探討如何發揮辦公室檔案信息資源的作用

劉盛禎

摘要：辦公室檔案資源體系的構建，不但要明確檔案資料在實際使用過程中的優勢，以此確保整體信息資源構架在當前環境中的先進性同時，更應當基于檔案自身的作用進行細致分析，這樣才能夠基于參數資料確定當前經濟傾向和內部員工素質狀況，以便為后續企業發展提供完善的數據橋梁。本文基于辦公室檔案信息資源的作用展開分析，在明確存在的問題和優化對策同時，期望為后續檔案信息體系的構建提供全面的技術參照條件。

關鍵詞：辦公室；檔案信息；資源作用；發揮措施

一、辦公室檔案信息管理工作概述

辦公室檔案體系的有效構建，能夠依據當前企業經濟環境和辦公狀況，提供相對細致且完善的數據統籌條件，以便真正將辦公室管理概念有效落實，從而且后續辦公室制度的構建提供完善的參照基礎。故而，在檔案信息資源利用過程中，既能夠依據檔案信息自身的數據特性和參考材料確定后續工作環境發展的趨勢，從而確保整體經濟環境具備穩定性前提，同時更能夠依據內部數據條件明確當前工作效率和積極性狀況，以此真正為管理者提供全面審核基礎的同時，更可以給予業務發展和人員技術全面的素質拓展平臺。

二、當前辦公室檔案信息資源應用存在的問題

1.檔案設備技術的落后。辦公室檔案體系是基于當前城市經濟環境構建所提供的新型檔案形式，在有效利用過程中，不但能夠基于自身數據的特性為后續工作開展提供良好的對比參照條件，同時更能夠基于技術先進性，為后續數據獲取環境搭建完善平臺，以確保整體工作效率和質量能夠全面提升。但基于當前辦公室檔案體系構建的認知方面仍舊存在不足情況，故而，在相關系統環境和設備技術的建立中，仍舊難以真正貫徹先進性的理念，如此導致了辦公室檔案工作效率落后的狀況同時，更在此基礎上破壞了資料的可信度，為后續檔案體系的構建帶來了極大的實用影響。

2.檔案管理意識的缺乏。在落實辦公室檔案管理工作過程中，應當基于檔案的可參照性價值提供相對完善的分區條件和保障措施，這樣才能夠確保整體工作構建具備可持續化的使用條件，同時更能夠基于完善的監管制度，確定整體檔案自身在企業發展中的經濟引導價值。但在當前辦公室檔案管理工作中，由于企業對相關檔案體系的認知仍舊處于盲區狀態，導致實際工作開展方面，針對相應檔案的存儲條件也相對隨便，同時更經常出現檔案遺失和環境破壞的狀況，不但影響了整體辦公室制度體系構建的有效性，更在此基礎上阻礙了監管職能的貫徹，為整體企業經濟體系構建埋下了難以協調的隱患。

3.檔案管理制度的缺失。辦公室檔案管理工作的有效落實，需要完善的標準規章制度進行約束和操作指引，這樣才能夠確保在當前經濟環境中具備實際管理優勢，同時在后續功能體系構建中，為整體檔案信息工作的全面落實提供滲透基礎。但基于當前辦公室檔案管理工作的狀況可看出，由于企業發展認知方面的偏差，針對檔案管理工作一直都尚未構建完善的制度理念，為整體工作環境進行規矩制定，此種狀況一方面是由于信息化技術落實困難造成的數據獲取效率不高，導致實際檔案管理工作沒有鮮明的經濟效益；另一方面則是由于管理人員自身素質的約束，促使了整體檔案管理制度執行力一直難以真正有效落實。

三、辦公室檔案信息資源作用的優化對策

1.構建多層次檔案管理網絡。在發揮檔案資源作用的過程中，公司領導對于辦公室檔案應當給予了更多重視，在此基礎上健全組織架構并且配備齊全的軟硬件。依照從上到下的次序，公司搭建了四個層次的辦公室檔案組織和管理網絡。在管理檔案的網絡內部，分管領導負責指引方向，辦公室主任負責管理檔案的牽頭工作。同時，檔案中心以及其他檔案職能部門都承擔檔案分管的職責，通過全方位的檔案監管措施來健全檔案網絡。從現狀來看，辦公室管理應當包含檔案中心部門，主要負責保留各類辦公室檔案，統一籌劃并且收集檔案。在必要的時候，檔案中心還應當提供查閱檔案的日常服務。其次，依照“齊抓共管”的基本思路，公司應當設置多層的檔案管理流程。從目前來看，辦公室檔案主要包含了專業性檔案、公司科技檔案以及文書類的檔案等。對于不同類型的檔案，公司有關部門都有必要給予全面監管，同時提供檔案查閱的相關服務，做好組織協調和統一規劃。

2.落實專門的檔案管理區域。企業發展不能缺乏辦公檔案的適當運用和監管。為了滿足需求，公司應設置專門用于管理和借閱檔案的區域，也就是辦公檔案的管理專區。在檔案管理專區中，公司需提供防磁柜、實物陳列柜、智能式的密集架和閱覽書架。依照現有的檔案管理流程，落實嚴格的檔案監管機制，依照“八防”的基本思路來建設檔案專區。同時，應當在檔案室的內部設置可供查閱的書架，此外還設有檔案保管的專用辦公室以及庫房。從安全管理角度來講，公司還應布設檔案監控器、防曬遮光的專用窗簾、自動式滅火器、蟑螂藥和防鼠藥等。期間通過完善全方位的檔案監管，相應公司能夠檔案利用的良好實效。

3.制定完善的檔案管理制度。發揮檔案的價值和作用，根本點在于完善機制，檔案利用的相關機制包含了檔案制作、檔案接收和傳遞、檔案整理歸檔、檔案收集和辦理等流程。經過工作梳理之后，公司設置了檔案管理的專用表格，在此基礎上制定了歸檔標準和其他檔案工作的流程。這樣做有助于充實內容，在根源上規范辦公室檔案的運用。近些年來，企業經濟各項辦公業務都在迅速擴展，與之相應的檔案文書也變得更加復雜。面對新的形勢，負責辦公檔案利用和管理的有關人員還需要充實自身，不斷學習自動化新型檔案利用技術。通過提升檔案管理的素質，才能服務于辦公室檔案工作，提高利用的實效性。

四、結語

辦公室檔案信息資源環境的有效構建，一方面能夠基于行政管理部門的特性提供完善的數據統籌條件和信息滲透基礎，從而保障整體功能環境構建具備先進優勢；另一方面更能夠基于檔案數據構建的全面性，為后續管理制度落實提供數據參照，并基于其中檔案機制，確保可持續發展的概念能夠落實入當前城市經濟環境發展內部。故而，在落實辦公室檔案信息構建過程中，應當明確整體信息資源數據特點和價值性，這樣才能夠確保后續檔案資源工作落實具備思維優勢。

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