新常態(tài)下煤炭企業(yè)的檔案管理優(yōu)化策略

李玲

檔案業(yè)務(wù)是一個(gè)企業(yè)整個(gè)發(fā)展軌跡和涉獵業(yè)務(wù)最直觀的展現(xiàn)，也是輔助經(jīng)營(yíng)層對(duì)未來(lái)企業(yè)發(fā)展做出決策的主要智力支持。從2014年習(xí)近平提出“五個(gè)堅(jiān)持”的要求開始，檔案管理工作就已經(jīng)進(jìn)入新常態(tài)，而企業(yè)檔案管理人員只有深刻學(xué)習(xí)和理解習(xí)近平總書記提出的“五個(gè)堅(jiān)持”的精神實(shí)質(zhì)，結(jié)合自身實(shí)際工作，不斷提升工作質(zhì)量和效率，在質(zhì)量和效率上得到一定的保證，才能讓檔案工作滿足新常態(tài)下企業(yè)發(fā)展的需求。

一、新常態(tài)下煤炭企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）檔案管理信息化水平不高

對(duì)于煤炭企業(yè)檔案管理工作而言，各種類型不同部門的檔案資料十分繁多，根本無(wú)法單純依靠人工進(jìn)行管理，特別是進(jìn)入新常態(tài)后，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了蓬勃的發(fā)展，而大多數(shù)煤炭企業(yè)的檔案管理部門仍然采取傳統(tǒng)的人工管理模式進(jìn)行檔案管理，因此直接導(dǎo)致檔案工作的規(guī)范性和檔案資料的完善性不能得到保障，嚴(yán)重制約了檔案業(yè)務(wù)水平的提高。與此同時(shí)，煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)還會(huì)出現(xiàn)軟件和硬件不匹配的情況，例如有的企業(yè)會(huì)盡可能的加強(qiáng)對(duì)于檔案管理部門的信息化建設(shè)，但是受到硬件水平的影響，很多信息化建設(shè)必須使用的軟件根本無(wú)法流暢的在現(xiàn)有的硬件設(shè)備上進(jìn)行安裝使用。

（二）缺乏宏觀指導(dǎo)統(tǒng)籌規(guī)劃，盲目建設(shè)現(xiàn)象嚴(yán)重

在新常態(tài)下，雖然很多煤炭企業(yè)都大喊信息化建設(shè)的口號(hào)，但是他們卻忽略了信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)是一個(gè)長(zhǎng)期的科學(xué)的過(guò)程，需要有一定的統(tǒng)籌計(jì)劃，因此導(dǎo)致在對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中過(guò)分的急于求成，只注重完成建設(shè)目標(biāo)，不注重解決檔案管理實(shí)際工作中的具體問題，這在很大程度上也使檔案管理水平無(wú)法從根本上得到提升。

（三）檔案管理時(shí)效性較低

目前煤炭企業(yè)檔案管理工作的時(shí)效性較低，檔案資料是企業(yè)轉(zhuǎn)型和發(fā)展的重要參考依據(jù)，在新常態(tài)下，煤炭企業(yè)更是迫切的需要轉(zhuǎn)型升級(jí)，因此低時(shí)效性的檔案管理再加上原本就不規(guī)范的檔案管理模式根本不能及時(shí)的為煤炭企業(yè)提供其所需的智力支持。

（四）安全意識(shí)較低

由于煤炭企業(yè)的檔案管理部門存在著人員流動(dòng)性性大、人員素質(zhì)參差不齊等問題，因此煤炭企業(yè)的檔案管理人員普遍缺乏安全保密意識(shí)，尤其是對(duì)于企業(yè)的電子版檔案資料而言，由于管理人員無(wú)法按照規(guī)范的程序進(jìn)行存儲(chǔ)和保管，再加上互聯(lián)網(wǎng)開放性的特點(diǎn)，很容易就被其他企業(yè)從網(wǎng)上各種途徑獲取到，長(zhǎng)此以往十分不利于企業(yè)的發(fā)展。

