加強研究所印章管理的幾點思考

何文上 魏繼昌 雒淑珍

[摘 要]印章管理是辦公室的一項重要管理工作，也是研究所管理工作中的重要組成部分，隨著新形勢下單位各項工作的不斷發(fā)展，使研究所印章管理同樣也面臨著新的問題，通過充分運用信息化手段、可回溯機制、有痕管理等有效措施，更加科學規(guī)范地管理研究所印章，使管理工作、服務(wù)工作再上新水平是作為樞紐部門的辦公室全體工作人員共同努力的追求。

[關(guān)鍵詞]印章管理；研究所管理；信息化管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.30.115

研究所的印章管理是一項重要的日常工作，加蓋印章也是研究所各類文書、合同、材料生效時的最后一道審核程序，設(shè)專人負責研究所各類印章的日常管理、保存、用印、材料留存，是印章管理的基本遵循。雖然各單位都有自己的具體情況，但都是在1993年國務(wù)院印發(fā)的《國務(wù)院關(guān)于國家行政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位印章的規(guī)定》（國發(fā)〔1993〕21號）基礎(chǔ)上，結(jié)合單位的實際情況進一步規(guī)范管理。作為從事果樹科研工作的中國農(nóng)業(yè)科學院果樹研究所，是我國成立最早的國家級綜合性果樹科研機構(gòu)，到2018年已經(jīng)成立60年，在印章管理工作上與其他科研院所相似，按照部門、人員崗位職責分工和相關(guān)規(guī)章制度嚴格管理。

隨著各項工作的不斷發(fā)展，特別是近年來科技創(chuàng)新、成果轉(zhuǎn)化、科技興農(nóng)工作發(fā)展水平的不斷提高和發(fā)展速度的不斷加快，各種材料、合同的用印數(shù)量不斷增加，使單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門工作人員的工作量、復(fù)雜度進一步攀升。僅以中國農(nóng)業(yè)科學院果樹研究所的公章為例，一年下來的用印數(shù)量就在15000～16000次，每天的用印數(shù)量在40次左右，中國農(nóng)業(yè)科學院其他兄弟單位與果樹研究所的情況類似。如何在遵守國家和上級主管部門有關(guān)規(guī)定、制度的基礎(chǔ)上，進一步規(guī)范流程、科學高效地對印章進行管理，更好地為單位發(fā)展服務(wù)，已經(jīng)成為研究所有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工迫切需要解決的問題。

通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，中科院、中國農(nóng)科院的各個專業(yè)研究所的多數(shù)制度的更新周期為3～5年，也就是說，多數(shù)制度在實施3～5年后，就面臨著新一輪更新、修訂。印章管理規(guī)定的更新周期在5年左右，這從另一方面也反映出研究所各項工作在近年來的高速發(fā)展。具體到一個研究所，隨著部門、機構(gòu)和職能的重新分工與調(diào)整，印章管理的規(guī)章制度也在發(fā)生相應(yīng)的變化，但這種變化都遵循著更加規(guī)范、科學、高效方向發(fā)展，特別是隨著信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，很多線下流轉(zhuǎn)的工作流程都呈現(xiàn)向線上線下同步、線上流轉(zhuǎn)的趨勢，印章管理也是如此。這同樣符合“讓信息多跑腿，群眾少跑路”的改革要求。作為科研單位在落實“放管服”的具體工作中，我們應(yīng)該以“放權(quán)要出活力、管理要出效率、服務(wù)要出質(zhì)量”為指導(dǎo)，采取有力措施，進一步優(yōu)化工作流程、提出工作質(zhì)量。

