新時期高校辦公室管理工作的特征及發(fā)展對策探究

朱孔陽

隨著我國社會的不斷進步以及教育體制改革的不斷深入發(fā)展，對我國高校的各方面工作均提出了更高的要求和標準，無形之中增加了其管理工作的難度。高校辦公室是其內部系統(tǒng)中最為關鍵和核心的部分，其在很大程度上引導和統(tǒng)籌著高校各項事務和工作的開展。因此，從我國高校在新時期其辦公室管理工作的時代特征出發(fā)，提出一系列促進其工作開展的對策具有十分重要的現(xiàn)實意義。

高校的辦公室不僅僅是一個展現(xiàn)學校形象的重要渠道之一，同時也是實現(xiàn)學校內部師生、學校與社會、學校與學校之間進行溝通和交流的樞紐，甚至在一定程度上決定了其學校內部整體管理工作的協(xié)調發(fā)展，在構建和諧穩(wěn)定的校園環(huán)境方面也具備著無法替代的重要作用。但是在新時期中，我國高校的辦公室管理工作呈現(xiàn)出了新的特征，因此必須要從其新特征出發(fā)，采取一系列的措施和辦法，切實實現(xiàn)其辦公室管理工作的進一步發(fā)展和完善。

一、新時期下高校辦公室管理工作的新特征

（一）政策性特征

從高校辦公室的工作職責來說，其不僅僅要負責貫徹落實上級機構和部門的各項規(guī)章制度和政策精神，同時也要嚴格按照學校領導的安排和規(guī)定進行一系列的工作，由此看見，高校辦公室的各種工作具備非常強的政策性特征。

（二）協(xié)調性特征

辦公室在高校的整個管理系統(tǒng)中處于核心的地位，發(fā)揮著一定的引導、組織性的作用，而從學校整體的各項工作來看是相當復雜的，涉及到各級領導以及全校師生等各個環(huán)節(jié)和部分的協(xié)調工作，例如學校領導或者是全校師生等遇到問題或者困難時需要辦公室人員進行協(xié)調、學校的教學工作以及科研工作等一系列工作也需要辦公室來協(xié)調和安排。

（三）服務性特征

從某種程度來說，高校辦公室的主要工作之一就是面對廣大的師生，為其提供各式各樣的服務，例如為教師教學活動的開展、學生活動的舉辦等提供一定的服務，由此我們可以看出辦公室管理工作的服務性特征。

（四）科學性特征

進入21世紀以來，現(xiàn)代化的科學和技術手段逐漸的應用到了社會上的各個領域，在學校方面也是如此。從目前來說，學校辦公室為了最大程度的方便其工作和提高其工作效率，引用了諸多的網絡技術手段；與此同時，為了充分且有效的應用這些現(xiàn)代化網絡技術手段，還需要相關的工作人員積極主動學習網絡知識，提高其業(yè)務水平和技術能力，更好的實現(xiàn)為學校師生提供各式各樣的科學化服務。

二、新時期促進高校辦公室管理工作進步和發(fā)展的對策探究

（一）深入貫徹落實“以人為本”的思想，切實增強相關工作人員的綜合素質

在新時期背景下，要想最大程度的提高高校辦公室的管理工作的質量和水平，是離不開高素質、高水平的專業(yè)化管理人才的，因此必須要堅持“以人為本”的重要思想，不僅要優(yōu)化用人機制，大量聘請和任用高素質、高水平或者是具備高度的責任感以及可塑造性強的人才，最大程度的激發(fā)出相關工作人員工作的積極性、主動性以及創(chuàng)造性，同時也要在“以人為本”思想的指導下開展一定的培訓和教育工作，切實增強辦公室管理工作人員的綜合素質。

（二）建立健全科學且規(guī)范的規(guī)章制度

對于高校辦公室的管理工作而言，科學合理且規(guī)范的規(guī)章制度是實現(xiàn)其相關工作可以順利開展和進行的基礎和保障。因此這就要求必須要對高校辦公室管理工作相關的規(guī)章制度進行完善，在規(guī)章制度中，不僅要對學校中的各個崗位的職責進行明確的劃分，同時也要規(guī)定好嚴格巨科學的獎懲制度，切實調動起全體工作人員工作的積極性和主動性。同時也要注意在規(guī)章制度的實踐過程中，不斷的總結經驗，根據(jù)時代的變化和學校現(xiàn)狀出發(fā)，不斷的調整其規(guī)則制度，以促進我國高校的進一步發(fā)展。

（三）引入現(xiàn)代化辦公設備，實現(xiàn)辦公自動化

加大資金支持，大力引進現(xiàn)代化辦公設備，不僅可以促進高校辦公室辦公方式和工作方法的轉變，同時還可以極大的提高其工作的效率。雖然經過一段時間的發(fā)展，我國絕大多數(shù)的高校辦公室都配備了諸如電腦、打印機等一系列的現(xiàn)代化辦公設備，極大的促進了其辦公室管理工作的開展，但是從目前來看，其在計算機網絡系統(tǒng)以及現(xiàn)代化通訊系統(tǒng)方面還需要進行進一步的提升，具體來說主要分為以下兩個方面：

第一是局域網方面，學校要建立起屬于學校自身的局域網絡，其不僅可以實現(xiàn)服務器和個人電腦等終端的連接，同時還可以極大的促進辦公信息化的實現(xiàn)；

第二則是相關數(shù)據(jù)和資料的檢索、輸入、輸出以及儲存等方面。一般情況下，在高校的辦公室當中會有數(shù)量極為龐大的數(shù)據(jù)和資料，整理難度較大，因此這就要求高校辦公室要具備諸如光盤、刻錄機、掃描儀等設備，以從根本上提高其工作的效率；

（四）大力引進和使用現(xiàn)代化新興媒體

進入21世紀以來，大量的新興媒體不斷的出現(xiàn)，在很大程度上改變了人民生產、生活以及溝通和交流的方式。對于高校辦公室也是如此，近年來興起的如數(shù)字圖書館、QQ和微信等通訊工具以及門戶網站等都極大的促進了辦公室管理工作的改變。因此這就要求辦公室管理工作人員要在一定程度上熟練的掌握以上等現(xiàn)代化手段，及時且準確的掌握、了解師生的動態(tài)，進而為辦公室管理工作的進一步開展奠定堅實的基礎。

科學技術的不斷發(fā)展以及時代的不斷變化，在很大程度上也促進了辦公室管理工作的變化和發(fā)展。在這種背景下，要想從根本上實現(xiàn)高校辦公室工作的進一步發(fā)展，不僅要求學校要加大資金投入，引進現(xiàn)代化設備，同時也需要相關的工作人員轉變傳統(tǒng)的工作理念，承擔其各自的責任，努力提高自身的綜合素質。