新常態下煤炭企業的檔案管理優化策略

李玲

檔案業務是一個企業整個發展軌跡和涉獵業務最直觀的展現，也是輔助經營層對未來企業發展做出決策的主要智力支持。從2014年習近平提出“五個堅持”的要求開始，檔案管理工作就已經進入新常態，而企業檔案管理人員只有深刻學習和理解習近平總書記提出的“五個堅持”的精神實質，結合自身實際工作，不斷提升工作質量和效率，在質量和效率上得到一定的保證，才能讓檔案工作滿足新常態下企業發展的需求。

一、新常態下煤炭企業檔案管理存在的問題

（一）檔案管理信息化水平不高

對于煤炭企業檔案管理工作而言，各種類型不同部門的檔案資料十分繁多，根本無法單純依靠人工進行管理，特別是進入新常態后，信息技術和互聯網技術得到了蓬勃的發展，而大多數煤炭企業的檔案管理部門仍然采取傳統的人工管理模式進行檔案管理，因此直接導致檔案工作的規范性和檔案資料的完善性不能得到保障，嚴重制約了檔案業務水平的提高。與此同時，煤炭企業檔案信息化建設還會出現軟件和硬件不匹配的情況，例如有的企業會盡可能的加強對于檔案管理部門的信息化建設，但是受到硬件水平的影響，很多信息化建設必須使用的軟件根本無法流暢的在現有的硬件設備上進行安裝使用。

（二）缺乏宏觀指導統籌規劃，盲目建設現象嚴重

在新常態下，雖然很多煤炭企業都大喊信息化建設的口號，但是他們卻忽略了信息化建設應當是一個長期的科學的過程，需要有一定的統籌計劃，因此導致在對于檔案管理信息化建設的過程中過分的急于求成，只注重完成建設目標，不注重解決檔案管理實際工作中的具體問題，這在很大程度上也使檔案管理水平無法從根本上得到提升。

（三）檔案管理時效性較低

目前煤炭企業檔案管理工作的時效性較低，檔案資料是企業轉型和發展的重要參考依據，在新常態下，煤炭企業更是迫切的需要轉型升級，因此低時效性的檔案管理再加上原本就不規范的檔案管理模式根本不能及時的為煤炭企業提供其所需的智力支持。

（四）安全意識較低

由于煤炭企業的檔案管理部門存在著人員流動性性大、人員素質參差不齊等問題，因此煤炭企業的檔案管理人員普遍缺乏安全保密意識，尤其是對于企業的電子版檔案資料而言，由于管理人員無法按照規范的程序進行存儲和保管，再加上互聯網開放性的特點，很容易就被其他企業從網上各種途徑獲取到，長此以往十分不利于企業的發展。

二、新常態下煤炭企業的檔案管理優化策略

（一）構建信息化檔案管理模式

在新常態下，煤炭企業檔案管理部門應當加大力度提升自身的管理水平，加大對于檔案信息化建設的資金投入，提升檔案管理部門的硬件水平，為檔案管理工作的高效開展提供支持和保障。對于煤炭企業而言，檔案資料的意義不僅僅是對以往的記錄，更是對企業制定未來發展目標的參考，檔案管理水平高低對提升企業競爭力有著重要的意義。所以，在未來的檔案管理工作中，檔案管理人員必須在思想上給予足夠的重視，從檔案部門的實際需求出發，不斷地加大對于檔案管理部門的支持力度。同時，煤炭企業管理人員也要積極改變傳統的觀念，引進先進的管理技術和方法，確保檔案管理工作效率的提高，并且在不斷完善自我的過程中，逐步提升對于信息技術的學習和掌握程度，從而促進煤炭企業更好的發展。

（二）健全檔案管理機制

正所謂無規矩不成方圓，煤炭企業的檔案管理部門必須根據實際情況加大力度完善檔案管理制度，提升檔案管理水平。由于煤炭企業的檔案管理信息化建設是一個長期科學的過程，因此在完善檔案管理制度的基礎上，檔案管理部門還應當緊跟時代的發展，不斷按照信息化建設的標準和要求，逐步提升檔案資料和檔案信息資源的時效性、安全性和完整性，并且企業還應當對檔案管理部門實施一定的監督，確保檔案管理部門的工作人員能夠明確自身職責，避免由于檔案管理疏忽給企業帶來的不利影響。此外，在完善檔案管理制度的過程中，企業管理人員還應當對檔案管理部門的發展現狀進行一定的了解，并根據檔案管理部門的實際發展情況制定出適合其業務水平提升的方案.從而保證檔案工作未來穩定的發展和提高。

（三）強化檔案管理安全意識

檔案管理的安全意識對于檔案管理部門是十分必要的，如果一個檔案管理部門缺乏安全防范意識，那么無論檔案管理部門的信息化建設到什么程度，都沒有任何意義。因此想要完善檔案管理部門的安全意識，就必須不斷提高檔案管理人員的個人素質，只有檔案管理人員的個人素質得到了提升，才能從根本上解決檔案管理的安全意識問題。作為煤炭企業而言要盡可能的為檔案管理工作人員提供一定的專業性培訓的機會，從理論層面提升管理人員的思想覺悟，并且在實際工作中要對檔案管理人員進行考察，建議檔案資料泄密的追責機制，利用強制手段確保檔案管理安全意識的提升。

（四）重視煤炭企業檔案信急化人才建設

由于每一個煤炭企業在最初建立之時都是注重業務的開展，對于檔案的管理不是十分重視，因此，檔案管理的人才弓！進力度也不是很大，在加上很多高學歷的檔案管理人才更熱衷于選擇一些類似于檔案管和圖書館之類的單位和企業進行工作，從而導致煤炭企業的檔案管理部門人才極為缺乏。故此，煤炭企業應當加大對于檔案人才的引進力度，采取校企合作等多種模式為企業檔案管理部門培養人才。

在新常態下，煤炭企業的檔案管理還會暴露出很多問題，特別是隨著網絡技術的不斷發展，對于煤炭企業檔案管理人員的個人素質的要求將會越來越高。所以，在未來的發展中企業的管理人員在提高對于檔案管理工作重視的同時，還應當從企業穩定發展的角度進行分析，力爭使檔案管理和最新科技手段相融合，及時解決檔案管理工作中出現的問題，從而促進檔案管理工作乃至整個煤炭企業的發展。