取和使用依賴于計算機和軟件，一般存儲文件的計算機不能用的情況下，電子檔案也就無法讀取了。

四、解決公積金電子檔案風險性問題的方法

（一）妥善保存電子檔案的存儲器件

電子檔案存儲設備主要受溫度和濕度的影響較大，因此在保存的時候應該選擇一個合適的保存環境，要避免強光照射、避免塵土堵塞、要避免強烈磁場的干擾，避免劇烈震動。考慮到電子檔案易丟失的特性，因此要不斷的進行檢查備份，要在不同電腦和儲存器件上進行備份。同時，要注意這些存儲介質的使用期限，定期進行檢查，對于即將達到使用期限的介質，及時進行更換。

（二）提高公積金檔案管理工作的能力和創新性

紙質版檔案到電子版檔案的轉變也就意味著需要檔案管理工作人員要有管理創新的能力，檔案管理部門要對檔案管理人員定期進行新型檔案管理制度和技術的培訓，培養管理人員的創新意識，倡導管理工作內容和工作方式的創新性。當然，在保持創新的意識下，也應該嚴格按照檔案應有的管理程序來進行整理歸檔及保存，這樣，才能夠有效避免由于人為因素而導致的檔案遺漏現象發生，確保文書檔案的完整性。

五、小結

總之，隨著科學技術的發展，網絡覆蓋我們生活的各個角落，我們在享受網絡帶給我們便利的同時也應該清醒的對網絡保持警惕。尤其是公積金電子檔案的管理，因為該檔案關乎著廣大人民群眾的經濟財產安全，在現代公積金管理工作中要不斷將檔案管理制度進行完善，從根本上促進公積金檔案管理的健康穩定發展。

（作者單位：張家口市住房公積金管理中心）