1 進一步規(guī)范各類印章使用范圍及審批權(quán)限

研究所、研究所黨委印章是研究所依法依規(guī)履行職責、行使權(quán)力的重要憑據(jù)和標志，使用范圍是涉及全所的重要事項和以研究所名義印發(fā)的各類文件材料。各部門、研究中心以研究所名義上報、對外聯(lián)絡(luò)的各種報表、材料、公文，及以便函形式發(fā)出用于聯(lián)系公務(wù)活動的材料等，須具體工作人員起草，經(jīng)所在部門、研究中心負責人審核并報主管所領(lǐng)導(dǎo)審批，其中研究中心上報的重要材料，須在主管所領(lǐng)導(dǎo)審核前先交由業(yè)務(wù)主管部門審核，并填寫辦公室統(tǒng)一印發(fā)的蓋章申請單后，辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審核情況加蓋研究所印章。其中，以研究所黨委名義上報的材料，須經(jīng)所在部門負責人審核，并報研究所黨委書記審批后，填寫黨委辦公室統(tǒng)一印發(fā)的蓋章申請單，方可由黨委辦公室加蓋公章。發(fā)出公文、重要材料底稿或復(fù)印件應(yīng)按分工在辦公室和黨委辦公室備份、存檔。研究所法人代表名章須經(jīng)法人代表本人同意方可加蓋。分管所領(lǐng)導(dǎo)名章在分管業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)使用，須經(jīng)本人同意方可加蓋，以研究所名義對外的重要合同性材料不得加蓋法人名章或分管所領(lǐng)導(dǎo)名章。各部門、研究中心印章用于本部門、研究中心業(yè)務(wù)范圍內(nèi)相關(guān)業(yè)務(wù)材料，由部門負責人審核需蓋章材料無誤后加蓋，同時留存蓋章材料備查。

2 不斷加強印章管理人員管理

不管是研究所的各類公章，還是各部門的印章，都是單位和部門對外聯(lián)絡(luò)的重要憑證和依據(jù)。管好用好印章是有關(guān)工作人員的重要崗位職責，隨著各項工作的發(fā)展，各類材料、文件不斷增加，印章管理工作人員肩上的責任也越來越大。要通過講解相關(guān)規(guī)章制度、法律法規(guī)和實際案例，使印章管理工作人員牢固樹立紅線意識、底線意識，嚴格按規(guī)章制度辦事。無關(guān)人員不得接觸印章，更不得私自在有關(guān)材料上蓋章。特別是要嚴防在空白紙張上加蓋任何公章。同時要向各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工宣傳、講解用印審批流程、權(quán)限，加強對用印材料、合同的審核，各司其職、各負其責，強化各部門、中心負責人對用印材料、合同內(nèi)容的審核職責，強化分管所領(lǐng)導(dǎo)對用印事項的審批職責，強化印章管理人員對用印材料的合法、合規(guī)性等格式審核，有力維護單位的正當權(quán)益不受損害。一旦發(fā)現(xiàn)問題，將對有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員進行追責、問責。在日常工作中，印章管理人員要將職責范圍內(nèi)收回的各類蓋章申請單分類整理、存檔、備查，將具有存檔價值的用印材料，按照檔案管理要求，分門別類地按照時間先后順序進行存檔備查。

3 充分運用信息化手段加強管理

目前信息化辦公的應(yīng)用范圍越來越廣，信息化建設(shè)與管理服務(wù)的各項工作的融合度越來越深，印章管理工作也不例外。通過網(wǎng)上辦公系統(tǒng)進行用印審批，為廣大職工和各級領(lǐng)導(dǎo)都提供了方便。同時，在各類蓋章申請單之后上傳附件材料的要求，也使用印材料的有痕管理、可回溯查詢變得更加簡便、易行。通過開發(fā)電腦、手機、平板等客戶端，使大家隨時都能根據(jù)工作需要參與到工作流程中，本身就是工作進步的一種具體體現(xiàn)。同時，印章管理的工作性質(zhì)也對網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的適用性、穩(wěn)定性、安全性提出了更高的要求，通過綁定電腦、手機客戶端、實名認證、加強安全防護等措施，使系統(tǒng)運行更加便捷、可靠。同時，也為辦公室及各管理印章部門提高工作水平和服務(wù)質(zhì)量創(chuàng)造了更好的條件。

參考文獻：

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