數(shù)字化采購(gòu)的創(chuàng)新與實(shí)踐

文｜本刊記者 汪莉莉

隨著數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)在生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)過程中積累了大量的數(shù)據(jù)。過去，這些數(shù)據(jù)并沒有得到充分利用，造成了資源的浪費(fèi)。如今，大數(shù)據(jù)被越來越多地應(yīng)用在各行各業(yè)中，并不斷為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值，驅(qū)動(dòng)企業(yè)做出合理決策。

大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)采購(gòu)也產(chǎn)生重大影響，造成了企業(yè)的深刻變革。對(duì)于建筑施工企業(yè)而言，通常情況下采購(gòu)成本占資金成本的比例達(dá)60%-70%。相關(guān)調(diào)查顯示，采購(gòu)環(huán)節(jié)若能節(jié)省1%，企業(yè)獲取的利益就能上升3%。可見，企業(yè)如果能夠充分利用供應(yīng)鏈的作用，發(fā)揮供應(yīng)鏈的主要功能，將會(huì)在采購(gòu)環(huán)節(jié)產(chǎn)生較大利益。

實(shí)際上，在采購(gòu)環(huán)節(jié)中利用大數(shù)據(jù)，不僅能夠改進(jìn)企業(yè)控制成本的流程，還能夠幫助企業(yè)提前制定策略防范風(fēng)險(xiǎn)，有助于企業(yè)更快、更好地做出采購(gòu)決策。

規(guī)范行為 輔助決策

電子化的集中采購(gòu)是近年來建筑施工企業(yè)擁抱互聯(lián)網(wǎng)、創(chuàng)新業(yè)務(wù)模式的一大亮點(diǎn)。我國(guó)的大型建筑施工企業(yè)在近幾年紛紛建設(shè)了基于企業(yè)采購(gòu)招標(biāo)業(yè)務(wù)的電子采購(gòu)管理系統(tǒng)，一些企業(yè)還建設(shè)了電子商務(wù)平臺(tái)。

通過建設(shè)集采中心或物資公司按照既定計(jì)劃和工作范圍對(duì)特定物資進(jìn)行集中采購(gòu)，以適應(yīng)于大型建筑施工企業(yè)，可以有效的管控采購(gòu)價(jià)格和采購(gòu)供應(yīng)量，有利于企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)及資金調(diào)配。

集中采購(gòu)的操作核心是企業(yè)的采購(gòu)部門，采購(gòu)部門需要能準(zhǔn)確的掌握各個(gè)需求計(jì)劃的關(guān)鍵信息，如采購(gòu)物資、需求時(shí)間、供應(yīng)位置、以及定價(jià)方式等信息。其中“對(duì)于哪些物資需要進(jìn)行集中采購(gòu)，哪些物資進(jìn)行集中采購(gòu)效益最大？”對(duì)企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)、資金運(yùn)轉(zhuǎn)而言是一個(gè)核心命題。

通過企業(yè)的集采管理平臺(tái)，可以記錄歷史采購(gòu)數(shù)量，并且系統(tǒng)中對(duì)于采購(gòu)物資項(xiàng)有物資編碼作為支撐，可以獲取“采購(gòu)頻次最多物資類別”“采購(gòu)金額最大物資類別”和“采購(gòu)需求量最大物資類別”，等信息。同時(shí)，系統(tǒng)還會(huì)記錄業(yè)務(wù)進(jìn)展時(shí)間，可以幫助企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)決策層進(jìn)行判斷，在下一個(gè)管理周期內(nèi)，應(yīng)該把哪些物資品類納入集中采購(gòu)名錄內(nèi)，實(shí)施集中采購(gòu)。

