企業(yè)電子檔案管理模式的創(chuàng)新與應(yīng)用

耿琪琦

近些年來我國社會水平和科學技術(shù)水平不斷提升，企業(yè)制度基于此種形式下逐漸向越發(fā)完善的信息化方向發(fā)展，作為企業(yè)管理中重要組成部分的檔案管理模式也隨之發(fā)生轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)階段企業(yè)內(nèi)部的檔案管理依靠人工手抄來完成，其實質(zhì)為檔案實體的一種歸檔模式，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)實體檔案管理模式已經(jīng)無法應(yīng)對企業(yè)的實際需求，不僅存儲難度較大，而且資料的查找十分不方便，再加上此種檔案整理和存檔均需耗費較大的人力和物力，和企業(yè)經(jīng)濟利益的追求相悖，因此，企業(yè)檔案管理向電子化、信息化轉(zhuǎn)變是必然趨勢。基于此種背景下，本文將企業(yè)電子檔案管理模式的創(chuàng)新和應(yīng)用作為主要探討內(nèi)容，由現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀展開論述。

一、企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀的評價

1.檔案歸檔材料不完整

檔案歸檔材料存在缺失是當前階段企業(yè)檔案管理中存在的普遍問題，日常工作中只將一些文件類資料進行整理歸檔，對于科技類資料則存在疏忽的情況。即使有科技類資料歸檔存放的意識，也存在復印件代替原始資料的情況，從而無法保證檔案資料的真實性和可靠性。

2.檔案管理制度存在缺陷

對于檔案管理來說，非常強的實用性和專業(yè)性是其基本特征，而且種類非常繁雜。當前階段我國企業(yè)內(nèi)部普遍存在不夠重視檔案管理的情況，因此，檔案管理制度也都不夠完善，存在一定的缺陷，在進行檔案管理時沒有相關(guān)的依據(jù)，導致發(fā)生檔案材料交接混亂、排序及分類不清、頁碼標號不規(guī)范、入庫時間不及時等情況，以至于后續(xù)各類資料的查找十分困難，也無法準確發(fā)硬企業(yè)的經(jīng)營歷史和狀態(tài)。

3.檔案管理手段落后

現(xiàn)階段，我國科學技術(shù)水平得以飛速發(fā)展，企業(yè)辦工也逐漸向網(wǎng)絡(luò)化、信息化轉(zhuǎn)變，但是就企業(yè)內(nèi)部的檔案管理來說依}日停留在傳統(tǒng)管理層面，計算機僅僅作為輔助工具存在，其根本原因是企業(yè)領(lǐng)導層對檔案管理不夠重視，相關(guān)檔案管理人員對檔案管理也沒有明確的認知，工作過程存在得過且過的態(tài)度，因此繼續(xù)沿用傳統(tǒng)落后的管理手段，不僅工作效率低下，而且工作質(zhì)量無法保證。（王麗華.企業(yè)電子檔案管理的重要性及安全管理探析[J].城建檔案，2018（03）：61-62.）

二、企業(yè)電子檔案管理模式的創(chuàng)新策略及應(yīng)用

1.提升企業(yè)領(lǐng)導層對檔案管理的重視程度

企業(yè)領(lǐng)導層對檔案管理工作的態(tài)度直接決定員工的工作方式，如企業(yè)領(lǐng)導層對檔案管理工作不夠重視，存在可有可無的錯誤認知，則下面工作人員極易將消極意工的情緒帶人工作之中，對于各類檔案的管理不夠細心和全面，僅僅將檔案管理工作停留在淺顯的表面階段，無法具體發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢。（馬仁杰，劉俊玲.論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策[J].檔案學通訊，2012（03）：66-60.）因此企業(yè)領(lǐng)導層首先應(yīng)該提升自身對檔案管理的重視程度，然后，將此重視逐漸向工作人員進行滲透，從而保證工作人員對檔案管理工作負責且認真的態(tài)度。