二、新常態(tài)下煤炭企業(yè)的檔案管理優(yōu)化策略

（一）構(gòu)建信息化檔案管理模式

在新常態(tài)下，煤炭企業(yè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加大力度提升自身的管理水平，加大對(duì)于檔案信息化建設(shè)的資金投入，提升檔案管理部門的硬件水平，為檔案管理工作的高效開展提供支持和保障。對(duì)于煤炭企業(yè)而言，檔案資料的意義不僅僅是對(duì)以往的記錄，更是對(duì)企業(yè)制定未來(lái)發(fā)展目標(biāo)的參考，檔案管理水平高低對(duì)提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力有著重要的意義。所以，在未來(lái)的檔案管理工作中，檔案管理人員必須在思想上給予足夠的重視，從檔案部門的實(shí)際需求出發(fā)，不斷地加大對(duì)于檔案管理部門的支持力度。同時(shí)，煤炭企業(yè)管理人員也要積極改變傳統(tǒng)的觀念，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和方法，確保檔案管理工作效率的提高，并且在不斷完善自我的過(guò)程中，逐步提升對(duì)于信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握程度，從而促進(jìn)煤炭企業(yè)更好的發(fā)展。

（二）健全檔案管理機(jī)制

正所謂無(wú)規(guī)矩不成方圓，煤炭企業(yè)的檔案管理部門必須根據(jù)實(shí)際情況加大力度完善檔案管理制度，提升檔案管理水平。由于煤炭企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期科學(xué)的過(guò)程，因此在完善檔案管理制度的基礎(chǔ)上，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的發(fā)展，不斷按照信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，逐步提升檔案資料和檔案信息資源的時(shí)效性、安全性和完整性，并且企業(yè)還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理部門實(shí)施一定的監(jiān)督，確保檔案管理部門的工作人員能夠明確自身職責(zé)，避免由于檔案管理疏忽給企業(yè)帶來(lái)的不利影響。此外，在完善檔案管理制度的過(guò)程中，企業(yè)管理人員還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理部門的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行一定的了解，并根據(jù)檔案管理部門的實(shí)際發(fā)展情況制定出適合其業(yè)務(wù)水平提升的方案.從而保證檔案工作未來(lái)穩(wěn)定的發(fā)展和提高。

（三）強(qiáng)化檔案管理安全意識(shí)

檔案管理的安全意識(shí)對(duì)于檔案管理部門是十分必要的，如果一個(gè)檔案管理部門缺乏安全防范意識(shí)，那么無(wú)論檔案管理部門的信息化建設(shè)到什么程度，都沒有任何意義。因此想要完善檔案管理部門的安全意識(shí)，就必須不斷提高檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)，只有檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)得到了提升，才能從根本上解決檔案管理的安全意識(shí)問題。作為煤炭企業(yè)而言要盡可能的為檔案管理工作人員提供一定的專業(yè)性培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，從理論層面提升管理人員的思想覺悟，并且在實(shí)際工作中要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考察，建議檔案資料泄密的追責(zé)機(jī)制，利用強(qiáng)制手段確保檔案管理安全意識(shí)的提升。

（四）重視煤炭企業(yè)檔案信急化人才建設(shè)

由于每一個(gè)煤炭企業(yè)在最初建立之時(shí)都是注重業(yè)務(wù)的開展，對(duì)于檔案的管理不是十分重視，因此，檔案管理的人才弓！進(jìn)力度也不是很大，在加上很多高學(xué)歷的檔案管理人才更熱衷于選擇一些類似于檔案管和圖書館之類的單位和企業(yè)進(jìn)行工作，從而導(dǎo)致煤炭企業(yè)的檔案管理部門人才極為缺乏。故此，煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)于檔案人才的引進(jìn)力度，采取校企合作等多種模式為企業(yè)檔案管理部門培養(yǎng)人才。

在新常態(tài)下，煤炭企業(yè)的檔案管理還會(huì)暴露出很多問題，特別是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)于煤炭企業(yè)檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)的要求將會(huì)越來(lái)越高。所以，在未來(lái)的發(fā)展中企業(yè)的管理人員在提高對(duì)于檔案管理工作重視的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)從企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的角度進(jìn)行分析，力爭(zhēng)使檔案管理和最新科技手段相融合，及時(shí)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，從而促進(jìn)檔案管理工作乃至整個(gè)煤炭企業(yè)的發(fā)展。