矩陣化匯總 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)支撐

以湖南省工業(yè)設(shè)備安裝有限公司為例（以下簡(jiǎn)稱“湖南安裝”），湖南安裝隸屬于湖南建工集團(tuán)有限公司，創(chuàng)建于1958年，是國(guó)家大型綜合施工企業(yè)，國(guó)家高新技術(shù)企業(yè)。具有機(jī)電工程、建筑工程、市政公用工程、石油化工工程四項(xiàng)施工總承包一級(jí)資質(zhì)；冶金工程、電力工程施工總承包二級(jí)資質(zhì)；建筑機(jī)電安裝工程、消防設(shè)施工程、鋼結(jié)構(gòu)工程施工三項(xiàng)施工專業(yè)承包一級(jí)資質(zhì)。

面對(duì)國(guó)內(nèi)外復(fù)雜嚴(yán)峻的環(huán)境以及較大的經(jīng)濟(jì)下行壓力，在“降速提質(zhì)”“三去一降一補(bǔ)”大背景下，建筑業(yè)總體市場(chǎng)需求減少、企業(yè)之間市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更加激烈、市場(chǎng)萎縮逐步顯現(xiàn)，產(chǎn)能過剩問題仍待解決，總產(chǎn)值增速放緩。與其他行業(yè)相比，建筑企業(yè)的利潤(rùn)率在3%左右，而湖南安裝的利潤(rùn)率則不到1.5%。

為了應(yīng)對(duì)行業(yè)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下行和日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，同時(shí)也為了經(jīng)營(yíng)開源，項(xiàng)目多數(shù)以低成本中標(biāo)。因此中標(biāo)后如何控制項(xiàng)目成本，把控項(xiàng)目資金風(fēng)險(xiǎn)成為項(xiàng)目管理的重點(diǎn)內(nèi)容。項(xiàng)目成本中的采購(gòu)行為、材料、勞務(wù)、機(jī)械等，大約占了整個(gè)成本的80%，是項(xiàng)目成本的重要組成部分，如何降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率成為項(xiàng)目節(jié)本增效的重要突破點(diǎn)。同時(shí)“互聯(lián)網(wǎng)+”和“營(yíng)改增”帶來的沖擊，也要求建筑行業(yè)盡快利用信息化手段，將采購(gòu)與后期的物流、資金支付，稅務(wù)管理相結(jié)合，控制項(xiàng)目稅務(wù)成本。基于此，湖南安裝進(jìn)行集中采購(gòu)電商平臺(tái)建設(shè)，探索建筑材料、工程、分包招標(biāo)采購(gòu)管理陽光化、透明化、數(shù)據(jù)清晰化和可視化的道路，以此降低采購(gòu)成本，增加企業(yè)利潤(rùn)。

湖南安裝在2015年啟動(dòng)了企業(yè)“集中采購(gòu)電商平臺(tái)”的建設(shè)，業(yè)務(wù)流程覆蓋范圍包括完成需求計(jì)劃管理、采購(gòu)計(jì)劃管理、采購(gòu)任務(wù)分配、采購(gòu)方案選擇、采購(gòu)招標(biāo)過程、采購(gòu)合同管理，成為完整的采購(gòu)尋源環(huán)節(jié)。

在其中的采購(gòu)招標(biāo)過程中，完整覆蓋招標(biāo)公告、公告報(bào)名、資格審查、招標(biāo)文件發(fā)布、在線答疑、電子開標(biāo)、電子評(píng)標(biāo)、電子競(jìng)價(jià)、定標(biāo)審批、公告發(fā)布等全環(huán)節(jié)。其中電子評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)分為經(jīng)濟(jì)標(biāo)評(píng)標(biāo)和技術(shù)標(biāo)評(píng)標(biāo)，經(jīng)濟(jì)標(biāo)中進(jìn)行的清單對(duì)比。