2.建立、建全檔案管理制度

無規(guī)矩不成方圓，對于檔案管理工作來說同樣適用，檔案管理制度是企業(yè)檔案管理工作得以順利推進的根本前提，也是員工工作的直接依據(jù)，如檔案管理制度存在缺陷，會造成員工工作毫無章法的情況，因此，相關(guān)領(lǐng)導入需要結(jié)合企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀對檔案管理制度進行建立建全，規(guī)定檔案管理工作的細則和具體應(yīng)該收集保管人檔的類型，并將檔案材料交接規(guī)則進行明確，確保工作人員日常工作可有章可循，有據(jù)可依，從而由根本保證檔案管理工作的準確性和有效性。（李小紅.信息時代下企業(yè)電子檔案管理探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2013，25（17）：168-169.）

3.積極應(yīng)用電子信息技術(shù)

近些年來，我國科學技術(shù)越來越發(fā)達，將其應(yīng)用在辦公領(lǐng)域可大幅度降低工作強度和難度，使得工作效率和工作質(zhì)量得到有效提升。對于企業(yè)檔案管理而言，可將掃描儀、數(shù)據(jù)庫等先進的科學技術(shù)進行應(yīng)用，將所有需要存檔的文件或者資料進行掃描之后分類保存，即保證了資料的真實性，又提升了存檔的穩(wěn)定性，不用再擔心原始資料存放不當為企業(yè)造成損失的情況。而數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用為工作人員提供了極大的便利，設(shè)置相關(guān)人員的查詢權(quán)限即可，每個人均可依據(jù)自身權(quán)限在數(shù)據(jù)庫內(nèi)查詢所需的資料，省去了資料交接的環(huán)節(jié)，節(jié)省了工作時間，提升了工作效率。（吳瑋.企業(yè)電子檔案管理存在的問題及其對策[J].檔案，2012（06）：57-58.）

4.提升工作人員檔案保護意識

電子檔案管理模式相比傳統(tǒng)檔案管理模式而言，便利性、準確性得到大幅度提升，不僅節(jié)省了前期工作人員檔案整理和存檔的時間及工作量，而且為后續(xù)相關(guān)資料的查找提供了便利，但是，電子檔案管理存在一大弊端就是數(shù)據(jù)丟失，此種丟失分為有意盜取和無意丟失兩種情況。（戴玲，彭延國，彭長根.大數(shù)據(jù)環(huán)境下的電子檔案信息安全問題及對策[J].蘭臺世界，2016（29）：25-26.）有意盜取指的是不法分子利用信息技術(shù)，對公司的機密文件進行盜取用于非法獲利或其它交易，所以企業(yè)在采用電子檔案管理模式時需要加強電子防護，設(shè)置多層防火墻并定期維護，降低信息被盜取的可能性。無意丟失指的是因相關(guān)工作人員的失誤，造成檔案資料被誤刪的情況，如信息徹底丟失可能會給公司造成無法估計的損失，因此，相關(guān)工作人員在進行資料存檔時要提前進行備份，并存儲在不同地方，一旦存在誤刪的情況可在其它路徑獲取資料并再次存檔。

綜上所述，近年來我國科學技術(shù)和社會水平不斷提升，各行各業(yè)也因此得到快速發(fā)展，信息技術(shù)更是深入至企業(yè)辦公，大幅度提升了工作人員的工作效率。但是，目前階段此種電子化辦公模式在企業(yè)檔案管理方面仍舊涉及較少，隨著傳統(tǒng)檔案管理弊端的越發(fā)凸顯，電子企業(yè)檔案管理模式是企業(yè)檔案管理的必然趨勢。因此，本文基于電子技術(shù)和信息化背景，首先對當前階段企業(yè)檔案管理存在的問題進行分析，然后結(jié)合問題提出針對性的創(chuàng)新優(yōu)化及具體應(yīng)用措施，旨在切實提升企業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量，以更加適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。