湖南安裝在系統(tǒng)建設(shè)過程中梳理了企業(yè)的“物項(xiàng)編碼”。“物項(xiàng)編碼”是指企業(yè)針對(duì)需要購(gòu)置的物資項(xiàng)賦予數(shù)字編碼，以便在查找時(shí)可以進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。物資編碼的應(yīng)用主要在經(jīng)濟(jì)標(biāo)清單上。一方面，在進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，經(jīng)濟(jì)標(biāo)清單由于應(yīng)用了物項(xiàng)編碼，每家投標(biāo)人均是按照相同的格式進(jìn)行投標(biāo)報(bào)價(jià)，在評(píng)標(biāo)時(shí)就可以形成橫向的價(jià)格匯總清單。另一方面，在應(yīng)用物項(xiàng)編碼的基礎(chǔ)上，應(yīng)用集中采購(gòu)電商平臺(tái)，所采購(gòu)的物資可以進(jìn)行價(jià)格積累，每項(xiàng)物資下的歷史價(jià)格可以形成該項(xiàng)物資的價(jià)格庫。在新近進(jìn)行本項(xiàng)物資的采購(gòu)時(shí)，評(píng)標(biāo)匯總中可以索引出這個(gè)歷史庫。歷史價(jià)格加上本次采購(gòu)中各家投標(biāo)人的報(bào)價(jià)匯總，就形成了矩陣化的清單評(píng)標(biāo)。湖南安裝梳理的物資采購(gòu)范圍內(nèi)共計(jì)50萬項(xiàng)物資編碼，涵蓋企業(yè)內(nèi)部的全部物資應(yīng)用。

通過矩陣化的價(jià)格數(shù)據(jù)匯總，可以給予企業(yè)在評(píng)標(biāo)時(shí)有效的數(shù)據(jù)支持，使湖南安裝的采購(gòu)成本管控起到了很好的效果。

在采購(gòu)過程中，在線按照“物資編碼”進(jìn)行招標(biāo)清單的編制，每類物資都進(jìn)行記錄，供應(yīng)商可以按照標(biāo)書清單進(jìn)行在線報(bào)價(jià)。在采購(gòu)歷史價(jià)格庫中，按照物資編碼情況積累的企業(yè)采購(gòu)歷史數(shù)據(jù)及報(bào)價(jià)情況，可以查閱單項(xiàng)物資價(jià)格曲線。

供應(yīng)商在線報(bào)價(jià)結(jié)束后，電子化投標(biāo)清單可以實(shí)現(xiàn)匯總。報(bào)價(jià)對(duì)比包括三個(gè)維度：一、當(dāng)前投標(biāo)供應(yīng)商的橫向報(bào)價(jià)對(duì)比；二、單家供應(yīng)商對(duì)于本次投標(biāo)的降價(jià)走勢(shì)；三、企業(yè)歷史采購(gòu)當(dāng)前物資項(xiàng)的價(jià)格情況，即系統(tǒng)利用系統(tǒng)索引當(dāng)前采購(gòu)物資的歷史價(jià)格及本家供應(yīng)商的歷次報(bào)價(jià)。

一般的軟件工具只能處理當(dāng)前采購(gòu)的價(jià)格對(duì)比，但解決不了跨越時(shí)間和項(xiàng)目的數(shù)據(jù)整合。湖南安裝利用了大數(shù)據(jù)技術(shù)的集采系統(tǒng)，有效跨越數(shù)據(jù)鴻溝，幫助企業(yè)在定標(biāo)過程中更好地掌握價(jià)格走勢(shì)，判斷采購(gòu)價(jià)格合理性。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2016年，湖南安裝通過集中采購(gòu)電商平臺(tái)采購(gòu)額達(dá)7個(gè)億，基本實(shí)現(xiàn)公司范圍內(nèi)材料采購(gòu)業(yè)務(wù)的線上辦理，完成項(xiàng)目的陽光化采購(gòu)。應(yīng)用數(shù)據(jù)平穩(wěn)增長(zhǎng)，給企業(yè)直接節(jié)約成本率約1%，節(jié)約金額約560萬。通過集中采購(gòu)電商平臺(tái)的推廣使用，湖南安裝的材料采購(gòu)監(jiān)管能力得到加強(qiáng)，提高采購(gòu)的可控性，節(jié)約采購(gòu)成本，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商資源的全公司范圍內(nèi)共享，完善供應(yīng)商管理評(píng)價(jià)體系。